1.1 Sử dụng cơng thức và hàm
ạ Một số khái niệm
* Địa chỉ ơ
Địa chỉ tƣơng đối
Gọi A1 là địa chỉ tƣợng đối của ơ A1, A1:B3 là địa chỉ tƣơng đối của vùng dữ liệu từ ơ A1 đến ơ A3. Đƣợc sử dụng khi tham chiếu tới một ơ hay một vùng dữ liệu nào đĩ. Khi kéo Fillhand cho các ơ khác địa chỉ sẽ thay đổi chỉ số hàng cột theọ
- Chính là tên ơ, tên vùng trong Excel. Dạng cụ thể nhƣ sau:
+ Nếu là ơ: <Cột><Dịng>
Ví dụ : A1, B3, G7, F9
+ Nếu là vùng : <Tên ơ trên -trái>:<Tên ơ dưới - phải>
40
Hình 2- 1. Ví dụ về địa chỉ tƣơng đối
- Đối với địa chỉ tƣơng đối, khi sao chép cơng thức thì các địa chỉ tƣơng đối đƣợc dùng trong cơng thức của ơ gốc sẽ tự động thay đổi theo, tƣơng ứng với vị trí thay đổi, tƣơng ứng này sẽ là 1-1
+ Ví dụ :
Tại ơ G3, cĩ cơng thức: = A3+B5
Nếu sao chép sang ơ G4, sẽ cĩ cơng thức: = A4+B6 Nếu sao chép sang ơ J5: = D5+E7
Địa chỉ tuyệt đối
- Tƣơng tự địa chỉ tuyệt đối, nhƣng cĩ thêm ký hiệu $ trƣớc ký hiệu cột và ký hiệu dịng. Dạng cụ thể nhƣ sau :
+ Nếu là ơ : <$Cột><$Dịng>
Ví dụ : $A$1, $B$3, $G$7
+ Nếu là vùng : <Đ. chỉ tuyệt đối ơ trên -trái>:<Đ.chỉ tuyệ đối ơ dưới - phải>
Ví dụ : $B$3 : $D$7
- Đối với địa chỉ tuyệt đối, khi sao chép cơng thức thì các địa chỉ tuyệt đối đƣợc dùng trong cơng thức ở ơ gốc vẫn khơng bị thay đổị
Ví dụ : tại ơ G3 gõ cơng thức : =$A$3+B5
Nếu sao chép sang ơ G4, sẽ cĩ cơng thức : =$A$3+B6
Địa chỉ hỗn hợp
Địa chỉ hỗn hợp cĩ hai loạị
Loại 1:Địa chỉ tuyệt đối cột, tƣơng đối dịng. Cĩ dạng: $Cột Dịng
Là loại địa chỉ mà khi đứng trong cơng thức tính tốn sao chép cơng thức đi nơi khác nĩ khơng bị thay đổi địa chỉ cột mà chỉ thay đổi địa chỉ dịng.
Loại 2:Địa chỉ tƣơng đối cột, tuyệt đối dịng Cĩ dạng: Cột$Dịng
B3
41
Là loại địa chỉ mà khi đứng trong cơng thức tính tốn, sao chép cơng thức đi nơi khác nĩ khơng bị thay đổi địa chỉ dịng mà chỉ thay đổi địa chỉ cột.
b. Các phép tốn Tốn tử quan hệ =: Bằng <: Nhỏ hơn <=: Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <> Khác nhau Tốn tử số học cĩ các ký hiệu +: Phép cộng -: Phép trừ *: Phép nhân /: Phép chia %: Phần trăm ^: Số mũ
Độ ƣu tiên của các tốn tử
Trong cơng thức tốn tử nào cĩ độ ƣu tiên cao, đƣợc thực hiện trƣớc. Các tốn tử cĩ độ ƣu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phảị
Tốn tử Độ ƣu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, <, <=, >, >=, <> và NOT, AND, OR 5 (thấp nhất) c. Sử dụng cơng thức, hàm * Cơng thức Cú pháp:= (Cơng thức). Phân loai:
- Cơng thức chỉ gồm các số: Loại cơng thức này gồm các tốn tử và tốn hạng
- Cơng thức chỉ cĩ các địa chỉ ơ: Loại cơng thức này gồm các tốn tử và các địa chỉ ơ hoặc địa chỉ các vùng.
- Cơng thức vừa cĩ địa chỉ ơ vừa cĩ số: Loại cơng thức này gồm các tốn tử, các địa chỉ ơ hoặc địa chỉ các vùng và các con số.
