Cần định dạng cho trang in trƣớc khi thực hiện việc in bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Sử dụng thanh cơng cụ Ribbon
- Từ thanh cơng cụ Ribbon nhấp chọn Tab Page Layout
- Margins: Căn lề cho trang in, nhấp chọn mục lệnh này một danh sách xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:
Hình 10_ 1. Nút lệnh Margins
Chúng ta cĩ thể chọn các mẫu cĩ sẵn hoặc nhấp mục Custom margin… để cĩ thêm các lựa chọn. Sau khi chọn lệnh Custom Margin hộp thoại Page Setup xuất hiện nhƣ hình dƣới đây:
140
Hình 10_ 2. Hộp thoại Page Setup
- Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, nhấp chọn lệnh này chúng ta sẽ cĩ hai lựa chọn Portrait (in theo chiều dọc của khổ giấy) và Landscape (in theo chiều ngang của khổ giấy)
- Size: Chọn khổ giấy cho trang in, nhấp chọn lệnh này một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện, thơng thƣờng chúng ta chọn khổ giấy A4 để in các văn bản. Ngồi những mẫu cĩ sẵn cũng cĩ thể chọn More page size để tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng
141
- Print Area: Chọn vùng in, đầu tiên chọn vùng dữ liệu cần in sau đĩ nhấp chuột vào biểu tƣợng này chọn Set print areạ
Nhƣ vậy khi thực hiện in ấn máy tính chỉ in vùng dữ liệu mà đã chọn và thiết lập là vùng in ấn. Nếu muốn hủy đánh dấu vùng in ấn chọn lại vùng dữ liệu đã thiết lập lúc trƣớc nhấp chọn lại biểu tƣợng Print Area chọn Clear print areạ
- Print title: Trong trƣờng hợp muốn tiêu đề cho tất cả các trang chọn lệnh nàỵ Hộp thoại Page setup xuất hiện và trỏ tới Tab Sheet nhƣ hình dƣới đây:
Hình 10_ 3. Thẻsheet trên hộp thoại Page setup
Nhấp chọn vào ơ vuơng nhỏ phía bên phải của mục Row to repeat at top:
142
chọn tới dịng tiêu đề cần in cho tất cả các trang, khi đĩ địa chỉ của dịng đƣợc chọn sẽ đƣợc lấy vào hộp thoại xuất hiện lúc trƣớc.
Tiếp theo nhấn Enter để xác nhận và nhấp Ok trong hộp thoại Page Setup để lƣu lại những thay đổị
Cách 2: Sử dụng hộp thoại Page Setup, để sử dụng hộp thoại này nhấp chọn biểu tƣợng Page setup ở phía gĩc phải dƣới của nhĩm lệnh Page Setup.
Hộp thoại Page setup sẽ xuất hiện nhƣ hình dƣới đây: - Tab Page
Hình 10_ 4. Thẻ Page trên hộp thoại Page setup
+ Oriention: xác định hƣớng trang giấy để in dữ liệụ Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấỵ Landscape: dữ liệ ra theo chiều ngang của trang giấỵ
+ Scaling: xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra khít với chiều ngang hay chiều dọc của giấỵ Cĩ các chức năng chochọn nhƣ sau:
Adjust to: thay đổi tỷ lệ của dữ liệu khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%, mặc định là 100%.
143
Wide by: thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấỵ
Pager Size: lựa chọn các khổ giấỵ Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách các khổ giấy và chọn một khổ giấy thích hợp.
Print Quality: lựa chọn chất lƣợng in (chất lƣợng in cĩ nghĩa là số chấm điểm trên một Inch, số này cànglớn thì khi in ra dữ liệu sẽ mịn hơn), nhấp vào mũi tên hình tam giác để chọn số của chất lƣợng in. Thơng thƣờng ngƣời chọn 600dpị
Fist Page Number: chỉ định đánh số trang đầu tiên cho bảng tính cĩ nhiều số trang.
+ Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trƣớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Tab Margin
Hình 10_ 5. Thẻ margins trên hộp thoại page setup
+ Top: định khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến nội dung dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1Inch.
+ Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Left: định khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Right: định khoảng cách từ mép phải của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.75 Inch.
+ Bottom: định khoảng cách từ mép dƣới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 1 Inch.
+ Footer: định khoảng cách của tiêu đề cuối trang. Trong Excel mặc định cho khoảng cách này là 0.5Inch.
+ Chức năng Horizonlly: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, ngƣợc lại khơng chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấỵ
144
+ Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, ngƣợc lại khơng chọn thì Excel sẽ in dữ liệu bên trái tờ giấỵ
+ Nhấp các nút Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trƣớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.
- Tab Header / Footer: In các tiêu đề đầu và cuối trang.
Hình 10_ 6. Thẻ Header/Footertrên hộp thoại page setup
+ Header và Footer: chƣơng trình đề nghị sử dụng mục cĩ sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách, chọn trong danh sách này một mục để dùng làm tiêu đề đầu hay cuối trang.
+ Custom Header: tạo tiêu đề đầu trang tuỳ ý. Nhấp vào nút Custom Header hộp thoại sau hiện lên màn hình nhƣ sau:
145 Các biểu tƣợng trong hộp thoại
Biểu tƣợng Mã Cơng dụng
Biểu tƣợng này dùng để định dạng Font chữ cho tiêu đề,
&[Page] In số trang hiện hành
&[Page] In tổng số trang của bảng tính. &[Date] Hiển thị ngày hiện hành
&[Time] Hiển thị giờ hiện hành
&[Path]&[File] Hiển thị tên ổ đĩa chứa tập tin bảng tính và tên tập tin bảng tính đang sử dụng.
&[File] Hiển thị tên tập tin bảng tính đang sửdụng. &[Tab] Hiển thị tên bảng tính hiện hành.
&[Picture] Cĩ tác dụng lấy hình ảnh từ bên ngồi vàọ Cĩ tác dụng chỉnh sửa hình ảnh đƣợc đƣa vào ở bƣớc trên.
+ Left Section: Khung này cho phép nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nĩ sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên gĩc trên bên trái của trang giấỵ
+ Center Section: Khung này cho phép nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nĩ sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên giữa trang giấỵ
+ Right Section: nhập dữ liệu bất kỳ (chữ, số…) và nĩ sẽ hiển thị nội dung trong khung này lên gĩc trên bên phải của trang giấỵ
+ Custom Footer: Tƣơng tự nút Custom Header.
+ Nhấp các nút Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trớc khi in và các tuỳ chọn trong khi in.