LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.3.1 Môi trường kiểm soát
Sắc thái riêng của đơn vị được thể hiện qua môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị
và là nền tảng đối các thành phần khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố:
Một là truyền đạt thông tin và hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức. Đây là yếu tố then chốt hướng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát bộ máy kiểm soát. Tính chính trực và giá trị đạo đức là các thành phần quan trọng của môi trường kiểm soát và sẽ ảnh hưởng đến tính hiệu quả của thiết kế, quản lý và giá sát các thành phần khác của KSNB. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của các chuẩn mực đạo đức của đơn vị. Các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc giảm động cơ có thể khiến nhân viên trong đơn vị có những hành động không trung thực, trái pháp luật hoặc trái đạo lý. Đồng thời nhà quản lý cần gương mẫu, liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên. Các giá trị đạo đức của đơn vị và chuẩn mực hành vị cần được truyền đạt đến nhân viên thông qua văn bản và quy định về đạo đức.
Hai là cam kết về năng lực. Ban quản lý cần đảm bảo rằng tất cả các nhân viên có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Ban giám đốc cần cân nhắc về các mức độ năng lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng để tuyển dụng nhân viên cho phù hợp và tiến hành giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
Ba là sự tham gia của ban quản trị. Sự tham gia của nhà quản trị có ảnh hưởng đến KSNB. Các nhân tố được xem xét thường bao gồm: Độc lập của các thành viên ban giám đốc của đơn vị; có kinh nghiệm và vị thế, mức độ tham gia của ban quản trị; những thông tin ban quản trị nhân được và sự xem xét kỹ lưỡng các hoạt động; tính hợp lý trong hành động của ban quản trị, mức độ phức tạp của các câu hỏi đã được đặt ra và theo sát việc xử lý của ban giám đốc, cách làm việc của
ban giám đốc với kiểm soát nội bộ.
Bốn là, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý bao gồm: quan điểm, nhận thức của nhà quản lý về KSNB. Nếu ban quản lý nhấn mạnh vào tầm quan trọng trong việc duy trì báo cáo kế toán tin cậy và tuân thủ các chính sách và thủ tục đã đề ra thì các nhân viên của đơn vị có nhiều khả năng có quan tâm hơn đến các vấn đề này khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý là khía cạnh chủ quan nhưng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của KSNB. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản trị thể hiện ở cách tiếp cận đối với việc quản lý chấp nhận rủi ro kinh doanh; quan điểm và hành động của ban quản lý đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính; quan điểm của ban quản lý đối với việc xử lý thông tin và chức năng kế toán và nhân sự.
Năm là, cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ với nhau đề cùng thực hiện chức năng quản lý. Cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổng thể liên quan đến lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát các hoạt động để đạt được mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý phản ánh sự phân quyền về kiểm soát hợp lý, góp phần tăng tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát trên thực tế.
Sáu là, cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm. Trong mỗi tổ chức, cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Nếu đơn vị có sự phân công quyền hạn và tất cả nhân viên hiểu về trách nhiệm của họ đối với các công việc được giao thì hiệu lực hoạt động sẽ cao hơn. Do đó, mỗi tổ chức đều phải xác định cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm ảnh hưởng đến việc trách nhiệm được phân công ra sao; quyền hạn và trách nhiệm được hiểu thế nào; các nhân viên cảm nhận trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ đến đâu.
Bảy là, các chính sách và thông lệ về nhân sự. Chính sách và thông lệ về nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các quy chế của đơn vị với
các nhân viên như: chính sách tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, tư vấn, đề bạt, kỷ luật và hành động sửa chữa cho nhân viên. Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát. Vì vậy, nhà quản lý cần có những chính sách và thông lệ về nhân sự phù hợp để đem lại hiệu quả cao cho KSNB.