- Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Tổng Công ty Viễn thông MobiFone
3.1.4 Đặc điểm môi trường bên ngoài tác động đến thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone
kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone
Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone nói riêng và Tổng công ty Viễn thông MobiFone tuân thủ quy định của luật doanh nghiệp năm 2005, tuân thủ theo Nghị định 131/2018/NĐ-CP, từ 1/10/2018 MobiFone là doanh nghiệp nhà nước do Ủy ban quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone tuân thủ luật, nghị định thông tư của nhà nước liên quan đến ngành viễn thông như: Luật Viễn thông của Quốc hội, số 41/2009/QH12 ngày 04/12/2009 có hiệu lực từ ngày 01/07/2010; Nghị định số 25/2011/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Viễn thông ban hành ngày 6 tháng 4 năm 2011.
Ngoài ra, còn rất nhiều văn bản của nhà nước quy định quản lý hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng công trình chuyên ngành thông tin di động.
Thứ hai, đặc điểm môi trường pháp lý về kiểm soát nội bộ quy định về KSNB ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán và nhu cầu quản trị doanh nghiệp.
nghiệp từ nhiều thành phần kinh tế. Sự tách rời giữa người sở hữu vốn và người quản lý vốn làm hình thành hoạt động kiểm toán. Thông tư 214/TT-BTC ban hành ngày 06/12/2012 của Bộ tài chính đã ban hàn 37 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Trong đó, chuẩn mực kiểm toán số 315 – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị kiểm toán có đề cập khá rõ ràng về KSNB.
Tuy KSNB được đề cập đến tại các chuẩn mực kiểm toán nhưng chức năng của KSNB chưa được tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và chưa được coi là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Do đó, KSNB chưa thực sự được nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng, chưa được chú trọng xây dựng và phát triển trong các doanh nghiệp.
Thứ ba, đặc điểm về lĩnh vực tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng công trình chuyên ngành thông tin di động. Công tác tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng công trình chuyên ngành thông tin di động luôn luôn cần thiết đối với mạng di động và mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng trong chiến lược phát triển mạng lưới của mạng di động. Hơn nữa, nhu cầu về thông tin liên lạc là nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống. Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng mạng di động thì việc kiểm tra giám sát chất lượng các công trình hạ tầng viễn thông nâng cao chất lượng mạng lưới là cần thiết.
Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay dịch vụ viễn thông được sử dụng nhiều và là dịch vụ thiết yếu trong cuộc sống. Hiện nay có 3 nhà mạng lớn trong ngành viễn thông là MobiFone, Viettel và Vinaphone, vấn đề cạnh tranh về chất lượng và giá cả hàng hóa càng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải thiết kế và vận hành KSNB hợp lý để giảm giá thành, bảo đảm chất lượng, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Như vậy, môi trường pháp lý, các chính sách, cơ hội phát triển và vấn đề cạnh tranh có tác động đến mục tiêu kiểm soát trong doanh nghiệp.
3.2Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone –Chi nhánh Tổng Công ty Viễn thông MobiFone hiện nay Chi nhánh Tổng Công ty Viễn thông MobiFone hiện nay
3.2.1 Môi trường kiểm soát
- Truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Trung tâm rất coi trọng tính chính trực và giá trị đạo đức trong hoạt động. Tiêu chí của Trung tâm là hoàn thành tốt nhiệm vụ Tổng công ty giao, hoàn thành sản lượng tư vấn và thực hiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí mà Tổng công ty giao cho đơn vị hàng năm. Trung tâm luôn nâng cao chất lượng tư vấn của đơn vị bằng cách tham gia các khóa đào tạo, thi các chứng chỉ chuyên môn về tư vấn xây dựng hạ tầng viễn thông, các chứng chỉ khác như ngoại ngữ. Giữa đồng nghiệp trong đơn vị phải thân thiện, chính trực và đoàn kết, tôn trọng lẫn nhau.
