2.1.2.1 Giới thiệu bộ Office Online Zoho
Zoho Office Suite xóa bỏ ranh giới giữa các công cụ năng suất và ứng dụng kinh doanh của bạn. Tất cả cùng làm việc với các ứng dụng khác của hệ sinh thái Zoho cũng như các ứng dụng bên thứ ba để giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Với những trải nghiệm từ đầu đến cuối không gì có thể so sánh được thì có thể nói đây là bộ phần mềm tích hợp theo ngữ cảnh tốt nhất hiện nay.
Bộ ứng dụng Zoho gồm một số ứng dụng văn phòng và mail, nhóm này được tập hợp trên một nút của mỗi ứng dụng đang chạy trên nền web. Khi click vào ta sẽ thấy xuấthiện các ứngdụng và chọnđểmở một tab mới trong trình duyệt.
Hình 2.63 Nhóm các ứng dụng Zoho.
Zoho WorkPlace là bộ ứngdụnggồm email và Office với chi phí không đắt giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí. Một số ưu điểm của Zoho Workplace:
- Bảng điều khiển dễ sử dụng: Quản lý email doanh nghiệp từ Bảng điều khiển mở rộng và dễ sử dụng của Zoho Mail. Quản trị viên có thể thiết lập hạn mức, đặc quyền cho hộp thư cá nhân, chính sách email, tài khoản nhóm, v.v. - Vô cùng tiết kiệm: Các gói giá đơn giản và minh bạch, không có chi phí phát
sinh tiềm ẩn. Tiết kiệm chi phí cơ sở hạ tầng và giấy phép. Không có bản vá thủ công hay phải đau đầu với việc cài đặt. Hộp thư đến và ứng dụng văn phòng luôn có sẵn. Mọi nơi, mọi lúc trong tầm tay bạn.
- Lưu trữ và eDiscovery: Lưu trữ email và tập tin của công ty với giải pháp lưu trữ của Zoho Workplace. Email và tập tin được lưu trữ, giữ lại và lập chỉ mục
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
để sử dụng trong tương lai. Thiết lập chính sách lưu trữ phù hợp nhất với tổ chức của bạn và nhanh chóng truy xuất thông tin lưu trữ thông qua eDiscovery.
- Bảo mật và riêng tư: Hệ thống máy chủ đáng tin cậy của chúng tôi đảm bảo dữ liệu của bạn luôn được bảo mật và có thể truy cập. Các biện pháp bảo mật nâng cao như TFA, mã hóa trên thiết bịvà TLS để gửi và nhận email, sẽ thêm các lớp bảo vệ bổ sung vào dữ liệu của bạn.
Bảng 2.1 So sánh tính năng giữa Zoho và Office 365
Tính năng nổi bật: Zoho Meeting
- Tổ chức họp ngay trên nền web: Họp với khách hàng hoặc đồng nghiệp ngay lập tức. Chia sẻ máy tính của bạn chỉ với một cú nhấp chuột và mời người tham gia ngay từ thanh công cụ họp. Người tham gia có thể thấy màn hình của bạn ngay khi họ tham gia cuộc họp.
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
Hình 2.64 .Màn hình đặng nhập vào Zoho Meeting
- Dùng trên trình duyệt: Tham gia từ trình duyệt yêu thích; không cần tải xuống hoặc cài đặt để tham gia cuộc họp. Từ thiết bị di động hoặc máy tính, từ mọi hệđiều hành, tất cả những gì cần thiết để sử dụng Zoho Meeting là một trình duyệt web có kết nối internet.
Hình 2.65 Tổ chức họp trên trình duyệt.
- Hỗ trợ nhiều nền tảng và trình duyệt: Hầu như tất cả hệđiều hành và trình duyệt phổ biến đều được hỗ trợ bởi dịch vụ họp trực tuyến của chúng tôi. Kết nối trên nhiều nền tảng rất dễ dàng. Không có thiết lập phức tạp để điều chỉnh, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể tham gia dễ dàng.
- Khởi động chạy nhanh bằng plug-in máy tính: Quản lý mọi cuộc họp bằng plugin máy tính tiện dụng. Với plugin máy tính cho hệ điều hành Windows, việc truy cập cuộc họp nhanh hơn bao giờ hết. Bắt đầu, tham gia, xem hoặc tiếp tục cuộc họp mà không cần mở trình duyệt web.
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
- Nhúng và họp từ website của bạn: Tiếp cận nhanh số lượng lớn khán giả bằng cách dán một đoạn mã vào website hoặc blog của bạn. Cho phép người tham gia tham gia từ website công ty của bạn bằng widget họp đã nhúng.
Hình 2.66 Tổ chức cuộc họp và hội thảo trực tuyến không giới hạn ngay bây giờ.
