a. Định dạng đường viền cho bảng
Tạo đường viền cho Tables ta làm cỏc bước sau:
ư Tụ khối cả bảng và chọn Tables Tools.
ư Chọn cỏc kiểu đường viền và nhấp OK b. Tụ nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn cú thể thực hiện theo cỏc bước sau:
ư Chọn cỏc ụ cần tụ màu, sau đú nhấn vào Tables Tools chọn Design.
ư Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ụ đú.
Chốn cụng thức toỏn học vào bảng
Người dựng vẫn nghĩ cụng cụ Table của Word đơn giản chỉ là trỡnh bày dữ liệu dạng bảng với dũng và cột nhưng thực tế, tuy khụng thể so sỏnh được với Excel về mặt tớnh toỏn, song Word cũng cho phộp người dựng cú thể thực hiện được một số phộp tớnh cộng, trừ, nhõn, chia để hỗ trợ hơn cho người dựng.
Cũng cú thể người dựng cho rằng tớnh toỏn trong Word cũn chậm hơn là tớnh bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiờn, điểm lợi thế hơn hẳn khi tớnh toỏn luụn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thỡ mỏy cú khả năng cập nhật kết quả, cũn nếu tớnh bằng tay thỡ lại phải tớnh lại và điền lại. Lỳc đú thỡ tớnh toỏn bằng tay lại chậm hơn.
Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tớnh toỏn
Lấy vớ dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trờn, người dựng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tớnh toỏn và định dạng.
Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả cỏc cột, trừ cột Thành tiền
Bước 2. Tớnh Thành tiền = Số lượng + Đơn giỏ: Hộp thoại Formula
- Kớch chuột vào ụ đầu tiờn của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhúm Data, chọn Formula (fx)
e
+ Tớnh trực tiếp theo cỏch dựng địa chỉ theo dũng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giỏ là cột C, dũng cần tớnh là dũng 2, nờn cụng thức tớnh sẽ là =c2+d2
+ Hoặc cú thể sử dụng cỏc hàm cú trong ụ Paste Function ở bờn dưới hoặc gừ tờn hàm vào. Trong Word cú thể sử dụng cỏc hàm cơ bản như: Sum (tớnh tổng), Count (đếm), Average (tớnh trung bỡnh cộng), Max (giỏ trị lớn nhất), Min (giỏ trị nhỏ nhất), Product (nhõn) … và cú thể sử dụng địa chỉ ụ và vựng như Excel. Để tớnh Thành tiền cú thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)
- Chọn chế độ định dạng tạiụ Number Format (vớ dụ: #,##0)
Bước 3. Sao chộp xuống cỏc ụ bờn dưới: Bụi đen kết quả vừa tớnh, chọn copy và paste xuống cỏc ụ bờn dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dũng.
Bước 4. Tớnh tổng: kớch chuột vào ụ cuối cựng của dũng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập cụng thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ụ Number Format rồi OK.
Trong quỏ trỡnh làm việc, nếu dữ liệu tại cỏc cột Số lượng và Đơn giỏ cú điều chỉnh thỡ chỉ cần bụi đen cột Thành tiền và bấm F9 thỡ mỏy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.
Chỳ ý: nếu người dựng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng cú cỏc ụ dạng Merge Cells thỡ cú thể kết quả tớnh toỏn sẽ khụng chớnh xỏc.
Hộp thoại Formula
- Formula: Hiển thị hàm, cụng thức tớnh toỏn. Bắt đầu mỗi hàm hay cụng thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng cỏc giỏ trị ở trờn). Bạn phải điền đỳng cụng thức của mỗi hàm.
- Number format: Cỏc định dạng kiểu số - Paste Function: Cỏc hàm cơ bản:
ABS: Trị tuyệt đối AND: Hàm và
AVERAGE: Tớnh trung bỡnh COUNT: Đếm
IF: Hàm điều kiện
INT: Hàm chia lấy phần nguyờn MAX: Hàm lớn nhất
MIN: Hàm nhỏ nhất
MOD: Hàm chia lấy phần dư NOT: Hàm phủ định
OR: Hàm hoặc
ROUND: Hàm làm trũn SUM: Tớnh tổng
3.Thay đổi cấu trỳc bảng biểu
Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại
Chuyển đổi từ Table sang Text:
- Đặt con trỏ vào một ụ bất kỳ trong Table
- Trong thẻ Layout, nhúm Data, nhấn nỳt Convert to Text
- Dựng cỏc ký hiệu để phõn cỏch nội dung trong ụ thuộc Table
o Paragrahp marks dấu phõn đoạn (tương đương nhấn phớm Enter)
o Tabs cú khoảng cỏch phớm Tab
o Commas dấu phẩy
o Other dấu khỏc cỏc dấu đó nờu bờn trờn, bạn gừ vào
dấu bạn muốn bờn cạnh - Nhấn OK
Chuyển đổi từ Text sang Table:
- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table
- Hiển thị hộp thoại sau:
- Chọn tựy chọn thớch hợp sau đú nhắp nỳt OK
- Dựng cỏc ký hiệu để phõn cỏch nội dung trong ụ thuộc Table
o Paragrahp marks : dấu phõn đoạn (tương đương nhấn phớm Enter)
o Commas : dấu phẩy
o Other : dấu khỏc cỏc dấu đó nờu bờn trờn, bạn gừ vào dấu bạn muốn bờn cạnh