C Hệ thống Báo cáo phục vụ lập Báo cáo hợp nhất
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN
4.2 Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone – Chi nhánh Tổng công ty Viễn thông
tâm Tư vấn thiết kế MobiFone – Chi nhánh Tổng công ty Viễn thông MobiFone
4.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Một là nâng cao nhận thức, quan điểm của nhà quản lý về KSNB. Nhà quản lý cần nhận thức đầy đủ về mục tiêu của kiểm soát nội bộ và các yếu tố cấu thành KSNB.
Nâng cao nhận thức và quan điểm của nhà quản lý về tầm quan trọng của KSNB, xây dựng nhận thức và quan điểm chỉ đạo bằng hệ thống quy tắc, chuẩn mực được ban hành dưới dạng văn bản để phổ biến đến toàn nhân viên Trung tâm. Chính sách kiểm soát phải được thiết kế đầy đủ và hợp lý, đồng thời được đánh giá, sửa đổi và cập nhập thường xuyên nhằm hạn chế tính lạc hậu của hệ thống. Lãnh đạo Trung tâm cần nhận thức đầy đủ về KSNB, các yếu tố cấu thành KSNB, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.
Trung tâm cần tổ chức các lớp học để trang bị những kiến thức cơ bản về KSNB cho nhà quản lý và nhân viên tại Trung tâm, có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn về quản lý tài chính cũng như các hoạt động khác.
Lãnh đạo Trung tâm cần chỉ đạo thiết kế và vận dụng KSNB một cách toàn diện. Những quy định và thủ tục hoạt động có tính chuẩn tắc phải được chính thức ban hành bằng văn bản. Các chính sách và thủ tục kiểm soát phải được thiết kế đầy đủ và hợp lý, được đánh giá, sửa đổi và cập nhập thường xuyên. Trong lĩnh vực tài chính, các quy chế tài chính được xây dựng và ban hành bằng văn bản.
Nâng cao nhận thức và quan điểm của nhà quản lý về tầm quan trọng của việc đánh giá hoạt động của KSNB. Nhà quản lý phải thường xuyên đánh giá để biết được điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát của Trung tâm, cần tìm ra nguyên nhân của những điểm yếu để đề ra các biện pháp khắc phục. Nhà quản lý cần xác định cách vận dụng lý thuyết về KSNB vào thực tế Trung tâm mình sao cho phù hợp với quy mô và đặc thù sản xuất kinh doanh tại Trung tâm mình. Đối với lĩnh vực tài chính, phòng tài chính kế toán cần tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm về cách
thức hoàn thiện hoàn thiện các quy chế quản lý tài chính như quy chế chi tiêu nội bộ, cập nhập các văn bản mới.
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Trung tâm về xây dựng văn hóa, bản sắc riêng của Trung tâm, là Trung tâm trong công tác tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng công trình chuyên ngành thông tin di động, viễn thông, công nghệ thông tin do vậy cần đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức, loại bỏ các động cơ cơ hội. Do vậy, lãnh đạo Trung tâm phải đi đầu trong việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức trong công tác tư vấn.
Hai là, xây dựng các giá trị đạo đức và văn hóa riêng của Trung tâm thành văn bản để phổ biến đến toàn thể nhân viên trong Trung tâm. Trung tâm cần tạo dựng các chuẩn mực về tinh thần, hành vi và thái độ ứng xử của cán bộ công nhân viên trong Trung tâm hướng tới những giá trị tốt đẹp, tạo ra nét độc đáo, phong cách riêng. Ban hành các quy tắc ứng xử, xử phạt, chuẩn mực đạo đức hướng tới phòng ngừa xung đột lợi ích giữa cá nhân lãnh đạo, doanh nghiệp, nhân viên với lợi ích chung của Trung tâm để đảm bảo sự phát triển bền vững, lâu dài.
