3.1. Định dạng chung
Các nút định dạng thơng dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhĩm Home của thanh Ribbon. Để định dạng thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chọn dữ liệu ơ cần định dạng
Bƣớc 2: Lựa chọn các nút lệnh phù hợp với yêu cầu định dạng
Hình 1- 21. Nhĩm lệnh định dạng văn bản
Các nút định dạng thơng dụng của Excel đƣợc bố trí rất thuận lợi truy cập trong
nhĩm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính tốn trên Excel, mỗi khi cần định dạng chúng ta chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dƣới đâỵ
3.2. Định dạng kiểu dữ liệu hiển thị:
Bƣớc 1: Ấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + F -> Number
Bƣớc 2: Lựa chọn lênh
Genaral: Kiểu mặc định cơ bản khinhập vàọ
Number: Kiểu số cĩ phân biệt phần thập phân với:
Decimal places: sốchữsốhiển thị sau phầnthập phân
Use 1000 Separator (,): cĩ sử dụng dấu (,) ngăn cách giữa các phần nghìn hay khơng
Negative numbers: định dạng cho phần số âm.
28
Symbol: kiểu tiền tệ các nƣớc
Date: kiểu ngày tháng
Time: kiểu thời gian
Percentage: kiểu phần trăm
Fraction: kiểu phân số
Scientific: kiểu số viết tắt
Text: kiểu chữ
Special: kiểu đặc biệt
Custom: kiểu ngƣời dùng tự định dạng
3.3. Căn chỉnh, địnhdạng dữ liệu trong ơ:
- Ấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + F -> Alignment - Text alignment: căn chỉnh lề cho dữ liệụ
Horizontal: căn chỉnh theo chiều ngang của ơ
General: mặcđịnh theo dữliệunhập vào là chữ hay số
Left (Indent): căn theo bên trái ơ
Center: căn vào giữa ơ (chiều ngang)
Right (Indent): căn theo bên phải ơ
Fill: lấpđầy ơ bằng chính dữliệu đã cĩ trong ơ
Justify: cănđều 2 bên
Center Across Selection: căngiữa theo vùng đƣợcchọn (vùng bơi đen)
Vertical:
Top: căn theo mép trên của ơ
Center: cănnằmở giữa ơ (chiều dọc)
Bottom: căn theo mép dƣới ơ
Justify: cănđều
Distributed: tựcăn địnhdạng.
Text control:
Wrap text: cho phép dữ liệutự xuống dịng trong ơ (nếu muốn xuống dịng dữ liệu theo ý mình thì đặt con trỏ trƣớcvị trí cần xuống dịng và nhấn Alt + Enter)
Shrink to fit: tựđộng co nhỏdữ liệu khi ơ bị thu nhỏ lại
Merge cells: trộn ơ
Right-to-left: hƣớng viết văn bản
Context: tuỳthuộcdữliệunhập vào
Left-to-right: viếttừ trái sang phải
29
Orientation: định hƣớng hiển thị văn bản nằm ngang hay nằm dọc theo ơ, cĩ thể chỉnh dữ liệu nằm chéo bằng cách kéo trục text hoặc chọn độ quay của text ở ơ Degrees phía dƣớị
3.4. Định dạng Font trong Excel
Hình 1- 22. Hộp thoại Format cells
Ấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + F -> Fonts Font: định dạng font
Font style: định dạng kiểu chữ nghiêng, đậm hay thƣờng
Size: định dạng cỡ chữ
Underline: kiểu gạch chân
Color: màu chữ
Effects:
Strikethrough: định dạnggạch ngang giữachữ
Superscript: chỉsố trên Subscript: chỉsốdƣới
3.5. Định dạng khung (border)
B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2. Chọn Home ->nhĩm Cells ->Format ->Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color
B4. Chọn Style là nét đậm , sau đĩ chọn nút Outline tại Preset
B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đĩ chọn nút Inside tại Preset
B6. Nhấn OK hồn tất
3.6. Tơ nền cho ơ
B1. Chọn vùng cần tơ màu nền B2:E18
B2. Chọn Home ->nhĩm Cells ->Format ->Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Fill ->Chọn Fill Effects…
B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ: Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Verticalvà chọn kiểu thứ 3
30
B6. Nhấn OKhai lần để hồn tất.
Hình 1- 23. Định dạng tơ màu cho bảng tính
Với Excel 2010 trở lên định dạng cĩ điều kiện sẽ giúp chúng ta chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhĩm các ơ và kích vào
Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đƣa chuột trên những lựa chọn, chúng ta sẽ thấy preview của ngay lập tức. Cĩ thể gán cho mỗi ơ một màu để phán ảnh thứ hạng của trong tồn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ơ… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
3.7 Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng
Hình 1- 24. Định dạng kiểu đặc biệt
B1. Chọn danh B2:E18
B2. Chọn Home ->nhĩm Styles ->chọn Format As Table
B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫụ Ví dụ chọn mẫu Light số 9
31
-Để tạo mẫu mới thì tại bƣớc 3 chọn New Table Style…, sau đĩ đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫụ
-Muốn xĩa một mẫu tự tạo thì vào Home ->Style ->Format As Table, tại phần
Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
-Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng cĩ ở Table Tools ->Tab Design trên thanh
Ribbon
Hình 1- 25. Chọn kiểu định dạng cần chuyển đổi 3.8. Xĩa định dạng trong Excel
Trong trƣờng hợp đã định dạng xong nhƣng lại muốn xố định dạng đi để làm lại (xố khơng mất dữ liệu)làm nhƣ sau:
Bơi đen tồn bộ dữ liệu muốn bỏ định dạng Vào Edit -> Clear -> Format