42
- Cơng thức chỉ cĩ các hàm: Loại cơng thức này sử dụng các hàm trong Excel.
- Cơng thức tổng quát: Thành phần của các loại cơng thức này bao gồm các hàm, các phép tốn, số, ký tự, ơ địa chỉ.
Cách nhập cơng thức: Để cĩ thể nhập cơng thức cho một Cell nào đĩ nhấp đúp chuột hoặc di chuyển chuột đến Cell đĩ nhấn phím F2. Khi dấu nhắc chuột xuất hiện hãy nhập cơng thức cho Cell bắt đầu với dấu (=).
* Hàm trong Excel
Khái niệm
Hàm là một cơng thức đƣợc định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính tốn riêng biệt nào đĩ. Trong quá trình tính tốn và xử lý đơi khi các
hàm do Excel cung cấp khơng đáp ứng đƣợc vì vậy cĩ thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình.
Cấu trúc
Cú pháp: = Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n)
Giải thích:
- Dấu (=): Bắt buộc phải cĩ trƣớc hàm, nếu khơng cĩ dấu bằng Excel sẽ hiểu đĩ là một chuỗi bình thƣờng, nĩ khơng tính tốn gì cả.
- Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đĩ phải ghi tên hàm đĩ ra, tên hàm khơng cĩ khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng.
- Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nĩ phải đƣợc đứng
ngay sau tên hàm khơng đƣợc cĩ khoảng trắng.
- Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ơ hoặc khối ơ đƣợc hàm sử dụng, ngồi ra chúng cĩ thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nĩi khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhaụ
- Dấu ngoặc đơn đĩng ")": Dùng để kết thúc một hàm. Sử dụng hàm
Để sử dụng các hàm trong Excel, cĩ thể nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ
bàn phím.
Hoặc dùng hộp thoại Insert Function. Để gọi hộp thoại Insert Function làm nhƣ
sau:
- Từ thanh cơng cụ Ribbon nhấp chọn Tab Formula, tìm tới nhĩm Function Library nhấp chọn lệnh Insert Funtion
43
Hình 2- 2. Thanh Ribbon Forumlas
Hoặc từ thanh cơng cụ Formula Bar nhấp chọn biểu tƣợng Insert Function.
Hộp thoại Insert Function xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:
Hình 2- 3. Hộp thoại Insert Function
- Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhĩm hàm.
- Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhĩm hàm đƣợc chọn trong khung Or Select a function. Phía dƣới khung Select a function cho biết những thơng tin về hàm đƣợc đánh dấu trong khung Select a function.
- Cũng cĩ thể nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của
hàm.
- Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function Arguments hiện lên.
Hình 2- 4. Hộp thoại Function Arguments
- Trong hộp thoại, nhập các thơng số cần tính tốn cho hàm.
44
Hiển thị tất cả các cơng thức trong bảng tính
Để hiển thị tất cả cơng thức cĩ trong bảng tínhlàm nhƣ sau:
- Từ thanh cơng cụ Ribbon nhấp chọn Tab formula, trong Tab này tìm tới nhĩm
Formula auditing.
- Danh sách lệnh trong nhĩm xuất hiện nhấp chọn lệnh Show Formulas hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~.
Hiển thị đƣờng dẫn tới các thành phần cơng thức
- Chọn ơ chứa cơng thức cần xem
- Từ thanh cơng cụ Ribbon nhấp chọn Tab Formula, tìm tới Tab Formula auditing.
- Nhấp chọn lệnh Trace Precedents.
Ví dụ dƣới đây ơ C2 cĩ cơng thức là: =SUM(A2:B2)+C6
Lưu ý:Để xĩa các đƣờng dẫn nàynhấp chọn lệnh Remove all arrows
Hiển thị đƣờng dẫn của các thành phần trong cơng thức tới kết quả.
- Chọn ơ thành phần trong cơng thức cần xem.
- Từ thanh cơng cụ Ribbon nhấp chọn Tab Formula, tìm tới Tab Formula auditing.
- Nhấpchọn lệnh Trace Dependents.
Lưu ý:Để xĩa các đƣờng dẫn nàynhấp chọn lệnh Remove all arrows
1.2. Sử dụng hàm INT
Cú pháp: INT(Number)
Đối số: Number: Là số cần làm trịn.
Chức năng: Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nĩ làm trịn xuống của số thực đĩ 1.3. Sử dụng hàm MOD. Cú pháp: MOD(Number, divisor). Các đối số: + Number là số bị chiạ + divisor là số chiạ
Chức năng: Lấy giá trị dƣ của phép chiạ
Ví dụ: =MOD(25,2) giá trị trả về là 1.
