LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 Bản chất của KSNB trong doanh nghiệp
- Khái niệm KSNB
Từ thời kỳ sơ khai hình thành nhận thức ban đầu về kiểm soát nội bộ từ năm 1929 cho đến nay, trải qua thời gian phát triển hơn một trăm năm, có rất nhiều định nghĩa liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Theo hội Kế toán Anh quốc (England Assoclation of Accountant –EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi ban quản lý nhằm:
+ Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; + Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của ban quản trị; + Giữ an toàn tài sản;
+ Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt đông kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.
Theo chuẩn mực kiểm toán AICPA phần thực hành kiểm toán có định nghĩa như sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.
Một khái niệm khác khá toàn diện về KSNB là theo quan điểm của COSO. Theo COSO “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”.
Khái niệm KSNB của COSO nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được cụ thể.
KSNB là một quá trình bởi KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải thông qua một chuỗi các quá trình từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này được diễn ra hàng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức.
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người như hội đồng quản trị, ban giam đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho nhà quản lý. Con người vạch ra mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. KSNB muốn có hiệu quả thì mọi thành viên trong một tổ chức phải hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được mối liên hệ, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức.
KSNB đảm bảo tính hợp lý, KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối. Bởi KSNB khi vận hành còn có những hạn chế vốn có như: Sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lý… Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt qua lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
KSNB đảm bảo các mục tiêu. Có rất nhiều mục tiêu KSNB cần đạt tới đó là: Mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về sự tuân thủ mục tiêu về báo cáo tài chính.
rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) KSNB được hiểu là: “Một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động cùng hiệu năng quản lý và tuân tủ các quy định, luật lệ”.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VAS 315) – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị “KSNB là quá trình do Ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phẩn của KSNB”.
Như vậy, khái niệm về KSNB được diễn đạt theo nhiều cách khác nhau. Mỗi khái niệm đều có cách nhìn nhận về KSNB trên các góc độ khác nhau. Tuy nhiên, chúng đều có những điểm chung sau:
Một là, KSNB bao gồm các quy định, các chính sách như quy định về quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý vật tư, tài sản. Các chính sách về tài chính, kế toán, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét và khẳng định hiệu quả của các biện pháp quản lý. Các thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do các nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo.
Hai là, KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận, mọi quy trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị. Nó được thiết kế bởi các nhà quản quản trị doanh nghiệp.
Ba là, KSNB bao gồm bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Năm là, KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ được thực hiện.
- Mục tiêu KSNB
KSNB bao gồm bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy chính xác của các thông tin kế toán, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán của đơn vị không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Tài sản là những thứ hữu hình hoặc vô hình vì vậy mỗi loại tài sản cần phải có một cách thức kiểm soát khác nhau. Đối với tài sản cố định hữu hình thì kiểm soát thường thông qua các hoạt động như trông coi, theo dõi, kiểm tra tài sản nhằm duy trì mặt sở hữu cũng như tính hữu dụng của tài sản. Còn đối với tài sản cố định vô hình thì sử dụng các hình thức như đăng ký bản quyền, theo dõi đảm bảo không có hiện tượng làm nhái, làm giả hàng hóa của doanh nghiệp. Ngoài ra cần phải có biện pháp phòng chống ảnh hưởng bởi các nguy cơ phá hủy từ môi trường như động đất, lũ lụt. Dù KSNB có thiết kế tốt đến đâu nhưng nó lại vận hành bởi con người, mà con người có thể mắc sai lầm nên việc thiết kế hệ thống KSNB phải có khả năng cản trở, phát hiện, sửa chữa là rất cần thiết.
Số sách, tài liệu kế toán là tài sản của đơn vị, đây cũng là một tài sản quan trọng của một đơn vị. Việc thiết lập KSNB bảo vệ sổ sách tài liệu, dữ liệu là rất quan trọng.
Hai là, đảm bảo độ tin cậy và chất lượng của thông tin. Trong một đơn vị để ra được các quyết định quản lý, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin, tuy nhiên thông tin về kế toán tài chính vẫn là thông tin quan trọng nhất. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động. Để đạt được mục tiêu đó, các thông tin phải theo yêu cầu: Sự cho phép (các quyết định được thực hiện bởi các cấp có thẩm quyền, cần phải đầy đủ các yếu tố); tính có thực (các thông tin kế toán phải trung thực, phản ánh đúng thực tế tại đơn vị, không ghi chép các nghiệp vụ giả tạo, không liên quan đến doanh nghiệp); tính đầy đủ (các
nghiệp vụ trong doanh nghiệp đều phải được ghi chép đầy đủ, không bỏ sót); đánh giá đúng đắn (các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị và phù hợp với các nguyên tắc kế toán, cách nhìn nhận thông tin phải trung thực và khách quan dù đối tượng truyền đạt thông tin là ai); hạch toán đúng (thể hiện ở tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải theo đúng qui định hiện hành).
Ba là bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý, KSNB phải được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mực, do vậy phải đảm bảo các yêu cầu như duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị, ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai sót gian lận trong mọi hoạt động của đơn vị. Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan. KSNB còn phải ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai pham gian lận trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Bốn là, bảo đảm hiệu quả hoạt động, kiểm soát công việc phải được thực hiện một cách nhanh chóng, ngăn chặn sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng các nguồn lực không hiệu quả.
Như vậy, mục tiêu của KSNB là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.