- Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Tổng Công ty Viễn thông MobiFone
3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro giúp Trung tâm có thể nhận dạng, phân tích, định lượng rủi ro làm ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị. Lãnh đạo Trung tâm nhận thức rõ tác hại của rủi ro đối với hoạt động của doanh nghiệp và đã quan tâm đến công tác phát hiện rủi ro. Tuy nhiên, đánh giá rủi ro tại doanh nghiệp chưa tốt, chưa có quy trình đánh giá rủi ro cụ thể, rõ ràng.
- Xác định rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất của Trung tâm;
Việc xác định rủi ro ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh hay lãng phí nguồn lực, năng lực của nhân viên là vô cùng quan trọng ở cả cấp độ doanh nghiệp và các bộ phận. Tuy nhiên, qua tìm hiểu Trung tâm chưa quy định, phân công bộ phận phụ trách công việc đánh giá rủi ro trên tất cả các mặt hoạt động của Trung tâm. Qua việc điều tra, quan sát cho thấy việc nhận dạng rủi ro mới chỉ dừng ở việc xác định các loại rủi ro như biến động về rủi ro về chính sách và luật pháp do các chính sách pháp luật thay đổi, rủi ro về sai sót, tính chính xác của các báo cáo tài
chính.
Các loại rủi ro hoạt động, tuân thủ ở các bộ phận có nguồn gốc bên trong doanh nghiệp chưa được thực hiện, chưa áp dụng các phương pháp nhận diện các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu.
Các rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất như rủi ro về lãng phí các yếu tố đầu vào còn chưa được nhận dạng, xác định.
- Ước tính mức độ của rủi ro
Do việc nhận dạng các loại rủi ro chưa được thực hiện đầy đủ, mới chỉ được nhận dạng và phân tích định tính, chưa có sự lượng hóa khả năng xảy ra rủi ro và mức độ thiệt hại khi rủi ro xảy ra. Do đó việc ước tính mức độ rủi ro còn chưa được thực hiện.
- Đánh giá về khả năng xảy ra rủi ro
Trung tâm chưa có phương pháp, quy trình đánh giá khả năng xảy ra rủi ro, nhận biết khả năng xảy ra rủi ro, mức độ nghiêm trọng của rủi ro, ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động và mục tiêu của Trung tâm.
- Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó.
Do việc xác định, ước tính và đánh giá rủi ro còn yếu kém, chưa được chú trọng thiết kế, xây dựng và đồng bộ do đó việc quyết định các hành động thích hợp khi rủi ro xảy ra còn chưa kịp thời và hiệu quả. Khi rủi ro xảy ra Trung tâm mới bắt đầu xây dựng và tìm hiểu biện pháp khắc phục dẫn đến các biện pháp đưa ra chưa hoàn toàn thích hợp và tối ưu nhất. Trung tâm mất nhiều thời gian để xác định biện pháp, ảnh hưởng của rủi ro đối với Trung tâm sẽ lớn hơn nhiều khi gây ra những tồn thất nặng nề.
3.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong KSNB của Trung tâm Tư vấn thiết kế MobiFone. Hệ thống thông tin của Trung tâm gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin phi kế toán.
- Hệ thống kế toán
thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính và chế độ kế toán mà Trung tâm áp dụng.
Trung tâm áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và tuân thủ quy trình thanh toán nội bộ do Tổng công ty ban hành.
Hệ thống chứng từ kế toán Trung tâm sử dụng danh mục chứng từ được quy định trong thông tư và cả những chứng từ hướng dẫn do Tổng công ty ban hành.
Việc quản lý chứng từ kế toán tại Trung tâm được thực hiện từ khâu lập, duyệt và luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm được thực hiện theo quy trình thanh toán nội bộ, cụ thể:
Sơ đồ 3.2: Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm
(Nguồn: Quy định thủ tục thanh toán nội bộ Ban hành theo Quyết định số 1541/QĐ- MOBIFONE ngày 26 tháng 08 năm 2020)
Bảng 3.3: Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ
(Nguồn: Quy định thủ tục thanh toán nội bộ Ban hành theo Quyết định số 1541/QĐ- MOBIFONE ngày 26 tháng 08 năm 2020)
Mã Tên bước Diễn giải Đơn vị
thực hiện Bộ phận thực hiện 1.1 Tổng hợp Bộ chứng từ thanh toán
Khi có nhu cầu thực hiện một nghiệp vụ tạm ứng/thanh toán, bộ phận đề nghị thanh toán tại đơn vị:
+ Tập hợp chứng từ thanh toán thành một “bộ chứng từ thanh toán”
+ Lập tờ trình về việc tạm ứng/thanh toán theo mẫu quy định, trình thủ trưởng đơn vị phụ trách khoản chi.
