III. RÀ SOÁT,ĐÁNH GIÁ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH: 1 Mục tiêu, yêu cầu, tiêu chí và phạm vi rà soát, đánh giá
1. Tiếp nhận đơn; thư phản ánh, kiến nghị:
1.1. Phản ánh, kiến nghị được tiếp nhận từ các nguồn sau:
- Phản ánh, kiến nghị trực tiếp: Người có phản ánh, kiến nghị đến trao đổi trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của Sở Tư pháp hoặc các cơ quan, địa phương trực tiếp tiếp nhận giải quyết TTHC;
-Phản ánh, kiến nghị được tổ chức, cá nhân gửi đến qua dịch vụ bưu chính;
- Phản ánh, kiến nghị được gửi qua trang thông tin điện tử, Cổng thông tin điện tử UBND tỉnh hoặc Sở Tư pháp, trang thông tin điện tử của tỉnh; hoặc qua hòm thư điện tử chuyên tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cơ quan;
- Phản ánh, kiến nghị qua điện thoại: số điện thoại chính thức để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính được đặt tại Phòng Kiểm soát TTHC thuộc Sở Tư pháp, phòng Pháp chế của các cơ quan thuộc UBND tỉnh, phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện;
- Phản ánh, kiến nghị qua các phương tiện truyền thông như báo chí, đài phát thanh, truyền hình…
1.2. Tiếp nhận; đăng ký phản ánh, kiến nghị được gửi đến:
Phản ánh, kiến nghị được gửi đến từ các nguồn nêu trên phải được tập trung tại văn thư cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Việc tiếp nhận, đăng ký tại văn thư cơ quan, đơn vị để bảo đảm phản ánh, kiến nghị phải được theo dõi giải quyết phù
hợp với trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chức năng theo quy định.
Thủ tục tiếp nhận, đăng ký phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua việc vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý, theo dõi.
Việc tiếp nhận, đăng ký về phản ánh, kiến nghị được thực hiện như sau:
- Tất cả các phản ánh, kiến nghị gửi đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với phản ánh, kiến nghị được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Phản ánh, kiến nghị được gửi đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển đến địa chỉ ghi tại nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.
- Phản ánh, kiến nghị nhận được qua điện thoại, thì người trực điện thoại được Lãnh đạo đơn vị giao nhiệm vụ, phải có trách nhiệm ghi chép trung thực và đầy đủ thông tin về phản ánh, kiến nghị theo Mẫu tiếp nhận phản ánh, kiến nghị qua điện thoại; sau đó chuyển qua Văn thư của đơn vị để đóng dấu và vào sổ đăng ký văn bản đến. Trường hợp cần thiết, người trực điện thoại khuyến khích cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị xác nhận lại bằng văn bản và hướng dẫn địa chỉ để cá nhân, tổ chức gửi phản ánh, kiến nghị.
- Trường hợp cá nhân, tổ chức trực tiếp đến phản ánh, kiến nghị với Phòng Kiểm soát TTHC. Phòng Kiểm soát TTHC có
trách nhiệm hướng dẫn cá nhân, tổ chức ghi các thông tin phản ánh, kiến nghị và gửi bằng văn bản qua Văn thư để đóng dấu và vào sổ đăng ký văn bản đến.