b. Envelopes
1.4. Di chuyển trong bảng tớnh và sử dụng phớm tắt
Bạn cú thể dựng chuột, cỏc phớm , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, cỏc tổ hợp phớm tắt đề di chuyển qua lại giữa cỏc sheet hay đi đến cỏc nơi bất kỳ trong bảng tớnh.
Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang
Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là cỏc thanh cuốn (scroll bars). Bởi vỡ màn hỡnh Excel chỉ cú thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tớnh đang thao tỏc, nờn ta phải dựng thanh cuốn dọc để xem phần bờn trờn hay bờn dưới bảng tớnh và dựng thanh cuốn ngang để xem phần bờn trỏi hay bờn phải của bảng tớnh.
Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bờn lề phải; hai đầu cú hai mũi tờn lờn và mũi tờn xuống; ở giữa cú thanh trượt để cuốn màn hỡnh lờn xuống. Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hỡnh đếm lờn. Cú hỡnh dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khỏc là nằm ngang.
Thanh cuốn ngang Thao tỏc:
Nhấp chuột vào mũi tờn sang trỏi để cuốn màn hỡnh đi sang trỏi. Nhấp chuột vào mũi tờn sang phải để cuốn màn hỡnh sang phải.
Thanh Sheet tab
Để di chuyển qua lại giữa cỏc sheet ta nhấp chuột lờn tờn của sheet trờn thanh sheet tab. Ngoài ra chỳng ta cú thể dựng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiờn bạn nhấp chuột và nỳt trờn thanh sheet tab và để đến sheet cuối cựng thỡ bạn nhấp chuột vào nỳt trờn thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đú trong trường hợp cú quỏ nhiều sheet thỡ bạn hóy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tờn sheet cần đến.
Sử dụng cỏc tổ hợp phớm tắt để di chuyển
Để đến được nơi cần thiết trong bảng tớnh ngoài việc dựng chuột cuốn cỏc thanh cuốn ngang và dọc, cỏc phớm mũi tờn thỡ bạn nờn nhớ cỏc tổ hợp phớm ở bảng bờn dưới để giỳp di chuyển được nhanh hơn.
Nhấn phớm Di chuyển
→ hoặc Tab Sang ụ bờn phải
← hoặc Shift + Tab Sang ụ bờn trỏi
↑ Lờn dũng
↓ Xuống dũng
Home Đến ụ ở cột A của dũng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ụ A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ụ cú chứa dữ liệu sau cựng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ụ hiện hành qua trỏi một màn hỡnh Alt + Page Down Di chuyển ụ hiện hành qua phải một mành hỡnh
Page Up Di chuyển ụ hiện hành lờn trờn một màn hỡnh Page Down Di chuyển ụ hiện hành xuống dưới một màn hỡnh
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl +
→ Đến ụ bờn phải đầu tiờn mà trước hoặc sau nú là ụ trống End + ← hoặc Ctrl + Đến ụ bờn trỏi đầu tiờn mà trước hoặc sau nú là ụ trống
Cỏc phớm tắt di chuyển nhanh trong bảng tớnh 1.5 Thao tỏc với workbook
Tạo mới workbook
Chọn nỳt Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hỡnh bờn dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trờn một workbook đó cú. Để tạo workbook trống, bạn chọn
Blank workbook và nhấp nỳt Create. ←
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lờn ụ phớa trờn đầu tiờn mà trờn hoặc dưới nú là ụ trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ụ phớa dưới đầu tiờn mà trờn hoặc dưới nú là ụ trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phớa trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phớa sau sheet hiện hành
Mở workbook cú sẵn trờn đĩa
Một tập tin cú sẵn cú thể được mở bằng nhiều cỏch:
1. Chọn nỳt Office chọn tờn tập tin trong danh sỏch Recent Documents, cú thể cú tối đa 50 tờn tập tin được sử dụng gần đõy nhất trong danh sỏch này (để điều chỉnh thỡ nhấn vào nỳt Office Excel Options Advance
phần Display Show this number of Recent Documents ).
2. Dựng trỡnh quản lý tập tin như Windows Explorer, tỡm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lờn tờn tập tin.
3. Chọn nỳt Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại
Open, chỳng ta phải tỡm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tờn tập tin cần mở sau đú nhấn nỳt Open để mở tập tin. Cỏc tựy chọn của nỳt Open
trong hộp thoại Open: Open (mở bỡnh thường), Open Read-Only (Khụng lưu đố được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trỡnh duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).
Lưu workbook
ột điều cần lưu ý khi làm việc trờn mỏy tớnh là cỏc bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại cụng việc đó thực hiện thường xuyờn. Việc ra lệnh lưu trữ khụng tốn nhiều thời gian nhưng nếu mỏy bị hỏng hay cỳp điện đột ngột cú thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nờn bật tớnh năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phỳt lưu một lần). Để sử dụng tớnh năng Auto Recover bạn chọn nỳt Office Excel Options
Save, sau đú đỏnh dấu chọn vào Save AutoRecover information
every minutes.
Một số cỏch lưu workbook: 1. Chọn nỳt Office Save
2. Nhấp chuột lờn nỳt trờn thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dựng tổ hợp phớm <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
Nếu tập tin đó được lưu trước đú rồi thỡ Excel sẽ lưu tiếp cỏc phần cập nhật, cũn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thỡ hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hóy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tờn cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đú nhấn nỳt Save để lưu trữ.
