LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2 Vai trò của KSNB trong quản lý doanh nghiệp
Quản lý có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế. Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do nhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp.
Quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ chức ở mọi cấp độ, mọi loại hình.
Quản lý là một hoạt động hay là một hình thức lao động đặc biệt. Nó lấy các hoạt động cụ thể làm đối tượng để tác động vào nhằm định hướng, thiết kế, duy trì, phát triển, điều chỉnh và phối hợp các hoạt động đó thành một hợp lực để hướng tới hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Quản lý có những vai trò sau:
Quản lý có vai trò định hướng. Nhờ có hoạt động quản lý với tư cách là ý chí điều khiển một cộng đồng người mà nó có thể ảnh hưởng tới các hoạt động của các thành viên theo một hướng chung. Vai trò định hướng của hoạt động quản lý được biểu hiện chủ yếu thông qua chức năng lập kế hoạch. Bản chất của việc lập kế hoạch là xác định mục tiêu, các phương án và nguồn lực thực hiện mục tiêu. Việc xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp sẽ giúp tổ chức vận hành, phát triển đúng hướng và đồng thời ứng phó với sự bất định của môi trường.
Vai trò thiết kế liên quan tới các nội dung: xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn bị các nguồn lực khác. Thực hiện tốt những nội dung này là tiền đề và điều kiện đặc biệt quan trọng đối với hiệu quả của hoạt động quản lý.
Vai trò duy trì và thúc đẩy được thể hiện qua chức năng lãnh đạo của quy trình quản lý. Quản lý buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hạn quyền lực và thẩm quyền của họ và đồng thời tạo động cơ thúc đẩy, phát huy năng lực của người lao động, tạo điều kiện cho họ phát huy khả năng sáng tạo cao nhất.
Vai trò điều chỉnh, thông qua chức năng kiểm tra mà hoạt động quản lý thể hiện vai trò điều chỉnh của nó. Với hệ thống các tiêu chí được xây dựng để đo lường các kết quả hoạt động của tổ chức để đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh các sai lệch, sửa chữa những sai lầm, từ đó đảm bảo cho tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu đã đề ra.
Vai trò phối hợp thông qua các chức năng lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo, kiểm tra mà hoạt động quản lý biểu hiện vai trò phối hợp của nó, phối hợp các nguồn lực để có được sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Vì vậy, thực hiện chức năng quản lý có hiệu quả sẽ góp phần đưa doanh nghiệp phát triển không ngừng, lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động.
Kiểm soát có liên quan chặt chẽ với quản lý. Nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, là một trong năm chức năng của quản lý. Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Khi có kiểm soát nhà quản lý có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra.
Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.
Kiểm soát là công cụ để nhà quản lý ra các quyết định. Nếu không có kiểm soát, nhà quản lý không có thông tin để ra các quyết định thích hợp. Chính vì vậy, nghiên cứu và thực hiện kiểm soát có hiệu quả luôn là nội dung gắn liền với quản lý.
Kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu. Một hệ thống kiểm soát có các thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá hiệu quả của tổ chức trong việc sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ nếu nhà quản lý thử nghiệm với cách thức sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ nhằm tìm kiếm cách thức hiệu quả hơn, các thước đo sẽ cho thấy nhà quản lý thành công đến mức độ nào. Không có hệ thống kiểm soát nhà quản lý không có ý tưởng gì về tổ chức hoạt động như thế nào và hoạt động có thể cải thiện ra sao. Kiểm soát có thể tăng mức độ cải tiến trong doanh nghiệp. Những cải tiến thành công diễn ra khi nhà quản lý tạo ra môi trường doanh nghiệp mà nhân viên cảm thấy có sức mạnh trong sáng tạo và quyền lực được phân chia sao cho nhân viên thấy tự do trong thử nghiệm và chấp nhận rủi ro.
Kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý. Kiểm soát thực sự cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quản lý, sự thiếu vắng các hoạt động kiểm soát cần thiết có thể gây tổn hại đến tổ chức.
Khi phân loại kiểm soát theo mức độ ảnh hưởng có kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.
Khi phân loại theo nội dung có kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán. Kiểm soát tổ chức được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả hiệu lực của tổ chức đối với các chính sách, các kế hoạch và các quy định pháp luật hiện hành; bảo đảm các hoạt động được diễn ra theo các mục tiêu quản lý, bảo đảm việc sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả. Kiểm soát tổ chức chủ yếu hướng đến các hoạt động nhân sự, về tổ chức bộ máy, về chất lượng và công nghệ cũng như
các hoạt động nghiên cứu và triển khai.
Kiểm soát kế toán được thiết kế nhằm tập trung và việc kiểm tra thông tin cung cấp cho việc ra quyết định. Kiểm soát kế toán bảo đảm độ tin cậy, xác thực và toàn vẹn của thông tin.
Theo thời điểm hoạt động kiểm soát và thời điểm hoạt động của đối tượng kiểm soát được chia thành kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau. Kiểm soát trước diễn ra trước khi đối tượng kiểm soát thực hiện hoạt động nhằm ngăn ngừa sai phạm xảy ra. Kiểm soát trong thực hiện khi đối tượng kiểm soát đang hoạt động nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi để có biện pháp can thiệp kịp thời. Kiểm soát sau thực hiện khi đối tượng kiểm soát đã kết thúc hoạt động nhằm mục tiêu xem xét để rút kinh nghiệm.
Khi phân loại kiểm soát theo đối tượng có hai loại quan trọng là kiểm soát đầu ra và kiểm soát hành vi.
Như vậy, có thể thấy kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý. KSNB hiện hữu là cơ sở đảm bảo cho sự thành công của tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Sự hiện hữu của KSNB trước hết thể hiện ở việc nhà quản lý thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát đầy đủ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, sau đó truyền đạt đến các nhân viên ở các cấp độ để vận hành chung một cách liên tục trong quá trình thực hiện các hoạt động. KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu của công việc để tìm ra các biện pháp nhằm ngăn chặn thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.