Cỏch thứ nhất: gừ văn bản trước, chia cột sau:
- Bước 1: bạn nhập văn bản một cỏch bỡnh thường, hết đoạn nào thỡ nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đó gừ hết nội dung văn bản, bạn hóy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.
- Bước 2: tụ khối nội dung cần chọn (khụng tụ khối dũng trắng ở trờn), tại thẻ Page Layput, nhúm Page Setup bạn chọn cỏc mẫu cột do Word mặc nhiờn ấn định.
Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại;
- Presets : cỏc mẫu chia cột
- One – Two – Three : Cỏc cột cú độ rộng bằng nhau - Left – Right : Cỏc cột cú độ rộng khỏc nhau - Number of Columns : Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)
- Line Between : Đường kẻ giữa cỏc cột
- Width and Spacing : Điều chỉnh độ rộng và khoảng cỏch
- Equal column width :Cỏc cột cú độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ụ vuụng phớa trước
Cỏch thứ hai: chia cột trước, gừ văn bản sau (dựng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột bỏo).
- Tại thẻ Page Layput, nhúm Page Setup bạn chọn cỏc mẫu cột do Word mặc nhiờn ấn định - Nhập văn bản vào.
- Tại thẻ Page Layput, nhúm Page Setup bạn chọnBreaks, Column Break: để ngắt cột khi bạn muốn sang cỏc cột cũn lại.
b. Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)
Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nờn cho hiển thị thước ngang trờn đỉnh tài liệu bằng cỏch nhấn nỳt View Ruler ở đầu trờn thanh cuộn dọc.
Bạn cú thể nhanh chúng chọn tab bằng cỏch lần lượt nhấn vào ụ tab selector – là ụ giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở gúc trờn bờn trỏi trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đú nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab.
Tựy từng trường hợp cụ thể mà bạn cú thể sử dụng một trong cỏc loại tab sau:
Tab trỏi: Đặt vị trớ bắt đầu của đoạn text mà từ đú sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.
Tab giữa: Đặt vị trớ chớnh giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trớ đặt tab khi bạn nhập liệu.
Tab phải: Nằ m ở bờn phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trỏi kể từ vị trớ đặt tab.
Tab thập phõn: Khi đặt tab này, những dấu chấm phõn cỏch phần thập phõn sẽ nằm trờn cựng một vị trớ.
Bar Tab: Loại tab này khụng định vị trớ cho text. Nú sẽ chốn một thanh thẳng đứng tại vị trớ đặt tab.
- Default tab stops: Khoảng cỏch dừng của default tab, thụng thường là 0.5” - Tab stop position: gừ tọa độ điểm dừng Tab
- Alignment chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loại tab chỉ cú tỏc dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đó định)
- Leader chọn cỏch thể hiện tab
o 1 None Tab tạo ra khoảng trắng
o 2-3-4 Tab tạo ra là cỏc dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nột - Cỏc nỳt lệnh:
o Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đó gừ được đưa vào danh sỏch
o Clear : xúa tọa độ đó chọn
o Clear all : xúa tất cả tọa độ điểm dừng tab đó đặt
Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab tại vị trớ phự hợp mà khụng thể xỏc định chớnh xỏc khi nhấn chuột lờn thanh thước ngang, hoặc bạn muốn chốn ký tự đặc biệt trước tab, bạn cú thể dựng hộp thoại Tabs bằng cỏch nhấn đỳp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trờn thanh thước.
Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn cú thể nhấn phớm Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài liệu.
c. Numbering
Số thứ tự tự động cho phộp bạn định dạng và tổ chức văn bản với cỏc số, cỏc bullet (dấu chấm trũn).
Bulleted and Numbered
Cỏc danh sỏch Bullet cú cỏc dấu chấn trũn, danh sỏch cỏc Number cú cỏc số và danh sỏch cỏc Ountline là sự phối hợp giữa cỏc số và cỏc chữ cỏi phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sỏch.
Để thờm một thứ tự tự động vào văn bản cú sẵn:
• Lựa chọn văn bản bạn muốn để tạo một thứ tự tự động
Để tạo một thứ tự tự động mới:
• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chốn thứ tự tự động trong tài liệu • Chọn nỳt danh sỏch Bulleted hoặc Numbered
• Rồi nhập nội dung bỡnh thường Số thứ tự tự động lồng
Số thứ tự tự động lồng là danh sỏch cú một vài cấp độ. Để tạo một thứ tự tự động lồng: • Tạo thứ tự tự động của bạn theo sự hướng dẫn phớa trờn
• Chọn nỳt Increase Indent hay Decrease Indent
Định dạng danh sỏch thứ tự tự động
Hỡnh ảnh chấm trũn và số cú thể được thay đổi bằng cỏch sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering.
• Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả cỏc dấu chấm trũn hay số, hoặc đặt con trỏ lờn một dũng trong danh sỏch thứ tự tự động để thay đổi một Bullet
• Chọn phải chuột
• Chọn vào mũi tờn bờn cạnh danh sỏch Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khỏc.
2. Drop Cap
Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)
Microsoft Word cú tớnh năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đú là chữ cỏi đầu cõu được phúng to và thả xuống. Kiểu trỡnh bày văn bản này cú tớnh mỹ thuật cao.
Nhấp chuột lờn tab Insert trờn thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhúm Text. Khi bạn nhấn lờn nỳt lệnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hiện. Bạn nhấn lờn dũng Dropped lập tức mẫu tự đầu tiờn của dũng đầu tiờn trờn văn bản sẽ được nhấn mạnh.
Cú 2 chế độ: 1. Dropped cap.
Để cú thể tựy biến chữ cỏi nhấn mạnh này, bạn nhấn chuột lờn lệnh Drop Cap Options… trờn menu của Drop Cap. Trờn hộp thoại Drop Cap, bạn cú thể chọn vị trớ của chữ nhấn mạnh, font chữ, số dũng thả xuống và khoảng cỏch từ chữ nhấn mạnh tới cụm text. Nhấn OK để hoàn tất.
.
Sau này, nếu khụng muốn nhấn mạnh kiểu Drop Cap nữa, bạn chỉ việc vào lại màn hỡnh Drop Cap và chọn lệnh None là xong.