1.4. Sử dụng hàm ABS.
Cú pháp: ABS(Number).
Đối số: Number là một giá trị số, một tham chiếu hay một biểu thức.
45
Ví dụ: =ABS(-7) trả về giá trị tuyệt đối là 7.
1.5. Sử dụng hàm RAND, hàm Round ạ Hàm RAND
Cú pháp: RAND()
Chức năng: Trả về một số thực ngẫu nhiên đƣợc phân bố đều, lớn hơn hoặc bằng 0 và nhỏ hơn 1. Một số thực ngẫu nhiên mới đƣợc trả về mỗi khi trang tính đƣợc tính tốn.
Chú ý: Khi trang tính đƣợc tính tốn lại bằng cách nhập cơng thức hoặc dữ liệu vào một ơ khác hoặc bằng cách tính tốn lại thủ cơng (nhấn F9), một số ngẫu nhiên mới
sẽ đƣợc tạo ra cho mọi cơng thức sử dụng hàm RAND.
b. Hàm ROUND
Nhu cầu làm trịn số thì luơn xuất hiện trong hầu hết các lĩnh vực vì vậy sự xuất hiện của hàm ROUND đã giúp ngƣời sử dụng giảm thiểu đƣợc rất nhiều thời gian cũng nhƣ cơng sức tính tốn.
Ý nghĩa: Hàm ROUND làm trịn một số tới một số chữ số đã xác định
Hàm ROUND giúp ngƣời dùng làm trịn một số bất kì đến giá trị gần với số đĩ nhất ứng với số chữ sốđặt.
Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)
Trong đĩ:
Number: Số mà bạn muốn làm trịn.
num_digits: Số chữ số mà bạn muốn làm trịn số tới đĩ. Lƣu ý:
Nếu num_digits lớn hơn 0 (khơng), thì số đƣợc làm trịn tới số vị trí thập phân đƣợc chỉ định.
Nếu num_digits bằng 0, thì số đƣợc làm trịn tới số nguyên gần nhất.
Nếu snum_digits nhỏ hơn 0, thì số đƣợc làm trịn sang bên trái dấu thập phân.
Ví dụ:
=ROUND(124365.234,-2) kết quả đƣa ra sẽ là 124400 =ROUND(124365.234,2) kết quả đƣa ra sẽ là 124365
+ Hàm ROUNĐOWN
Cú pháp: ROUNĐOWN(Number, Num_digits). Các tham số:
+ Number là một số thực màmuốn làm trịn lên. + Num_digits là bậc số thập phân muốn làm trịn.
Chức năng:Làm trịn xuống một số
46
Cú pháp: ROUNDUP(Number, Num_digits). Các tham số:
+ Number là một số thực mà muốn làm trịn lên.
+ Num_digits là bậc số thập phân mà các muốn làm trịn.
Chức năng: Làm trịn lên một số.
Lưu ý:
+ Nếu Num_digits >0 sẽ làm trịn phần thập phân.
+ Nếu Num_digits =0 sẽ làm trịn lên số tự nhiên gần nhất.
+ Nếu Num_digits <0 sẽ làm trịn phần nguyên sau dấu thập phân.
+ Hàm EVEN.
Cú pháp: EVEN(Number).
Tham số: Number là số mà cácmuốn làm trịn.
Chức năng: Làm trịn lên thành số nguyên chẵn gần nhất.
Lưu ý: Nếu number khơng phải là kiểu số thì hàm trả về lỗi #VALUE!
+ Hàm OĐ.
Cú pháp: OĐ(Number).
Tham số:Number là số mà cácmuốn làm trịn.
Chức năng: Làm trịn lên thành số nguyên lẻ gần nhất.
1.6. Sử dụng hàm SQRT, hàm POWER ạ Sử dụng hàm SQRT
Hàm này cĩ tác dụng tính căn bậc hai của một số.
Cú pháp: =SQRT(Number)
Giải thích:
Number: Là số dƣơng lớn hơn 0 cần tính căn bậc hai, nếu số này là số âm hàm trả về lỗi.
b. Sử dụng hàm POWER.
Cú pháp: POWER(Number, Power). Các tham số:
+ Number là một số thực mà muốn lấy lũy thừạ + Power là số mũ.
Chức năng: Hàm trả về lũy thừa của một số.
Ví dụ: =POWER(10,2) kết quả trả về là 100.