Dƣới đây là ba kỹ thuật quan trọng mà sẽ tìm hiểu trong hƣớng dẫn này:
Mật khẩu bảo vệtồn bộ workbook để ngăn chặn chúng bị mở bởi ngƣời sử dụng trái phép.
Bảo vệ những sheet riêng biệtvà các cấu trúc của workbook đĩ, để ngăn chặn việc chèn hoặc xĩa các sheet trong workbook đĩ.
Bảo vệ ơ, cho phép hoặc khơng cho phép các thay đổi đến các ơ quan trọnghoặc các cơng thức trong bảng tính Excel.
32
Chọn tab File chọn tab Info. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook thả xuống và chọn Encrypt with Password.
Khi chọn bất cứ mật khẩu nào, chọn một sự kết hợp mạnh mẽ và an tồn bao gồm các chữ cái, số và ký tự, hãy nhớ rằng mật khẩu phân biệt dạng chữ.
Hình 1- 26
Chọn mục File > tab Info và chọn Protect Workbook > Encrypt with password.
Hình 1- 27
Thiết lập một mật khẩu phức cho mục đích an ninh, nhƣng hãy chắc chắn lƣu
trữ nĩ an tồn.
Trong Excel 2013 và những bản sau này, đặt mật khẩu sẽ ngăn chặn các
phƣơng pháp truyền thống để phớt lờ nĩ. Hãy đảm bảo rằng lƣu trữ mật khẩu của mình một cách cẩn thận và an tồn hoặc sẽ cĩ nguy cơ mất quyền truy cập vĩnh
viễn vào Workbook.
4.2. Tạo mật khẩu bảo vệ cấu trúc Sheet trong Excel
Tiếp theo, chúng ta hãy học cách bảo vệ các Structure (cấu trúc) của một workbook trong Excel. Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng khơng cĩ sheet nào bị xĩa, thêm vào, hoặc sắp xếp lại bên trong của workbook đĩ.
Để bật bảo vệ này, hãy đi tới tab Review trên ribbon của Excel và click vào bảo vệ Protect Workbook.
33
Chọn tab Review (xem lại), click vào Protect Workbook và thiết lập một mật khẩu để bảo vệcấu trúc của workbook Excẹ
Khi tùy chọn này đƣợc bật, những điều sau sẽ cĩ tác động: Khơng cĩ workbook mới nào cĩ thể đƣợc thêm vào workbook. Khơng cĩ sheet mới nào cĩ thể bị xĩa bởi workbook.
Sheet cĩ thể khơng cịn đƣợc ẩn đi hoặc bỏ ẩn khỏi chế độ xem của ngƣời dùng.
Ngƣời dùng khơng thể kéo và thả các tab sheet để sắp xếp lại chúng
trong workbook đĩ.
Tất nhiên, những ngƣời dùng đáng tin cậy cĩ thể đƣợc cấp mật khẩu để bỏ bảo vệ workbook đĩ và sửa đổi chúng. Để bỏ bảo vệ một workbook, đơn giản chỉ cần click vào nút Protect Workbook một lần nữa và nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ
workbook Excel
Hình 1- 29. Hộp thoại Unprotect wordbook
Click vào Protect Workbook một lần nữa và nhập vào mật khẩu để kích hoạt lại
workbook thay đổị
4.3. Cách bảo vệ các ơ trong Excel
Chọn tab Review trong Excel và click vào Protect Sheet. Trong cửa sổ bật lên, sẽ
thấy một tập hợp lớn các tùy chọn. Cửa sổ này cho phép tinh chỉnh theo cách mà muốn bảo vệ các ơ trong bảng tính Excel của mình. Bây giờ, hãy để lại các thiết lập theo chếđộ mặc định.
Để bảo vệ sheet chọn một tab trong workbook Excel, click vào tab Review,
chọn thực đơn tùy chon Protect Sheet.
Tùy chọn này cho phép bảng tính của đƣợc bảo vệ rất cụ thể. Theo mặc định, các tùy chọn sẽ gần nhƣ hồn tồn khĩa lại các bảng tính. Hãy thêm một mật khẩu để sheet này đƣợc bảo vệ. Nếu bấm OK vào thời điểm này, chúng ta hãy xem chuyện gì xảy ra khi cố gắng thay đổi một ơ.