2.1.2.2 Đăng ký tài khoản Zoho
Muốn dùng bộ Zoho Office Suite ta phải bắt đầu bằng việc đăng ký một tài khoản hoặc dùng các tài khoản mạng xã hội như Google, Facebook, Likedln.
Hình 2.67 Đăng ký tài khoản Zoho.
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
Hình 2.68 Xác thực email đăng ký tài khoản Zoho.
Đăngnhập vào địachỉ mail đểlấy mã xác nhận và thựchiện theo hướngdẫn.Đăng nhập vào Zoho để sửdụng các ứngdụng.
2.1.2.3 Trình soạn thảo văn bản Zoho Writer
Màn hình soạn thảo văn bản
Hình 2.69 Màn hình làm việc của Zoho Writer.
Tính năng:
- Soạn thảo văn bản: tương tự các trình soạn thảo khác, Zoho Write có đầu đủ chức năng soạn thảo, chỉnh lý và xuất bản của tài liệu chuyên nghiệp.
- Tương thích hoàn toàn với Microsoft Word: Writer là một công cụ xử lý văn bản đầy đủ tính năng, cho phép bạn nhập tài liệu MS Word và tiếp tục làm việc như chưa có thay đổi nào. Writer cũng hỗ trợ xuất tài liệu sang các định dạng tài liệu phổ biến nhất.
- Tích hợp nhiều môi trường và ứng dụng: Writer được kết nối với hầu hết các ứng dụng phổ biến bên ngoài mà nhóm của bạn có thể đang sử dụng. Không tìm thấy ứng dụng bạn đang tìm kiếm? Dùng thử tích hợp Zapier của chúng tôi để kết nối Writer với hơn 1.000 ứng dụng khác.
- Đa nền tảng: Writer hoạt động trên tất cả các thiết bị. Nhóm của bạn có thể truy cập phiên bản mới nhất của các tài liệu quan trọng ngay cả khi họđang ở hiện trường hoặc trên chuyến bay đi du lịch.
- Đánh giá nội dung: Writer cũng hoàn hảo cho các nhóm chuyên tạo và quản lý nội dung hàng ngày. Người biên tập có thể chọn màu họ muốn đểthay đổi
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
hoặc bỏ qua nếu nội dung hoàn toàn không có màu. Người tạo có thể theo dõi các thay đổi đã thực hiện, chấp nhận hoặc từ chối hoặc thảo luận trong tài liệu bằng tính năng bình luận và chat trực tiếp.
- Chữ ký số: Từ việc tạo hợp đồng hay đề xuất, lấy dữ liệu từ CRM đến sau cùng là tất cả tài liệu được ký, tất cả chỉ thực hiện từ một nền tảng. Writer được tích hợp chặt chẽ với Zoho Sign để bạn chèn chữ ký của riêng mình hoặc thêm các trường người ký để tạo quy trình thu thập chữ ký riêng hợp lệ. - Tự động hóa và tập hợp tài liệu: Gửi thư phỏng vấn, phiếu lương hay thậm chí là thiệp mời dự tiệc đến nhiều người nhận cùng một lúc. Các tùy chọn kết hợp khách nhau trong Writer cho phép bạn lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu như tập tin CSV hoặc Zoho CRM và sử dụng để tạo tài liệu hoặc gửi email hàng loạt một lần.
- Môi trường làm việc cộng tác: chia sẻ tài liệu cho nhiều thành viên cùng tham gia soạn thảo, góp ý, phản biện.
Hình 2.70 Góp ý bằng comment.
2.1.2.4 Trình bảng tính Zoho Sheet
Để dùng zoho sheet ta truy cập vào địa chỉ của website nhà cung cấp Zoho https://www.zoho.com/vi/sheet/signup.html
Hình 2.71 Truy cập trang Zoho Sheet trên nền web.
Nếu đã có tài khoản và đã đăng nhập thì trên màn hình sẽ xuất hiện nút Truy cập Zoho Sheet. Click vào nút này, màn hình làm việc ban đầu của Zoho như sau:
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
Hình 2.72 Màn hình làm việc ban đầu của Zoho.
Muốn tạo trang tính mới ta Click vào dấu “+” một trang bảng tính mới mở ra trong một Tab mới của trình duyệt. Mọichức năng và thao tác tương tự các trình bảng tính khác (Excel, Google Sheet, Preadsheet)
Hình 2.73 Màn hình chính của Zoho Sheet.
2.1.2.5 Trình soạn thảo Trình chiếu Zoho Show
Đây là trình soạn thảo các trang trình chiếu giống như Power Point hay Google Slides. Với tính năng nổi bất Humanas dùng để chèn nhiều hoạt hình con người trong công việc rấtnổibật.
Chương 2: Sử dụng ứng dụng văn trực tuyến
Hình 2.74 Màn hình chính vào Zoho Show
Để truy cập vào Zoho Show ta vào https://show.zoho.com/home, Bấm vào nút +New Presentation để tạo một tập các slide trình diễn mới.