Ý kiến tham gia về quy định TTHC tại dự án, dự thảo VBQPPL được thể hiện dưới dạng hình thức văn bản. Tùy thuộc vào nội dung cần tham gia ý kiến, cơ quan có trách nhiệm tham gia ý kiến về quy định TTHC có thể lựa chọn phương thức nghiên cứu độc lập để xây dựng văn bản tham gia ý kiến hoặc tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức liên quan và đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của quy định TTHC để tổng hợp thành văn bản tham gia ý kiến gửi cơ quan chủ trì soạn thảo.
Thông thường, khi nhận được hồ sơ gửi đề nghị tham gia ý kiến về quy định TTHC, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được phân công quản lý, theo dõi ngành, lĩnh vực có trách nhiệm tổ chức nghiên cứu độc lập và phân công cho một hoặc một nhóm chuyên viên chuẩn bị văn bản tham gia ý kiến về quy định TTHC.
Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan được phân công chuẩn bị ý kiến tham gia về quy định TTHC có thể báo cáo lãnh
đạo cơ quan, đơn vị để tổ chức lấy ý kiến cơ quan, tổ chức có liên quan và đối tượng chịu sự tác động của quy định về TTHC bằng hình thức tham vấn, hội nghị, hội thảo hoặc thông qua biểu mẫu lấy ý kiến do Bộ Tư pháp ban hành. Công thức này giúp thu thập được các thông tin từ thực tế khách quan thông qua ý kiến tham gia của các đại biểu đại diện cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân; đồng thời tạo cơ hội, điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, cá nhân được đóng góp ý kiến, xây dựng quy định về TTHC. Tuy nhiên để có chất lượng, hiệu quả trong khi lấy ý kiến về quy định TTHC phải phân tích, định hướng vấn đề cần tham vấn, hoặc đưa ra các gợi ý để tập trung thảo luận.
Các trường hợp tập trung lấy ý kiến cơ quan, tổ chức có liên quan và đối tượng chịu sự tác động của quy định TTHC là những trường hợp nào? do việc tổ chức lấy ý kiến về quy định TTHC có thể làm kéo dài thời gian tham gia ý kiến, làm chậm thời hạn phải gửi văn bản tham gia ý kiến về quy định TTHC. Vì vậy, chỉ trong các trường hợp cần thiết, cơ quan có trách nhiệm tham gia ý kiến về quy định TTHC mới tổ chức lấy ý kiến. Có thể xác định các trường hợp sau đây là trường hợp cần thiết:
- Quy định TTHC tiềm ẩn nhiều tác động tiêu cực như quá nhiều thành phần giấy tờ trong hồ sơ thủ tục, trình tự thực hiện rườm rà, phức tạp, tốn nhiều thời gian thực hiện, có khả năng tăng chi phí, rủi ro cho doanh nghiệp, người dân và cả cơ quan nhà nước có liên quan;
- Quy định TTHC có liên quan đến thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan;
như: đầu tư, đất đai; xây dựng; sở hữu nhà ở; thuế; hải quan; xuất khẩu; nhập khẩu; y tế; giáo dục; lao động; bảo hiểm; khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu cải cách trong từng giai đoạn;
- Quy định TTHC có liên quan đến việc thực hiện các điều ước, hiệp ước, cam kết quốc tế...