Sau khi một sheet đã đƣợc bảo vệ, cố gắng để thay đổi một ơ sẽ xuất hiện thơng báo lỗi nàỵ
Excel thơng báo lỗi rằng ơ đĩ đƣợc bảo vệ, đĩ chính xác là điều mà chúng tơi muốn cho thấỵ
34
Về cơ bản, tùy chọn này cĩ thể đốn trƣớc đƣợc nếu muốn đảm bảo rằng bảng tính của sẽ khơng bịthay đổi bởi những ngƣời truy cập vào tập tin. Sử dụng tính năng
bảo vệ sheet là cách mà cĩ thể chọn lọc bảo vệ bảng tính đĩ.
Để bỏ bảo vệ sheet, chỉ cần đơn giản là click vào nút Protect Sheet và nhập lại mật khẩu để loại bỏ bảo vệ đƣợc thêm vào sheet.
Bảo vệ cụ thể trong Excel
Chúng ta hãy xem lại các tùy chọn hiển thị khi bắt đầu bảo vệ một sheet trong Workbook trong Excel.
Hình 1- 30. Hộp thoại Protect Sheet
Mật khẩu bảo vệ các ơ worksheet trong tùy chọn của Excel:
Trình đơn Protect Sheet cho phép tinh chỉnh các tùy chọn cho việc bảo vệ
Sheet. Mỗi hộp trong trình đơn này cho phép ngƣời dùng thay đổi thêm một chút bên trong một worksheet đƣợc bảo vệ.
Để xĩa bảo vệ, đánh dấu vào ơ tƣơng ứng trong danh sách. Ví dụ, cĩ thể cho
35
Bài tập thực hành của học viên: Kiến thức:
Câu 1: Khởi động MS Excel. Nêu các lệnh cơ bản đ/v Bảng tính.
Câu 2: Trình bày các kiểu dữ liệu trong MS Excel. Cách định dạng của từng loại dữ liệủ
Câu 3: Trình bày cách đặt mật khẩu bảo vệ một tập tin Workbook của Excel Bài thực hành số 1
1. Cho ẩn, hiện các thanh Formular Bar, Status Bar.
Chọn làm việc lần lƣợt với các sheet 2, 3, 1. Chèn thêm một Sheet mới vào bảng
tính.
Che, hiện các đƣờng kẻ lƣới trong bảng tính. Che, hiện Header Row, Header Column. Che, hiện thanh Sheet Tabs
2. Xác lập chế độ mở 16 Sheets trên một book. Mở thêm Book thứ haị Chọn làm việc với sheet 16. Di chuyển về sheet 1. Hiển thị đồng thời cả hai book trên màn hình. Di chuyển qua lại giữa hai books. Đĩng một book.
3. Di chuyển nhanh về dịng cuối cùng, về cột cuối cùng, về ơ EA123, về ơ A1
4. Chọn Size chữ bằng 8 cho cả bảng tính
5. Nhập :
CNG TY XYZ Học Bổng Trình Độ Văn Hĩa
---******--- -
0 Đồng 10/12
Sau khi nhập, không cho hiện giá trị 0 ra bảng tính 6. Nhập : A B C D E F G H 1 BẢNG THEO DI 2 Ngày 12/22/01 3 HỌ TN NGÀY SINH NHẬT NGÀY CƠNG TÁC LÊN LƢƠNG LẦN 1 LÊN LƢƠNG LẦN 2 NUMBER DATE
4 Lê Thị Dung 02/13 06/20/1993 5/12/97 7/Jul/00 [ X1] [ X2] 5 Chu Văn Ba 07/20 07/24/1995 27/11/97 12/Dec/00
6 Lý Thu Ha 04/16 07/19/1994 2/12/96 9/Sep/99 7 Văn Kim Sa 09/11 01/19/1995 3/6/97 3/Mar/00
36
Yêu Cầu:
Nhập đúng dữ liệu kiểu ngày
[X1} : Cho biết số ngày giữa ngày chỉ định ở ơ G2 và ngày LÊN LƢƠNG LẦN 2
[X2] : Giả sử sau đúng ba năm kể từ lần tăng lƣơng cuối cùng, mỗi ngƣời đƣợc tăng tiếp một bậc lƣơng, bằng cơng thức hãy điền ngày lên lƣơng tiếp theo, định dạng theo dạng yyyy/mm/đ
Chèn thêm cột SNGHLLL (Số ngày giữa hai lần lên lƣơng) vào sau cột LÊN LƢƠNG LẦN 2. Tính tốn số ngày nàỵ
