3.2.3.1 Cách thêm 1 tài khoản và thiết lập quyền cho tài khoản đó
Trong giao diện làm việccủa Google Sheets, chúng ta bấm vào nút SHARE để có thể chia sẻ, thêm tài khoản khác cùng làm việc trên 1 file. Sau khi bấm nút SHARE thì cửasổ thiếtlập chia sẻ (Share with others) sẽhiện ra như sau:
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.24 Chia sẻ một tài liệu trong Google Drive.
Trong mục này bao gồm:
- People: Tên người hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ. Tên người ở đây có thể là tên bạn đã đặt cho 1 tài khoản google drive của người nào đó.
- Hình cây bút: Thiết lập quyền cho người được chia sẻ. Quyền này bao gồm:
Hình 3.25 Các quyền đối với một thành viên.
- Can edit: có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong file (hình cây bút)
- Can comment: có thể thêm góp ý, bình luận vào file nhưng không sửa được nội dung trong file (hình hộp thoại)
- Can view: chỉ có quyền xem mà không được bình luận hay chỉnh sửa nội dung (hình con mắt)
Khi thêm 1 tài khoảnđể chia sẻ tài liệu trên google sheets thì chúng ta cần lưu ý thiếtlập quyền cho người đó ngay tại thời điểm khi thêm mới.Bởi vì khi phân quyền thì sẽ có thể phát sinh thêm nhữngyếu tố như: người khác tự ý thay đổi, sửa, xóa nội dung đã có trong file… gây ảnh hưởng tới quá trình làm việc. Do đó bạn có thể xem thêm nội dung vềHướng dẫn cách xem lịch sử chỉnh sửa google trang tính google sheets để có thể quản lý tốt quá trình thay đổi của file bởi các tài khoản.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
3.2.3.2 Cách thay đổi quyền đãđược thiết lập của 1 tài khoản
Sau khi đã chia sẻ file, chúng ta cũng có thể thay đổi quyền của các tài khoản đã được chia sẻ. Để làm việc này chúng ta có thể bấm vào mục Advanced trong cửa sổ Thiếtlập chia sẻ (Share with others)
Hình 3.26 Advanced: Tính cấu hình chia sẻ nâng cao.
Trong cửa sổ Advanced, chúng ta sẽ thấy các tài khoản đã được chia sẻ, tương ứng với đó là các quyền của mỗi tài khoản:
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.27 Vai trò của các thành viên trong danh sách chia sẻ.
Owner: Chủ sở hữu, người tạo ra file google trang tính đó. Người này có quyền cao nhất
Người được chia sẻ: tùy theo các quyền: quyền edit, quyền comment, quyền view mà có thể làm được gì trong file google trang tính này. Chúng ta có thể thiết lập lại quyền của các đối tượng. Trong đó quyền Owner là không thể thay đổi được bởi người khác.
3.2.3.3 Phân quyền trong 1 sheet
Ngoài tính năng chia sẻ, phân quyền trong cả file, chúng ta còn có thể thiết lập phân quyền sau hơn tại từng Sheet: Cho phép trong số những người được phân quyền edit thì chỉ có 1 số người được edit trong 1 sheet quan trọng, ví dụ như các sheet dữ liệu đặc biệt, sheet báo cáo riêng cho 1 bộ phận…
Để làm việc này chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Bấm Chuột Phải Vào Sheet Muốn Phân Quyền Và Chọn Protect Sheet
Hình 3.28 Cấu hình bảo vệ (Protect) một bảng tính.
Bước 2: Thiết LậpPhạm Vi Bảo Vệ Trong Sheet
Hình 3.29 Thiết lập bảo vệ một vùng bảng tính.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
- Enter a description: thêm mô tả, thông báo về việc khóa Sheet để cảnh báo tới những tài khoản được chia sẻ khi họ thao tác tới sheet này
- Range/Sheet: Có thể bảo về một vùng nhất định trong 1 Sheet hoặc toàn bộ cả Sheet đó. Ngoài ra chúng ta có thể chọn thêm các sheet khác cần khóa bằng cách chọn tên Sheet ở bên dưới.
- Set permissions: thiết lập quyền cho các tài khoản. Khi bấm vào mục này thì chúng ta sẽ có thể thiết lập chỉ cho phép ai trong số những người được chia sẻ có thể edit nội dung này. Ví dụ như sau:
Hình 3.30 Thiết lập quyền hạn truy cập.
Sau khi thiết lập phân quyền xong chúng ta bấm vào mục Done để hoàn tất thủ tục. Chúng ta có thể thiết lập phân quyền tới 20 tài khoản trong nội dung này.
Sheet sau khi được phân quyền sẽ hiện lên hình ổ khóa như sau:
Hình 3.31 Sheet được bảo vệ có hình ổ khoá.
3.2.3.4 Bỏ ChếĐộ Khóa Sheet / Protect Sheet
Để bỏ khóa sheet, chúng ta bấm chọn protect sheet tương tự như khi thực hiện khóa để mở cửa sổ Protected sheets and range. Trong mục này chúng ta bấm vào biểu tượng tên sheet có hình ổ khóa:
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu
Hình 3.32Chọn vùng hoặc tên bảng tính muốn bỏ bảo vệ .
Trong mục này chúng ta có thể bấm vào biểu tượng thùng rác để xóa bỏ chế độ khóa Sheet:
Hình 3.33 Bấm thùng rác để xoá bỏ bảo vệ.
Hoặc nếu muốn thay đổi phân quyền các tài khoản thì bấm vào mục Change Permissions bên dưới.
Như vậy qua bài viết này hy vọng rằng chúng ta có thể yên tâm làm việc trên Google Sheets bằng cách thiết lập phân quyền cho các tài khoản được rồi. Google Sheet là một ứng dụng rất tốt có thể thay thế được cho Excel trong môi trường làm việc online. Hãy tận dụng những lợi thế đó để làm việc tốt hơn bạn nhé.
Nếu bạnđang phân vân chưabiếtlựachọn công cụ gì cho việcsử lý dữ liệu, làm việc theo nhóm, nhiều người cùng làm việc và cùng hoàn thành 1 tài liệu bảng tính thì khoá học này cũng dành cho bạn.Nhữngkiếnthứccơbảnnhấttừ 1 phầnmềmbảng tính được trình bày với phong cách ngắngọn, xúc tích, lại dễ hiểubởi giảng viên dày dặn kinh nghiệm Nguyễn Đức Thanh sẽ giúp bạn chinh phục bất kì thử thách nào trong việc sử dụng và ứng dụng Google Sheet vào trong công việc.
Chương 3: Chia sẻ và quản lý tài liệu