Ba là, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thực hiện việc phân chia lại chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân và thể hiện rõ ràng bằng văn bản. Thực hiện phân chia trách nhiệm và quyền kiểm soát cho các bộ phận, cá nhân nhưng vẫn đảm bảo giám sát chặt chẽ, kiểm soát toàn bộ Trung tâm.
Bổ sung một số bộ phận như bộ phận kiểm toán nội bộ và các bộ phận pháp chế giúp lãnh đạo chuẩn bị ý kiến bằng văn bản, tham dự rà soát văn bản, ký kết hợp đồng. Cơ cấu tổ chức phải biên chế đủ người, có đủ năng lực và trình độ. Nhà quản lý cần phân bổ quyền lực giữa cấp trưởng và cấp phó để tránh hiện tượng ôm việc dẫn đến quá tải không kiểm soát được bằng cách phân theo từng mảng công việc, phát huy dân chủ trong việc ra quyết định quản lý.
Bốn là hoàn thiện chính sách nhân sự. Trong khâu tuyển dụng cần quy định rõ một số nội dung chủ yếu như trình độ đối với từng vị trí nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc, xây dựng bảng mô tả công việc cho từng vị trí, quy trình tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng được thông báo công khai.
Trung tâm cần chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; cần có công tác đánh giá năng lực của nhân viên hàng năm để có chương trình đào tạo, bồi dưỡng bổ sung. Trung tâm cần có chương trình khuyến khích hỗ trợ kinh phí và tạo điều kiện về thời gian cho cán bộ đi học đối với các ngành còn thiếu trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức vào thời gian linh hoạt để mọi nhân viên có liên quan đều có thể tham dự. Tìm kiếm, tổ chức các chương trình hội nghị, hội thảo để CBCNV tham gia nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao hiệu suất lao động, đổi mới sáng tạo trong làm việc.
Trong đánh giá đề bạt bổ nhiệm, Trung tâm cần đánh giá đội ngũ cán bộ trong toàn Trung tâm, xem xét đến từng vị trí, đánh giá khả năng phù hợp giữa năng lực, trình độ của cán bộ với vị trí mà họ đang đảm nhiệm; cần có sự điều chỉnh trong phân công công tác nhằm phát huy tối năng lực của cán bộ mỗi bộ phận. Công tác đề bạt, bổ nhiệm được tiến hành công khai dân chủ, mạnh dạn đề bạt cán bộ trẻ có năng lực, có trình độ và tâm huyết.
Hoàn thiện, góp ý bằng văn bản gửi Tổng công ty về chính sách lương và các chế độ thưởng, phụ cấp, phúc lợi nhằm tăng thu nhập và tạo tâm lý ổn định, an toàn gắn bó giữa cán bộ công nhân viên với Trung tâm như tăng các khoản thưởng cuối năm, thưởng đột xuất.
Năm là phải phân chia trách nhiệm hợp lý, cần phải phân chia, quy trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu tại các bộ phận, đồng thời cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao trách nhiệm cho các cá nhân cụ thể buộc cá nhân phải có trách nhiệm, ý thức đến việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót.
Việc ủy quyền và phân chia trách nhiệm cần bao gồm cả việc phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân lại với nhau.
Trung tâm phải giao các phần việc khác nhau cho những cá nhân và bộ phận riêng biệt.
4.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro
và phân công bộ phận kiểm toán nội bộ đánh giá rủi ro; tổ chức thực hiện quy trình đồng bộ từ xác định rủi ro, ước tính rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và xác định các hành động cần phải thực hiện khi xảy ra rủi ro. Đánh giá rủi ro được thực hiện theo quy trình sau:
- Cần xác định mục tiêu của Trung tâm trong từng khoảng thời gian khác nhau; xác định mục tiêu trong ngắn hạn và trong dài hạn.