Tuy coi trọng tính chính trực và giá trị đạo đức trong hoạt động nhưng Trung tâm không quy định riêng bằng văn bản hay xây dựng, duy trì các tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức lưu hành bên trong tổ chức.
Do không xây dựng các quy tắc, chuẩn mực đạo đức trong tổ chức một cách đầy đủ, và quy định rõ bằng văn bản đã ảnh hưởng tới tinh thần tôn trọng đạo đức trong hoạt động hàng ngày của đơn vị. Đồng thời, đơn vị không có cơ sở để đánh giá, xử lý các hành vi vi phạm đạo đức, cũng như khen thưởng đối với các hành vị tôn trọng, tuân thủ đạo đức. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp do đó có rủi ro cao hơn về gian lận hay các hành vi vi phạm quy định, pháp luật ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của tổ chức.
Theo kết quả khảo sát, đánh giá chung thì nhân viên trong đơn vị đều làm việc với tinh thần đạo đức trên cơ sở tuân thủ các quy định của tổ chức và các quy định của pháp luật. Từ khi thành lập Trung tâm đến nay, đơn vị không có vi phạm kỷ luật ở cấp độ quản lý. Đơn vị cũng thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về thuế, chế độ chính sách cho CB-CNV.
- Cam kết về năng lực
Trung tâm có các chính sách về nhân sự rõ ràng bằng văn bản, đầy đủ các nội dung từ quy trình tuyển dụng, đào tạo ban đầu, bồi dưỡng… Đơn vị ưu tiên tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn cao, thường xuyên bồi dưỡng phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên để đáp ứng được các nhu cầu của công việc.
nghiệp vụ, cập nhập các chính sách, văn bản mới của nhà nước. Cụ thể, hàng năm Trung tâm được Tổng công ty giao kế hoạch chi phí về tập huấn an toàn vệ sinh lao động theo quy định của Nhà nước, và được giao kế hoạch chi phí đào tạo các nghiệp vụ nâng cao chuyên môn. Trung tâm dựa vào kế hoạch chi phí được giao, tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo cho CB CNV.
Kế hoạch chi phí đào tạo của Trung tâm được Tổng công ty giao cho hàng năm như sau:
Bảng 3.2: Kế hoạch chi phí đào tạo được giao từ năm 2016-2019
Đơn vị tính: triệu đồng Năm 2016 2017 2018 2019 Kế hoạch chi phí đào tạo được giao 97 132 150 155
Công tác đào tạo tại Trung tâm ngày càng được chú trọng và chi phí dành cho đào tạo tăng dần qua các năm, cụ thể qua biểu đồ sau:
Biều đồ 3.2: Kế hoạch chi phí đào tạo TCT cho Trung tâm từ năm 2016-2019
(Nguồn: Các quyết định giao chi phí SXKD của TCT giao cho Trung tâm từ năm 2016- 2019)
Ngoài công tác đào tạo nâng cao chuyên môn, hàng năm Trung tâm có tổ chức lớp huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động cho CBCNV theo nghị định số 44/2016/NĐ-CP về an toàn, vệ sinh lao động để CBCNV nắm được chính sách, pháp luật về an toàn lao động, vệ sinh lao động, nắm được các yếu tố nguy hiểm, có hại trong sản xuất và biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Hàng năm Tổng công ty cũng giao một phần kế hoạch chi phí cho khoản mục chi phí về an toàn vệ sinh lao động.
Tuy vậy, việc xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên trong Trung tâm chỉ chú trọng tới việc đào tạo tại chỗ như việc mở các lớp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên, chưa chủ động trong việc cử cán bộ đi hội nghị, hội thảo hay tạo điều kiện cho nhân viên học tập kiến thức với các chuyên gia nước ngoài.
