LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.3.4 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách và thủ tục mà từ khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúp quản lý hoặc giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra dẫn đến việc không đạt được mục tiêu. Các nhà quản lý phải có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát có thể được phân loại thành các chính sách và thủ tục liên quan đến soát xét thực hiện, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và phân tách nhiệm vụ, phê duyệt.
Soát xét thực hiện là việc xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan. Đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện để từ đó điều chỉnh, thay đổi kế hoạch phù hợp.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin, yêu cầu đối với KSNB về hệ thống thông tin phụ thuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng dụng có trên hệ thống. Kiểm soát xử lý thông tin nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và phê chuẩn các nghiệp vụ. Cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát như vậy mới có được những thông tin đáng tin cậy. Có hai nhóm về các hoạt động kiểm soát xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng và kiểm soát công nghệ thông tin chung. Kiểm soát ứng dụng áp dụng với xử lý từng ứng dụng, trong khi đó kiểm soát công nghệ thông tin chung là các chính sách và thủ tục áp dụng chung cho nhiều ứng dụng.
Kiểm soát vật chất được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những án chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Các hoạt động kiểm soát vật chất bao gồm các biện pháp như khóa kho hàng, sử dụng két sắt không cháy để bảo quản tiền, báo cáo kế toán và chứng từ gốc phải được bảo vệ.
Phân tách nhiệm vụ là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ. Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một người không thể vừa thực hiện vừa che giấu sai sót hoặc gian lận trong khi thực hiện nhiệm vụ, những
người khác sẽ được phân công phê chuẩn nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Để đơn vị hoạt động, một vài nhân viên có quyền tiếp cận tài sản. Hạn chế tiếp cận tài sản giúp giảm nguy cơ sai phạm về tài sản nhưng không thể ngăn chặn chúng. Kiểm soát có thể đạt được thông qua phân tách nhiệm vụ bằng việc hạn chế cơ hội khi thực hiện và che giấu hành động. Bởi vậy, phân tách nhiệm vụ cơ bản là có những người khác hay phòng ban khác chịu trách nhiệm lưu giữ tài sản và chịu trách nhiệm ghi chép những tài sản. Một nghiệp vụ có thể phải trải qua bốn giai đoạn: phê chuẩn, thực hiện, bảo quản, ghi chép.
Để thực hiện các hoạt động kiểm soát trên, nhà quản lý cần áp dụng các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận, cho từng cá nhân từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, giảm thiểu được sai sót do đã có sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Sự phân công, phân nhiệm giúp từng bộ phận, từng cá nhân hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc đó. Bên cạnh đó, hiệu quả của từng bộ phận cũng được thể hiện rõ hơn thông qua nguyên tắc này, từ đó nhà quản lý có các biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời.
Thứ hai là nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc này quy định phải có sự phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ quy định lại là người có thể che giấu sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai. Việc phân chia các chức năng phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và chức năng bảo quản tài sản. Việc phân tách chức năng này cho phép kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận. Trong một số trường hợp đặc biệt, sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo bất kiêm nhiệm trong
đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát.
Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ủy quyền là cấp dưới được cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền và phải duy trì sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị. Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các quy trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thể hiện ở sự phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể do cho các đơn vị cấp dưới), sự phê chuẩn cụ thể (được thể hiện theo từng nghiệp vụ riêng). Khi quyết định của các nhà quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với quyền lực được giao.
2.3.5 Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Giám sát liên quan đến việc đánh giá, thiết kế và vận hành kiểm soát, sửa chữa nếu cần thiết. Các nhà quản lý có thể giám sát các kiểm soát qua các hoạt động đang xảy ra. Ngoài ra, thông tin từ bên ngoài có thể chỉ ra nhiều vấn đề. Có hai loại giám sát thường thấy là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua hoạt động quản lý, kiếm soát; giám sát định kỳ thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các nhà quả lý, bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc các cơ quan kiểm toán độc lập.
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận trong đơn vị hoạt động riêng biệt và ở mức kiểm soát cao để xác định xem KSNB hoạt động có hiệu quả hay không. Bộ phận kiểm toán nội bộ hiệu quả có thể củng cố đáng kể hoạt động giám sát của đơn vị.
Hoạt động kiểm soát KSNB
Môi trường kiểm soát