Giốngnhư các dịchvụlưutrữtrựctuyến hay đám mây điệntử khác, Google Drive là dịchvụ lưutrữ dữliệutrực tuyếnphổ biến và hữu ích nhấtcủa Google. Chỉcần một tài khoản Google, người dùng có thể sử dụng thêm rấtnhiều các dịch vụ hữu ích như Gmail, Youtube, CH Play hay Google Drive.
Google Drive được biết tới là dịch vụ lưu trữ có số lượng người dùng đông đảo nhất hiện nay, có tính năng đồng bộ tài liệu ở nhiều thiết bị thông qua tài khoản đăng ký, hỗ trợ người dùng truy cập nhanh nội dung mình cần theo đúng như tiêu chí câu khẩu hiệu Slogan của Google Drive Keep Everything, Share Anything (Lưu trữ tất cả, Chia sẻ bất kì thứ gì).
Trong đó, việc chia sẻ dữ liệu bằng Google Drive là một tính năng quan trọng. Sau khi tải dữ liệu lên, chúng ta có thể lựa chọn các phương thức chia sẻ thông qua link tài liệu để chia sẻ tới bất kỳ ai có link. Hoặc nếu muốn chia sẻ dữ liệu Google Drive với mộtsốngườinhất định,dịch vụ này cũnghỗtrợviệc nhập tên tài khoảnngườisẽđược gửidữliệuđến.
Hướngdẫn cách chia sẻ dữliệu trên Google Drive trên máy tính
Sau nhữnglờigiớithiệu trên, dướiđây chúng tôi sẽgiớithiệu cho bạn các cách để share file/ folder qua Google Drive bằng máy tính đầy đủ và mới nhất.
3.1.1.1 Chia sẻ cho người dùng xác định (email):
BƯỚC 1: Đầu tiên, các bạn truy cập vào trang chủ của Google Drive tại đường
dẫn https://drive.google.com/, sau đó kéo thanh cuộn xuống cuối cùng và nhấp vào mục
“Truy cập vào Google Drive” để đăng nhập.
Click chọn mục “Drive của tôi” (My Drive) sau đó click chuột phải vào dữ liệu hay tệp muốn chia sẻ và chọn “Chia sẻ” (Share) trong danh sách tùy chọn được hiện ra.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.1 Các bước khởi đầu chia sẻ
BƯỚC 2: Trong ô “Người” (People) bạnđiền email củangười mà bạnmuốn chia sẻdữliệu vào, nếunhiềungười thì điềnlầnlượt các email vào, điền xong 1 email thì ấn Tab để tiếp tục nhập email tiếp theo.
Hình 3.2 cung cấp địa chỉ email của người được share
BƯỚC 3: Sau khi điền xong email của những người cần chia sẻ dữ liệu thì hộp “Thêm ghi chú” (Add a note) hiện ra, bạn điền tin nhắn muốn gửi cho những người được chia sẻ vào. Nếu ko muốn gửi tin nhắn thì bỏ check hộp thoại “Thông báo cho mọi người”.
Hình 3.3 Nhập thông tin mô tả hay tin nhắn
BƯỚC 4: Trước khi chia sẻ dữ liệu bạn có thể tùy chỉnh quyền hạn của người được chia sẻdữliệu, cho phép họ có thể làm gì với file chia sẻcủabạn:
- Có thểchỉnhsửadữliệu -> nhấpchọn“Cóthểsửa” (Can edit).
- Có thể viết bình luận, nhận xét vào dữ liệu -> nhấp chọn “Có thể nhận xét” (Can comment).
- Chỉ có thể xem mà không được tác động gì khác -> nhấp chọn “Có thể xem” (Can view).
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.4- Thêm email của người được chia sẻ.
BƯỚC 5: Cuối cùng nhấn nút “Gửi” (Send) để tiến hành chia sẻ dữ liệu và “Xong” (Done) để hoàn tất. Sau khi gửi thành công, người được chia sẻ dữ liệu chỉ cần truy cập vào email để nhận dữ liệu được tệp đã chia sẻ.
Hình 3.5- Nhập nội dung mô tả cho tài liệu.
Lưu ý: Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập vào Google Drive cho người nhận, bạn cũng có thể gửi trực tiếp đường link của file tài liệu trên cho người được chia sẻ qua các công cụ chat trực tuyến như: facebook, viber, zalo, skype,... để người đó có thể ngay lập tức xem được tài liệu bạn chia sẻ mà không cần phải vào email để kiểm tra.
Để lấy được link liên kết, bạn quay lại B2 ở trên. Khi bạn ấn chọn "Nhận liên kết có thể chia sẻ được" thì 1 đường link đã được sao chép vào khay nhớ tạm thời trên web củabạn. Giờđây, bạn có thểgửi link đó qua bấtkỳ công cụtrực tuyến nào cho người bạncủabạn đểcấpquyền truy cập vào Google Drive cho họ.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.6- Nhận đường link truy cập tài liệu.
3.1.1.2 Chia sẻ cho mọingười:
Cách này áp dụng cho trường hợp: bạn muốn chia sẻ một file nào đó tất cả mọi người (trong cộng đồng, bạn bè) cùng tải xuống thì hãy làm như sau:
BƯỚC 1: Cũng tương tự như việc chia sẻ file cho 1 người cụ thể qua link. Đầu tiên, bạn tìm đến thư mục hay tệp bạn muốn chia sẻ và click chọn biểu tượng "Chia sẻ" (Share).