- Sự tham gia của Ban quản trị
Nhà quản trị độc lập với các nhân viên quản lý khác như các trưởng phòng, ban chức năng, chi nhánh của Trung tâm. Việc giao trách nhiệm và chức năng giám sát tình hình thực hiện đều có tiến hành thực hiện, tuy nhiên về mặt thực tế thì chưa có sự độc lập hoàn toàn. Điều này có thể làm giảm tính hiệu quả của những hoạt động kiểm soát nội bộ đã đặt ra. Ban quản trị là những người có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, đảm bảo yêu cầu để đảm nhận chức trách của những lãnh đạo chủ chốt để giám sát và đánh giá hoạt động của đơn vị.
Trung tâm không có Ban Kiểm soát riêng tại đơn vị mà Ban kiểm soát thuộc khối văn phòng Tổng công ty, do đó việc tổ chức thực hiện kiểm soát còn hạn chế. Từ trước đến nay, chỉ có phòng kế toán kiểm tra về công tác thanh toán, nên việc phát hiện kịp thời những nhược điểm trong công tác tài chính cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện chưa mang tính kịp thời.
- Triết lý và phong cách điều hành hoạt động của nhà quản lý
Tổng công ty và các đơn vị phụ thuộc coi trọng vai trò của kiểm soát đối với hoạt động của Tổng công ty. Do đặc điểm về quy mô của Tổng công ty, công tác quản lý của Tổng công ty ngày càng phức tạp đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có năng lực quản lý cao đồng thời xây dựng KSNB hữu hiệu phục vụ đắc lực cho công tác
quản lý. Lãnh đạo Tổng công ty đã quan tâm đến việc xây dựng, thiết lập các thủ tục và quy chế KSNB nhằm định hướng và điều chỉnh hoạt động của Tổng công ty. Tổng công ty rất coi trọng vai trò của kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động của Tổng công ty, luôn đặt quyền lợi của doanh nghiệp lên hàng đầu bằng cách thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc. Nhà quản lý thường xuyên tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo của Trung tâm để thực hiện các công việc. Để nâng cao tính dân chủ trong quá trình hoạt động thì hầu hết các quyết định quan trọng đều đưa ra lấy ý kiến trước tập thể, ban hành dự thảo, lấy ý kiến của các CB- CNV, được thể hiện cụ thể bằng việc khi có việc cần đưa ra quyết định, các phòng ban sẽ có ý kiến tổng hợp gửi ban quản lý thuộc Tổng công ty, Văn phòng Tổng công ty sẽ trình Tổng giám đốc để Tổng giám đốc ra quyết định cuối cùng.
Nhân sự quản lý trong Trung tâm mang tính ổn định cao, không có thay đổi đột ngột, 95% nhân sự quản lý trong Trung tâm không có biến động trong những năm qua, điều này rất quan trọng trong việc tạo niềm tin và khuynh hướng phát triển ổn định của doanh nghiệp.
Thông qua việc thực hiện điều tra thì Ban lãnh đạo Trung tâm rất coi trọng kiểm tra, kiểm soát và luôn yêu cầu chi nhánh, các phòng ban trong đơn vị phải luôn tăng cường năng lực kiểm tra nội bộ bên trong đơn vị và kiểm soát hoạt động đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định của đơn vị. Các phòng ban, các nhân viên trong Trung tâm được yêu cầu luôn đặt quyền lợi của Trung tâm lên hàng đầu nhưng đồng thời phải đảm bảo tuân thủ quy định của Trung tâm, quy định của Tổng công ty, quy định của Nhà nước. Nhà quản lý cũng được các nhân viên trong Trung tâm nhận xét rằng luôn là tấm gương cho nhân viên trong Trung tâm bằng cách thực thi nghiêm túc tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc và đồng thời luôn là người đi đầu trong việc thực thi các giá trị đạo đức.
- Cơ cấu tổ chức
Xây dựng trên nguyên tắc phòng, quản lý khối chức năng công việc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cơ cấu tổ chức của Trung tâm được thể hiện theo sơ đồ sau:
Phòng Kế toán Phòng Tổng hợp Chi nhánh TP.Hồ Chí Minh Phòng Hệ thống nguồn và thiết bị điện Phòng Hạ tầng kỹ thuật BAN LÃNH ĐẠO
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone
(Nguồn: Quy định nhiệm vụ chính của các đơn vị thuộc Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone theo Quyết định số 660/QĐ-MOBIFONE-TCCB ngày 15 tháng 4 năm 2015)
Nhiệm vụ chính của các phòng ban cụ thể như sau:
Phòng Tổng hợp:
Công tác Tổ chức - hành chính:
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện công tác quản lý cán bộ theo phân cấp: điều chuyển cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ; khen thưởng, kỷ luật cán bộ …
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện công tác lao động, tiền lương theo phân cấp.
- Nghiên cứu, đề xuất , triển khai thực hiện công tác chính sách xã hội: công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; các chế độ chính sách khác đối với người lao động.
- Nghiên cứu, đề xuất, triển khai thực hiện công tác tổng hợp, đào tạo, bảo hộ lao động.
- Triển khai thực hiện công tác thanh tra.
- Triển khai thực hiện công tác hành chính, quản trị, ý tế, thông tin nội bộ.
- Triển khai thực hiện công tác Đảng, Công đoàn.
Công tác Kế hoạch:
- Nghiên cứu, đề xuất, chủ trì xây dựng chỉ tiêu kế hoạch; lập kế hoạch chi phí, kế hoạch đầu tư của Trung tâm định kỳ hàng năm, ngắn hạn, dài hạn theo đúng định hướng phát triển của Tổng Công ty.
- Triển khai, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm thực hiện kế hoạch đã được duyệt.
Phòng Kế toán:
- Tổ chức, triển khai thực hiện và quản lý công tác kế toán, thống kê, tài chính.
- Triển khai thực hiện công tác hạch toán kinh tế.
- Trích lập và quản lý các quỹ của Trung tâm theo đúng quy định của Tổng Công ty.
- Quản lý toàn bộ vật tư, tài sản đã giao cho Trung tâm quản lý.
Phòng Hạ tầng kỹ thuật:
- Kiểm tra, kiểm tính, kiểm định chất lượng cơ sở hạ tầng mạng viễn thông MobiFone.
- Tư vấn khảo sát thiết kế, lập dự án đầu tư, lập dự toán, hồ sơ mời thầu các công trình:
• Đầu tư hạ tầng phát triển mạng lưới viễn thông.
• Dự án truyền dẫn.
• Công trình kiến trúc, cột anten.
• Hạ tầng kỹ thuật Trung tâm điều hành kỹ thuật, Trung tâm dữ liệu.
• Đầu tư trang thiết bị và lắp đặt trạm thu phát sóng, thiết bị, vật tư thuộc công trình ngoại vi hệ thống cáp quang.
- Giám sát thi công các công trình hạ tầng viễn thông, lắp đặt thiết bị viễn thông.
- Thẩm tra các hồ sơ tư vấn do các đơn vị khác thực hiện theo chuyên môn.
- Kiểm định chất lượng công trình xây dựng dân dụng.
Phòng Hệ thống nguồn và thiết bị điện
- Tư vấn khảo sát thiết kế, lập dự án, hồ sơ mời thầu các công trình:
• Hệ thống phân phối nguồn AC, DC cho tổng đài, trung tâm dữ liệu.
• Hệ thống điện nhẹ, điện lạnh chuyên ngành viễn thông và dân dụng.
• Hệ thống nguồn dự phòng DC, AC; hệ thống cung cấp năng lượng có thể tái tạo.
• Trang bị và lắp đặt các máy hạ áp, ổn áp.
• Trang bị và lắp đặt các thiết bị tổng đài, trung tâm dữ liệu.
• Lắp đặt các định mức chuyên ngành viễn thông.
• Dự án/phương án công nghệ thông tin.
- Tư vấn giám sát các công trình lắp đặt thiết bị tổng đài, trung tâm dữ liệu, hệ thống điện AC, DC, điện nhẹ, điện lạnh, máy hạ áp, ổn áp.
- Thẩm tra các định mức chuyên ngành viễn thông, hồ sơ tư vấn do các đơn vị khác