- Xác định rủi ro, nhà quản trị cần xác định được các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của Trung tâm trên tất cả các mặt. Xét trên phương diện quản lý, các loại rủi ro Trung tâm có thể gặp phải bảo gồm rủi ro tuân thủ, rủi ro hoạt động, rủi ro báo cáo tài chính. Xét trên phương diện nguyên nhân, các loại rủi ro do các tác nhân từ bên ngoài Trung tâm như đối thủ cạnh tranh, quy định của pháp luật… giảm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc rủi ro đến từ bên trong như do năng lực của nhân viên, các hành vi gian lận… Việc xác định rủi ro phải được thực hiện ở cấp độ toàn doanh nghiệp và cấp độ bộ phận.
- Ước tính rủi ro, Trung tâm cần phải xây dựng quy trình ước tính rủi ro để xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của doanh nghiệp để từ đó thiết lập các chính sách, thủ tục nhằm kiểm soát và hạn chế các rủi ro. Trung tâm cần có biện pháp khuyến khích nhân viên trong Trung tâm phát hiện và báo cáo về các rủi ro đồng thời để xuất các biện pháp khắc phục.
- Xác định khả năng xảy ra rủi ro, Trung tâm cần xác định khả năng xây ra của từng loại rủi ro, phân nhóm các rủi ro thành các loại dễ xảy ra và khó xảy ra ứng với mức độ ảnh hưởng khi các loại rủi ro đó xảy ra để từ đó có biện pháp ngăn ngừa và xử lý với từng nhóm loại rủi ro riêng biệt.
- Xây dựng các biện pháp đối phó với rủi ro, Trung tâm cần đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát rủi rỏ như thiết lập các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro; quy trách nhiệm cho các cá nhân trong quản lý rủi ro.
- Trung tâm cần thiết lập các biệp pháp như hòm thư góp ý, khuyến khích toàn bộ nhân viên phát hiện và báo cáo các rủi ro hay các hành vi gian lận có nguy cơ xảy ra.
Thứ nhất, Trung tâm nên đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của Trung tâm, cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ để thông tin được thu thập và truyền tải dễ dàng. Mọi nhân viên đều hiểu được vị trí của mình; mối quan hệ trực tiếp với các phòng ban, Trung tâm; nắm được mục tiêu hoạt động của Trung tâm. Thông tin truyền thông được thông suốt trong toàn bộ doanh nghiệp giúp việc quản lý được dễ dàng, hiệu quả. Việc trao đổi, phản hồi giữa nhân viên với lãnh đạo Trung tâm trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn việc trao đổi trực tiếp.
Ngoài ra nhân viên còn có thể nắm rõ được số lượng phòng ban trong Trung tâm, số lượng nhân viên trong từng phòng, số điện thoại, mail, chức danh, điều này rất thuận tiện trong việc liên hệ, giải quyết công việc, trao đổi thông tin, việc thực hiện quyết định quản lý được dễ dàng, hiệu quả hơn.
Việc trao đổi thông tin giữa trụ sở chính và chi nhánh cũng cần được thực hiện qua mạng công nghệ thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong Trung tâm cần được đầu tư toàn diện từ đầu tư về cơ sở vật chất hạ tầng về CNTT, tăng cường tác nghiệp ứng dụng CNTT toàn diện nâng cao năng lực quản lý; Trung tâm yêu cầu cán bộ nhân viên tăng cường sử dụng CNTT để trao đổi công việc đến ứng dụng CNTT một cách toàn diện trong mọi hoạt động của Trung tâm. Sau khi đã được kết quả ứng dụng toàn diện, thì đẩy mạnh ứng dụng các dịch vụ nhằm tăng lợi thế cạnh tranh.
Về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của KSNB tại Trung tâm. Công tác kế toán của Trung tâm về cơ bản đã cung cấp được các thông tin để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và kiểm soát về tiến hành tài sản, công nợ, vấn đề doanh thu, chi phí tuy nhiên công tác kế toán tại Trung tâm cần phải hoàn thiện một số hạn chế.