Chèn thêm cột Số TT vào trƣớc cột HỌ TÊN, Điền Số TT tự động
1- Định dạng bảng tính theo đúng mẫu
2- Định dạng các giá trị Date theo thứ tự quen dùng của ngƣời Việt Nam. Đặt mật khẩu cho bảng tính theo tenhs_tenbaỉ
Bài thực hành số 2
Nhập và trang trí bảng tính sau:
THỜI KHĨA BIỂU HỌC KỲ Thứ HAI BA TƢ NĂM SÁU BẢY Giờ 6:50 CSTH1 (LT) Tốn A2 Nghỉ Nghỉ AV1 Thực hành 9:25 Nghỉ KTCT Nghỉ Nghỉ 12:30 Tốn A1 Triết Vật Lý A1 15:05 Nghỉ Tin ĐC (LT) Thể dục Nghỉ 17:45 Nghỉ Thực hành Thực hành
37 Bài thực hành số 3 A B C D E F G H I J 1 Bảng điểm học sinh 2 Stt Họ và Tên Lớp TinĐ C Tin VP Bả o t rì Mạ ng văn Anh Tổn g Tbình 3 1 Lê Vân M40 7 8 6 6 6 4 2 Lê Vi M41 6 8 7 7 7 5 3 Vũ Bình Minh M42 8 8 8 8 6 6 4 Trần Hồ An M41 7 7 7 5 7 7 5 Nghiêm Chi M40 6 5 5 7 6 8 6 Trần Khả An M40 7 6 8 8 7 9 7 Hồng Minh Hà M42 7 7 9 7 6 10 8 Lê Bích Vân M42 6 8 7 6 7 11 9 Đinh Đức Hà M41 6 9 5 8 8 12 10 Trần An Ba M41 7 8 5 7 8 13 11 Lê Thị Lan M40 8 7 7 8 8 14 12 Hồng Trung M41 9 6 7 7 7 15 13 Đặng Tất Thành M42 9 8 9 9 7
16 14 Lê Hải Quang M41 8 10 7 8 9
Yêu cầu:
1- Nhập dữ liệu cho bảng tính theo mẫu trên?
38
3- Đặt mật khẩu cho bảng tính theo tenhs_tenlop?
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập:
- Nhập và định dạng dữ liệu bảng tính thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo yêu cầu soạn thảo văn bản.
- Bảo vệdữ liệu đúng quy trình.
- Cĩ tính sáng tạo, tỷ mỉ, cẩn thận trong cơng việc.
Ghi nhớ:
- Giao diện Microsoft Excel 2013.
- Thao tác với giao diện, bảng tính và Sheet
- Định dạng dữ liệụ
39
BÀI 2: SỬ DỤNG HÀM TỐN HỌC VÀ THỐNG KÊ MÃ BÀI: MĐ 08_02
Giới thiệu:
Cơng thức là cốt lõi củabảng tính Excel, là cốt lõi và tinh túy của MS Excel, nếu khơng cĩ các cơng thức thì bảng tính cũng giống nhƣ trình soạn thảo văn bản. Dùng cơng thức để tính tốn từ các dữ liệu lƣu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các cơng thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới
giúp đỡ tốn cơng sức tính lại nhiều lần.
Trong Excel cĩ thể thực hiện tính tốn dữ liệu, quản lý và thống kê dữ liệu dạng số trực tiếp thơng qua các cơng thức, hàm Excel bằng cách sử dụng các hàm
tốn học và thống kê giúp xử lý các con số theo định dạng riêng của mình 1 cách
logic, nhanh chĩng, chính xác và khoa học.
Mục tiêu:
- Trình bày đƣợc ý nghĩa, cú pháp và cách sử dụng hàm dữ liệu dạng số. - Thực hiện đƣợc lồng ghép các hàm với nhau để giải bài tốn.
- Áp dụng các hàm xử lý dữ liệu dạng số phù hợp để giải bài tốn.
- Trình bày đƣợc ý nghĩa, cú pháp và cách sử dụng hàm thống kê và thống kê cĩ điều kiện.
- Thực hiện đƣợc lồng ghép các hàm với nhau để giải bài tốn.
- Áp dụng các hàm thống kê và thống kê cĩ điều kiện phù hợp để giải bài tốn
- Chấp hành tốt nội quy xƣởng thực hành, đảm bảo an tồn lao động và tác phong cơng nghiệp.
- Rèn luyệntính kiên trì, cẩn thận, chính xác.