BƯỚC 2: Một hộp thoại mới xuất hiện. Tại đây, bạn ấn chọn nút "Nhận liên kết có thể chia sẻ được" (Get shareable link). Ngay lập tức màn hình sẽ thông báo: “Liên kết đã được sao chép vào khay nhớ tạm thời. Chia sẻ liên kết đã được BẬT” và hộp thoại“Chia sẻvớinhữngngườikhác”xuấthiện.
Hình 3.7- Nhận link và phân quyền.
BƯỚC 3: Bây giờ bạn có thể dán đường link này vào mail, zalo, viber, face-book, telegram, skype,... hoặc trên web để chia sẻ file của mình. Sau đó nhấn "Xong" (Done) để hoàn tất.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
- Chế độ chia sẻ File mặc định của Google Drive là chế độ: Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem mà không cần đăng nhập.
- Nếumuốn thay đổiquyền thêm xóa sửa file hoặcthưmục hay file trên Google Drive, bạncũng có thể tùy chỉnhquyềnhạn củanhững ngườiđượcchỉ định chia sẻ dữ liệu, bao gồm:
•Bấtkỳ ai có liên kết có thểsửa (can edit)
• Bất kỳ ai có liên kết có nhận xét (can comment) • Bất kỳ ai có liên kết có thể xem (can view)
Những đối tượng trên không bắt buộc phải đăng nhập.
Hình 3.8- Phân quyền cho người dùng.
Thay đổi và nâng cao cài đặt quyền hạn truy cập trên Google Drive:
Nếu muốn cài đặt chi tiết hơn về quyền riêng tư của file hoặc thư mục, bạn chọn Nâng cao (Advance) => Một hộp thoại sẽ hiện ra, tại đây có thể chọn các lệnh:
- Không cho người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới - Tắt tùy chọn tải xuống, in và sao chép đối với người nhận xét và người xem - Thêm email của người mới mà bạn muốn chia sẻ dữ liệu.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.9- Xác định thông số khác.
Tiếp theo lạixuấthiện thêm mộthộpthoạinữa.Bạn có thểthấy 3 tùy chọn chia sẻ liên kết:
• Bật - Công khai trên web: Bất kỳ ai trên internet đều có thể tìm và truy cập. Không yêu cầuđăngnhập.
• Bật - Bất cứ ai có liên kết: Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập. Không yêu cầu đăng nhập.
• Tắt - Những người cụ thể: Được chia sẻ với những người nhất định. (Xem thêm hướng dẫn ở phần trên).
Sau khi tùy chỉnh các tùy chọn chia sẻ liên kết, bạn ấn “Lưu” để lưu lại.
Hình 3.10- Cấu hình kế thừa cho người được chia sẻ.
Trở về hộp thoại nâng cao ban đầu các bạn nhấp vào ô "Đã Xong" để hoàn tất việc chia sẻ file trên Google Drive.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
3.1.1.3 Hướng dẫn cách chia sẻ dữ liệu trên google drive trên điện thoại và Phân quyền người dùng
Google Drive không chỉ có phiên bản web trên máy tính mà hiện nay còn có ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng giúp người dùng thuận tiện sử dụng để truy cập mọi lúc, mọinơi.
Trên kia chúng tôi đãgiớithiệu cách share file/folder qua Google Drive trên máy tính. Tuy nhiên, mọi thao tác với Google Drive trên điệnthoại còn đơngiản và tiệndụng hơnnữa.
Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các cách để chia sẻ file/folder bằng ứng dụng Google Drive trên điện thoại di động chạy Android.
Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại Sau đó, duyệt đến file hoặc thư mục cần sửa
Bấm dấu ba chấm bên cạnh tệp bạn dự định chọn.
Hình 3.11 Kích hoạt menu ngữ cảnh của file.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.12 Chọn chức năng thêm người.
Bước 2: Điền thông tin người muốn chia sẻ (tên hoặc email - Google sẽ tự kiểm tra danh bạ đã lưu trên điện thoại của bạn).
Sau đó, điền tin nhắn vào chỗ trống bên dưới.
Hình 3.13 Các chức năng thêm người dùng và phân quyền.
Bước 3: Nếu muốn bỏ qua tin nhắn, bấm dấu ba chấm ở góc phải trên màn hình rồi chọn "Bỏ qua gửi thông báo".
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.14 Chuyển trạng thái gửi tin nhắn.
Trườnghợpchỉ chia sẻ cho 1 ngườihoặc 1 nhóm người có chung quyềnhạn thì ta chọn nút lệnh hình cây bút xong phân quyền cho ngườiđó bằng cách chọn 1 trong các lệnhhiện ra: “cóthểxem”,“cóthểnhậnxét”, hay “cóthểchỉnhsửa”. Còn gửi cho nhiều người cùng lúc nhưngquyềnhạn khác nhau ta tạmthờibỏ qua bước này.
Hình 3.15 Các quyền của người dùng.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Bước 5: Trường hợp gửi cho nhiều người với các quyền hạn khác nhau, sau khi đã thêm người, ta làm lại bước 1, sau đó bấm dấu ba chấm, chọn những người được cấp quyềnrồi tùy chỉnh quyềnhạn cho từng người. Nếu muốn ngừng chia sẻ cho ai đó thì ấnlệnh "Không được truy cập".
Hình 3.16 Cấu hình quyền hạn của từng người được chia sẻ.
Qua những cách share file/ folder qua Google Drive bằng điện thoại ở trên, hi vọng quý bạn đọc đã nắm được cách thao tác đơn giản và ngày càng tối ưu hóa của Google.
Đối với điện thoại IOS, Ipad ta làm tương tự như trên điện thoại Android