Trung tâm cần nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của công tác kế toán, quan tâm đúng mức đến hệ thống kế toán, đáp ứng đủ nhân sự cho công tác kế toán, tuyển chọn những người có trình độ, được đào tạo bài bản chính quy tại các trường đại học có danh tiếng, có kinh nghiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.
chính. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán quản trị, phân tích cho cán bộ nhân viên làm công tác kế toán; coi việc lập các báo cáo quản trị là công việc thường xuyên. Trung tâm cần quan tâm đến các chức năng kế toán chi phí, dự toán dòng tiền thu chi, nghiên cứu hệ thống quản lý. Kế toán chi phí hỗ trợ cho lãnh đạo doanh nghiệp trong chức năng kiểm soát chi phí giúp so sánh, đo lường chi phí bỏ ra với lợi ích đạt được trong dài hạn. Dự toán dòng tiền thu chi là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản trị xác định và kiểm soát về tài chính trong tương lai. Nghiên cứu và đánh giá hệ thống bao gồm hệ thống tài chính và phi tài chính trong nội bộ doanh nghiệp. Kế toán quản trị khắc phục các hạn chế hiện nay. Mục tiêu cơ bản của kế toán quản trị là cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính, giúp thực hiện các công việc: lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, tổ chức điều hành, kiểm soát hiệu quả hoạt động, ra quyết định. Trung tâm cần quan tâm đến lập các báo cáo quản trị như báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận, báo cáo dòng tiền cho nhiều kỳ từ đó có thể cung cấp thông tin nhanh nhất cho nhà quản lý trong việc ra quyết định.
Thứ ba, tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ nhất là kiểm soát các khoản chi phí. Đối với những chứng từ luân chuyển không đúng trình tự cần yêu cầu các cá nhân có liên quan thực hiện đúng thủ tục, tránh tình trạng mọi việc đã xong mới chuyển đến kế toán.
Trung tâm cần thường xuyên rà soát công việc, phối hợp kiểm tra chéo nhau giữa các cá nhân làm công tác kế toán để phát hiện kịp thời những sai sót trong công tác kế toán. Trung tâm cần có sự kiểm tra thường xuyên đối với công tác kế toán nhằm phát hiện và điều chỉnh những sai sót. Kế toán viên cần cập nhập kịp thời văn bản chính sách, chế độ của nhà nước.
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán để khắc phục tình trạng chứng từ kế toán không thực hiện đúng mẫu, vi phạm sự trung thực của chứng từ kế toán như hóa đơn của công ty bỏ trốn tại thời điểm viết hóa đơn, hóa đơn phản ánh các khoản chi phí không hợp lý, hợp lệ. Trung tâm cần ban hành văn bản quy định mẫu, phạm vi áp dụng tương ứng với từng nghiệp vụ cần có những chứng từ bắt buộc và các thủ tục kèm theo một cách cụ thể theo đúng quan điểm của kế toán để thỏa mãn
đầy đủ cơ sở dẫn liệu của nghiệp vụ.
Sau khi cụ thể hóa bằng văn bản, Trung tâm công khai cho các bộ phận trong doanh nghiệp để mọi người có cơ sở hoàn thiện chứng từ trước khi mang đến phòng kế toán. Những chứng từ phản ánh không trung thực cần có cơ chế kiểm soát thật kỹ của kế toán và yêu cầu có đầy đủ chứng từ thực tế khác để chứng minh. Đối với chứng từ của những công ty bỏ trốn, Trung tâm cần kiểm soát kỹ thông tin trên trang web của tổng cục thuế và phải quy trách nhiệm cho những người mua hàng và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp tại thời điểm viết hóa đơn.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phải được xây dựng và ban hành bằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan có căn cứ để thực hiện. Trong mỗi chu trình cần phải quy định mối quan hệ, trách nhiệm của mỗi bộ phận trong quá trình luân chuyển chứng từ.
Thứ năm, Trung tâm cần thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội