b. Envelopes
BÀI 7: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH i.Giới thiệu
i. Giới thiệu
Excel là gỡ:
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trỡnh ứng dụng, mà khi chạyr chương trỡnh ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tớnh và bảng tớnh này giỳp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
Lập bảng biểu bỏo cỏo, tổ chức danh sỏch Truy cập cỏc nguồn dữ liệu khỏc nhau Vẽ đồ thị và cỏc sơ đồ
Tự động húa cỏc cụng việc bằng cỏc macro
Và nhiều ứng dụng khỏc để giỳp chỳng ta cú thể phõn tớch nhiều loại hỡnh bài toỏn khỏc nhau.
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trờn đú bạn làm việc (tớnh toỏn, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vỡ mỗi workbook cú thể chứa nhiều sheet (bảng tớnh), do vậy bạn cú thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thụng tin cú liờn quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tựy thuộc vào bộ nhớ mỏy tớnh của bạn.
Worksheet: Cũn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nú cũn được gọi là bảng tớnh. Một worksheet chứa nhiều ụ (cell), cỏc ụ được tổ chức thành cỏc cột và cỏc dũng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dũng (phiờn bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dũng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nú chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ớch khi bạn muốn xem riờng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tờn của cỏc sheet sẽ thể hiện trờn cỏc tab đặt tại gúc trỏi dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khỏc ta chỉ việc nhấp chuột vào tờn sheet cần đến trong thanh sheet tab.
Cỏc thành phần của Workbook
Excel 2010 dựng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trờn chuẩn XML giỳp việc trao đổi dữ liệu giữa cỏc ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đõy là “.XLS”.
Giao diện Excel
Nỳt lệnh Office chứa cỏc lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục cỏc tập tin đó mở trước đú. Nỳt lệnh Office
giống như thực đơn File của cỏc phiờn bản trước.
Chỳng ta cú thể chế biến thanh cỏc lệnh truy cập nhanh chứa cỏc lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục cỏc lệnh và vào cỏc lệnh cần cho hiện lờn thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu cỏc nỳt lệnh ở đõy cũn quỏ ớt bạn cú thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh.
Hộp thoại để chế biến thanh cỏc lệnh truy cập nhanh
Ribbon là gỡ?
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dựng từ việc sử dụng cỏc thanh thực đơn truyền thống thành cỏc cụm lệnh dễ dàng truy cập được trỡnh bày ngay trờn màn hỡnh gọi là Ribbon. Cú cỏc nhúm Ribbon chớnh: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Home: Là nơi chứa cỏc nỳt lệnh được sử dụng thường xuyờn trong quỏ trỡnh làm việc như: cắt, dỏn, sao chộp, định dạng tài liệu, cỏc kiểu mẫu cú sẵn, chốn hay xúa dũng hoặc cột, sắp xếp, tỡm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chốn cỏc loại đối tượng vào bảng tớnh như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa cỏc nỳt lệnh về việc hiển thị bảng tớnh và thiết lập in ấn. Formulas: Chốn cụng thức, đặt tờn vựng (range),
cụng cụ kiểm tra theo dừi cụng thức, điều khiển việc tớnh toỏn của Excel.
Data: Cỏc nỳt lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, cỏc danh sỏch, phõn tớch dữ liệu,…
Review: Cỏc nỳt lệnh kiễm lỗi chớnh tả, hỗ trợ dịch từ, thờm chỳ thớch vào cỏc ụ, cỏc thiết lập bảo vệ bảng tớnh.
View: Thiết lập cỏc chế độ hiển thị của bảng tớnh như: phúng to, thu nhỏ, chia màn hỡnh, …
Developer: Tab này mặc định được ẩn vỡ nú chỉ hữu dụng cho cỏc lập trỡnh viờn, những người cú hiểu biết về VBA. Để mở nhúm này nhấn vào nỳt Office
Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin cú sử dụng cỏc tiện ớch bổ sung, cỏc hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi muốn thực hiện một thao tỏc nào đú trờn đối tượng (ụ, vựng, bảng biểu, đồ thị, hỡnh vẽ…) trong bảng tớnh, bạn hóy nhấp phải chuột lờn đối tượng đú. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa cỏc lệnh thụng dụng cú thể hiệu chỉnh hay ỏp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
Thực đơn ngữ cảnh 2. Làm việc với bảng tớnh
Mở Excel, đúng Excel, phúng to, thu nhỏ cửa sổ
2.1. Mở Excel
Thao tỏc:
B1. Từ màn hỡnh (cửa sổ) chớnh của Windows nhấp chuột nỳt Start ở gúc dưới bờn trỏi
B2. Di chuyển chuột lờn trờn đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau đú di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 thỡ dừng lại.
Phúng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Cỏc nỳt điều khiển cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa sổ Excel
Thao tỏc này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nỳt ở gúc trờn cựng bờn phải. Khi đú cửa sổ Excel sẽ được thu gọn lại thành một biểu tượng trờn thanh Taskbar của Windows bờn cạnh nỳt Start.
Phúng to cửa sổ Excel
Thao tỏc:
Thao tỏc này chỉ thực hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ
Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn của Excel trờn thanh
Taskbar bờn phớa dưới màn hỡnh Thoỏt khỏi Excel
Thao tỏc:
Nhấp chuột vào nỳt ở gúc trờn cựng bờn phải để thoỏt khỏi Excel. Hoặc cũng cú thể thoỏt Excel bằng cỏch nhấn nỳt Office chọn Exit Excel.