Microsoft Forms bao gồm các phân tích thời gian thực, có chứa thông tin tóm tắt phản hồi và các kết quả riêng lẻ cho các cuộc điều tra và các loại biểu mẫu khác. Bạn có thể xuất kết quả sang Microsoft Excel để có thêm phân tích chuyên sâu, cũng như xóa hoặc in bản tóm tắt phản hồi.
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
4.3.2.1 Xem thông tin tóm tắt phản hồi cho biểu mẫu của bạn
Trong Microsoft Forms, hãy mở biểu mẫu mà bạn muốn xem lại kết quả, rồi bấm vào tab phản hồi .
Hình 4.45 Xem thông tin và thống kê phản hồi.
Trên đầu trang, bạn sẽ thấy dữ liệu thông tin tóm tắt về biểu mẫu của mình, chẳng hạn như số lượng phản hồi và thời gian trung bình đã dành cho người được trả lời để hoàn thành biểu mẫu của bạn. Bên cạnh mỗi câu hỏi, bạn sẽ thấy số lượng phản hồi và biểu đồ hiển thị phân tích phản hồi.
Lưu ý: Bạnsẽthấybiểutượng ý tưởngnếu có nhữnghiểubiếtđượctạo ra cho biểu mẫucủabạn.
4.3.2.2 Xem chi tiết cho từng câu hỏi
Chọn liên kết chi tiết hơn bên dưới các câu hỏi riêng lẻ trên tab phảnhồi để xem thêm chi tiết cho câu hỏiđó.
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
Hình 4.46 Xem phản hồi từng thành viên tham gia trả lời.
Một cách khác để quản lý dễ dáng hơn đó là sắp xếp kết quả phản hồi bằng cách chọn tiêu đề cột.
4.3.2.3 Kiểm tra dữ liệu phản hồi cho mỗi câu hỏi
Chọn xem kếtquảđể xem các chi tiết cá nhân cho từngđăng.
Hình 4.47 Xem kết quả quá trình phản hồi.
Sử dụng các mũi tên trái và phải để chuyển qua các chi tiết kết quả của phản hồi khác.
Bạn cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống để nhảy đến kết quả của một người đăng cụ thể.
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
Hình 4.48 Xem phản hồi từng thành viên.
Lưu ý: Nếu bạn có nhiều hơn 50 người trả lời, hãy cuộn xuống dưới cùng của danh sách thả xuống và chọn Hiển thị thêm người trả lời để xem phản hồi còn lại.
Bạn cũng có thể tìm kiếm phản hồi riêng lẻ bằng cách nhập số (ví dụ 25) trong trường người đăng được liên kết với phản hồi đó.
Mẹo: Tìm kiếm một phản hồi riêng lẻ bằng cách xác định số (ID) được liên kết với mục đó là đặc biệt hữu ích khi các phản hồi được thu thập nặc danh. ID người đăng được độcquyền cho từng phảnhồi, có thể tìm thấy trong cộtđầu tiên củasổ làm việccủabạn nếubạnxuấtphảnhồicủa mình và mở chúng trong Excel.
Chọn xem thêm tùy chọn để xóa tất cả phản hồi, in tóm tắt phản hồi, tạo liên kết tóm tắt để chia sẻ với những người khác, hoặc đồng bộ tất cả phản hồi vào một sổ làm việc mới.
Hình 4.49 Quản lý phản hồi.
4.3.2.4 Xem kết quả biểu mẫu trong sổ làm việc Excel
Bạn có thể dễ dàng xem tất cả dữ liệu phản hồi cho biểu mẫu của mình trong Microsoft Excel. Bấm mở trong Excel trên tab phản hồi để chụp ảnh chụp nhanh dữ liệu phản hồi hiện tại của bạn trong sổ làm việc.
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
Hình 4.50 Mở kết quảdưới dạng bảng tính.
Lưu ý:
Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của mình trong các biểu mẫu trên web (https://Forms.Office.com) và bấm mở trong Excel, một sổ làm việc Excel ngoại tuyến sẽ mở mà không có mối quan hệ hoặc kết nối với biểu mẫu của bạn.
Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của mình trong Onedrive for Business và bấm mở trong Excel, sổ làm việc Excel của bạn sẽ tự động được lưu trữ trong OneDrive cho cơ quan hoặc trường học và chứa kết nối dữ liệu trực tiếp vào biểu mẫu của bạn. Mọi dữ liệu phản hồi mới trong biểu mẫu của bạn sẽ được phản ánh trong sổ làm việc của bạn.
Nếu bạn đã tạo biểu mẫu của mình trong Excel Online và bấm mở trong Excel, sổ làm việc Excel củabạnsẽtựđộngđượclưutrữ trong OneDrive cho cơ quan hoặc trường học và chứakết nốidữ liệutrực tiếp vào biểu mẫu củabạn. Mọi dữ liệu phảnhồi mới trong biểumẫucủabạn sẽđượcphản ánh trong sổ làm việccủabạn.
4.3.2.5 Khắc phục sự cố dữ liệu xuất
Nếu bạn đang gặp phải lỗi tải xuống, hãy tìm hiểu cách khắc phục sự cố dữ liệu biểu mẫu sang Excel.
4.3.2.6 Phân tích kết quả biểu mẫu trong Excel
Trong sổ làm việc Excel, các chi tiết của từng câu hỏi trong biểu mẫu của bạn được thể hiện trong các cột và từng phản hồi được hiển thị trong một hàng. Năm cột đầu tiên Hiển thị người gửi, bắt đầu và thời gian hoàn thành cho mỗi phản hồi và địa chỉ email của từng người đăng. Các cột tiếp theo sẽ hiển thị các lựa chọn của người đăng.
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
Hình 4.51- Data phản hồi được lưu trong file excel.
Lưu ý:
- ID người đăng được độc quyền cho từng phản hồi trong biểu mẫu của bạn. Bạn có thể tìm thấy câu trả lời riêng lẻ và người đăng tương ứng của họ bằng cách bấm xem kết quả trên tab phản hồi của biểu mẫu của bạn.
- Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với sổ làm việc của bạn sẽ không sửa đổi nội dung biểu mẫu của bạn.
- Tên và địa chỉ email sẽ không được hiển thị nếu bạn cho phép biểu mẫu của bạn chấp nhận phản hồi ẩn danh.
4.3.2.7 Chia sẻ kết quả với người khác
- Chọn tab phản hồi .
- Bấm vào xem thêm tùy chọn . - Chọn tạo liên kết tóm tắt.
- Chọn Sao chép.
Khi bạn dán liên kết này, bất kỳ ai có liên kết sẽ có thể xem bản tóm tắt phản hồi cho biểu mẫu của bạn.
Lưu ý:
- Nếu bạn đang cộng tác trên một biểu mẫu với những người cụ thể trong tổ chức của bạn, chỉ có bạn như là chủ sở hữu biểu mẫu, có thể tạo một nối kết tóm tắt cho biểu mẫu của bạn nếu vẫn chưa tồn tại. Đồng tác giả vẫn có thể sao chép và chia sẻ liên kết tóm tắt của bạn, nhưng không thể tạo ra một bản thân, chính họ. Trong chếđộ cộng tác khác không được đặt cho những người cụ thể trong tổ chức của bạn, đồng tác giả có thể tạo các nối kết tóm tắt mới. - Cũng nên lưu ý rằng nếu bạn chia sẻ phản hồi biểu mẫu của mình với bất kỳ ai trong tổ chức của bạn và sau đó quyết định chia sẻ với những người cụ thể trong tổ chức của bạn, mọi liên kết chia sẻ tóm tắt vốn vẫn có thể truy cập vào bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể xóa một nối kết tóm tắt hiện có để tắt tính năng này, vốn sẽ giảm quyền truy nhập vào dữ liệu phản hồi. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đi tới tab phản hồi > các
Chương 4: Thiết kế biểu mẫu
tùy chọn khác > có liên kết tóm tắt > loại bỏ nối kết (biểu tượng thùng rác). Tùy chọn: sau đó, bạn có thể tạo một nối kết tóm tắt mới nếu bạn muốn chia sẻ nó với một người xem mới nhưng liên kết tóm tắt mới này sẽ vẫn có thể truy nhập bằng bất kỳ ai được giữ lại.