Minh họa lưu tập tin
Qui tắt đặt tờn: Đặt tờn tập tin Excel dựng chung qui tắt đặt tờn tập tin của Windows. Tờn tập tin cú thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiờn trong tờn tập tin khụng được dựng cỏc ký hiệu như: \ ? : * “ < > |
Để bảo mật tập tin, chỳng ta cú thể gỏn mật mó bảo vệ, khi đú cần phải biết mật mó mới được phộp mở tập tin (trừ những cỏch tà đạo!).
B1. Nhấn nỳt Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
B2. Nhấn nỳt Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra
B3. Nhập mật mó mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mó này nờn khỏc nhau để tăng bảo mật). Sau đú nhấn nỳt OK
B4. Xỏc nhận lại mật mó mở workbook. Sau đú nhấn nỳt OK
B5. Xỏc nhận lại mật mó hiệu chỉnh workbook. Sau đú nhấn nỳt OK
B6. Nhấn nỳt Save để hoàn tất.
Dựng mật mó bảo vệ workbook
Cỏc tựy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao cú đuụi *.xlk trước khi gỏn mật mó), Password to Open (mật mó để mở workbook),
Password to modify (mật mó để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
Đúng workbook
Một số cỏch đúng workbook: 1. Chọn nỳt Office Close
2. Dựng chuột chọn nỳt ở gúc trờn bờn phải (trờn thanh tiờu đề).
3. Dựng tổ hợp phớm <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook cú sự thay đổi nội dung thỡ Excel sẽ nhắc bạn lưu lại cỏc thay đổi đú.
Sắp xếp workbook
Chi mở nhiều workbook cựng lỳc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nờn sắp xếp lại: Rờ chuột nhấn vào nhúm lệnh View chọn nỳt Arrange All
Sắp xếp cỏc workbook trong cửa sổ Excel
1.6. Thao tỏc với worksheet
Chốn thờm worksheet mới vào workbook Cú nhiều cỏch thực hiện:
1. Nhấn vào nỳt trờn thanh sheet tab
2. Dựng tổ hợp phớm <Shift+F11> chốn sheet mới vào trước sheet hiện hành. 3. Nhấn chọn nhúm Home đến nhúm Cells Insert Insert sheet
4. Nhấp phải chuột lờn thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nỳt OK. Sheet mới sẽ chốn vào trước sheet hiện hành.
Minh họa chốn sheet mới Đổi tờn worksheet
Nhấp phải chuột lờn tờn sheet cần đổi tờn ở thanh sheet tab, chọn Rename, gừ tờn mới vào, xong nhấn phớm Enter. Tờn sheet cú thể dài tới 31 ký tự và cú thể dựng khoảng trắng, tuy nhiờn khụng được dựng cỏc ký hiệu để đặt tờn như: : / \ ? *
Xúa worksheet
Muốn xúa work sheet, bạn làm theo cỏc cỏch sau:
1. Chọn sheet muốn xúa chọn nhúm Home chọn nhúm Cells Delete
Delete sheet
2. Nhấp phải chuột lờn tờn sheet muốn xúa sau đú chọn Delete, xỏc nhận xúa OK. Sắp xếp thứ tự cỏc worksheet
Cú nhiều cỏch thực hiện sắp xếp worksheet như:
1. Nhấp trỏi chuột lờn tờn sheet cần sắp xếp và giữ chuột kộo đến vị trớ mới và thả chuột.
2. Khi cú quỏ nhiều sheet thỡ dựng cỏch này, nhấp phải chuột lờn tờn sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy…. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hóy nhấp chọn lờn
tờn sheet trong danh sỏch mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nú, sau đú nhấn
OK.
Sao chộp worksheet
Nhấp phải chuột lờn sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trớ đặt bản sao trong vựng Before sheet đỏnh dấu chọn vào hộp Creat a copy nhấn nỳt OK. Ngoài ra để sao chộp nhanh bạn nhấn giữ phớm Ctrl rồi dựng chuột chọn lờn tờn sheet cần sao chộp giữ trỏi chuột rờ đến vị trớ đặt bản sao trờn thanh sheet tab thả trỏi chuột.
Để sao chộp nhiều sheet cựng lỳc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hóy giữ phớm <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.
Để chộp một hay nhiều sheet sang một workbook khỏc, bạn hóy mỡ workbook đú lờn sau đú thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tờn workbook đớch tại
To book (nếu chọn workbook đớch (new book) thỡ sẽ sao chộp cỏc sheet đến một workbook mới).
Chọn màu cho sheet tab
Việc tụ màu giỳp quản lý thanh sheet tab được tốt hơn. Để tụ màu cho cỏc sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lờn tờn sheet cần tụ màu, tiếp theo hóy chọn Tab Color và chọn màu thớch hợp.
Ẩn/ Hiện worksheet
Khi bạn khụng muốn ngưới khỏc thấy một hay nhiều sheet nào đú thỡ bạn cú thể ẩn nú đi. Khụng thể ẩn hết cỏc sheet trong workbook mà phải cũn lại ớt nhất một sheet khụng bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lờn tờn sheet muốn ần và chọn Hide thế là sheet đó được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lờn thanh Sheet tab và chọn Unhide… sau đú chọn tờn sheet cần cho hiện và nhấn nỳt OK.