+ Lập Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán chuyển Bộ phận Kế toán. Đơn vị Bộ phận đề nghị thanh toán 1.2 Phê duyệt chủ trương thanh toán
Thủ trưởng đơn vị phụ trách khoản chi phê duyệt tờ trình chủ trương tạm ứng /thanh toán
Tùy theo phân công nhiệm vụ của đơn vị, có thể thay thế tờ trình bằng các hình thức quản trị khác. Đơn vị Thủ trưởng đơn vị 1.3 Kiểm tra chứng từ thanh toán
Bộ chứng từ thanh toán được chuyển cho Bộ phận Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
Bộ phận Kế toán thông tin kịp thời cho Bộ phận đề nghị thanh toán khi chứng từ có sai sót hoặc chưa đầy đủ để hoàn thiện
Đơn vị Bộ phận Kế toán
Mã Tên bước Diễn giải Đơn vị thực hiện Bộ phận thực hiện chứng từ thanh toán
chưa đầy đủ, người đề nghị thanh toán điều chỉnh, bổ sung để hoàn thiện theo yêu cầu của Bộ phận Kế toán
nghị thanh toán
1.5 Duyệt ĐNTT
Sau khi hồ sơ thanh toán đã hoàn thiện, Kế toán viên chuyển KTT duyệt ĐNTT
Đơn vị Kế toán trưởng 1.6 Duyệt
ĐNTT
Kế toán viên trình Thủ trưởng đơn vị duyệt ĐNTT
Đơn vị Thủ trưởng đơn vị 1.7 Lập chứng
từ chi
Sau khi Thủ trưởng duyệt ĐNTT, Kế toán viên lập chứng từ chi: phiếu chi, Ủy nhiệm chi,....
Đơn vị Bộ phận Kế toán 1.8 Duyệt
chứng từ chi
Kế toán viên trình KTT chứng từ chi Đơn vị Kế toán trưởng 1.9 Duyệt
chứng từ chi
Kế toán viên trình Thủ trưởng đơn vị duyệt chứng từ chi Đơn vị Thủ trưởng đơn vị 1.1 0 Thực hiện thanh toán
Thực hiện thu, chi tiền sau khi Thủ trưởng đơn vị phê duyệt chứng từ chi.
Đơn vị Bộ phận Kế toán 1.11 Lưu chứng
từ
Bộ phận Kế toán lưu chứng từ gốc của bộ chứng từ thanh toán hợp lệ
Đơn vị Bộ phận Kế toán Hệ thống tài khoản kế toán: Các tài khoản của Trung tâm được mở chi tiết từng tài khoản tuân thủ theo Bảng tài khoản do Tổng công ty ban hành. Một số tài khoản công nợ được ở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp. Tài khoản tạm ứng cũng được mở chi tiết theo từng đối tượng, phòng ban để tiện cho việc đôn đốc, thu hồi và thanh tiền tạm ứng được kịp thời.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động, trình độ quản lý của Trung tâm cũng như khả năng và trình độ của đội ngũ kế toán viên, hình thức ghi sổ được áp dụng trong đơn vị là hình thức nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán, cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hình thức này có ưu điểm thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán, đơn giản, dễ làm và dễ đối chiếu. Tuy nhiên hình thức này ghi chép trùng lặp.
Hàng tháng, Trung tâm đều khóa sổ, in sổ, đối chiếu số liệu các sổ tổng hợp và sổ chi tiết và đưa vào lưu trữ. Định kỳ hàng tháng gửi Báo cáo lên Tổng công ty theo đúng thời gian quy định.
Để đảm bảo tính chính xác và ngăn chặn sự can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu của phần mềm, Tổng công ty xây dựng các thủ tục kiểm soát đối với việc truy cập phần mềm kế toán cho các kế toán của toàn Tổng công ty như đăng ký người dùng và hệ thống mật khẩu, chỉ có nhân viên trong phòng kế toán mới truy cập được vào phần mềm kế toán.
Hệ thống báo cáo: Tổng công ty xây dựng bộ báo cáo áp dụng cho các đơn vị toàn Tổng công ty. Hàng tháng, các đơn vị chạy và gửi báo cáo quyết toán bằng bản cứng và bản mềm theo thời hạn quy định.
Hệ thống báo cáo quyết toán hàng tháng, quý Trung tâm gửi về TCT như sau:
Bảng 3.4: Danh mục báo cáo quyết toán nộp lên Tổng công ty ST
T TÊN BÁO CÁO
Mã hiệu báo cáo
Kỳ hạn lập báo cáo
Tháng Qúy
Hệ thống báo cáo phục vụ lập Báo cáo riêng Công ty mẹ
1 Bảng cân đối kế toán nội bộ B01-KTNB x x
2 Báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ B02-KTNB x x 3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nội bộ
(Theo phương pháp trực tiếp) B03-KTNB x x
4 Bảng cân đối số phát sinh tài khoản B04-KTNB x x 5 Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ
với NSNN B05-KTNB x x
6 Báo cáo doanh thu B11-KTNB x x
7 Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh B12-KTNB x x 8 Báo cáo chi phí tài chính và chi phí
khác B15-KTNB x x
9 Chi phí theo khoản mục B17-KTNB x x
10 Báo cáo tổng hợp Doanh thu - Chi phí
theo lĩnh vực B18-KTNB x x
11 Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty B31-KTNB x x 12 Báo cáo chi tiết số dư tài khoản 131 B32a-
KTNB x x
13 Báo cáo chi tiết số dư tài khoản 331 B32b-
KTNB x x
14 Bảng chi tiết tăng giảm TSCĐ B51-KTNB x x
15 Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ theo nhóm
B52a-
KTNB x x
16 Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ
B52b-
17 Bảng chi tiết khấu hao TSCĐ B53-KTNB x x 18 Bảng thuyết minh tăng giảm TSCĐ
hữu hình
B54a-
KTNB x x
19 Bảng thuyết minh tăng giảm TSCĐ vô hình
B54b-
KTNB x x
20 Thuyết minh Báo cáo Kế toán nội bộ B99-KTNB