b. Envelopes
1.3. Thao tỏc với ụ và vựng
Nhận dạng ụ và vựng (cells, range)
Địa chỉ một ụ trong Excel được xỏc định bởi tiờu đề cột và số thứ tự của dũng. Một vựng trong bảng tớnh được xỏc định bằng địa chỉ của ụ ở gúc trờn bờn trỏi của vựng và địa chỉ ụ gúc dưới bờn phải của vựng (cú dấu : phõn cỏch). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dũng được xỏc định là <tờn cột>:<tờn cột> (vớ dụ cột A thỡ được xỏc định ngắn gọn là A:A) và <số dũng>:<số dũng> (vớ dụ địa chỉ của cả một dũng
4 là 4:4).
Vớ dụ: Hỡnh bờn dưới ụ hiện hành cú địa chỉ là B11 vỡ nú cú tiờu đề cột là B và số dũng là 11, vựng được bao bởi nột chấm đứt cú địa chỉ là H2:H12 vỡ ụ đầu tiờn của vựng cú địa chỉ là H2 và ụ cuối của vựng là H12.
Địa chỉ ụ và vựng
Chọn vựng
Nếu dựng chuột, trước tiờn bạn dựng chuột di chuyển ụ hiện hành đến gúc trờn bờn trỏi của vựng cần chọn, sau đú giữ trỏi chuột kộo xuống dưới qua phải đến vị trớ ụ cuối cựng của vựng và thả chuột. Nếu dựng phớm thỡ sau khi chọn ụ đầu tiờn bạn giữ phớm Shift trong khi nhấn phớm và để đến ụ cuối của vựng và thả cỏc phớm. (Bạn cũng cú thể làm ngược lại là chọn ụ cuối của vựng trước và kộo chọn đến ụ đầu tiờn).
Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thỡ nhấn <Ctrl+A>, cũn muốn chọn cả
workbook (nghĩa là chọn tất cả cỏc sheet) thỡ nhấp phải chuột lờn thanh sheet tab
và chọn Select All Sheets. Sao chộp và di chuyển vựng
Sao chộp (copy) giỳp ta nhõn bản một vựng nào đú đến một nơi nào đú trong bảng tớnh và dữ liệu gốc cũn nguyờn, cũn di chuyển vựng thỡ cũng như sao chộp nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trớ mới. Để sao chộp hay di chuyển trước tiờn bạn phải chọn vựngcần sao chộp hay di chuyển, sau đú cú thể dựng nỳt lệnh, phớm tắt hay dựng chuột để thực hiện:
Dựng Ribbon: Chọn vựng Home nhúm Clipboard nhấn nỳt
hay (Copy hay Cut), đến nơi đớch và Home nhúm Clipboard nhấn nỳt (Paste). Bạn cú thể gọi cỏc lệnh trờn từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột.
Chuột: Chọn vựng giữ trỏi chuột và giữ thờm phớm Ctrl nếu là sao chộp (khụng giữ thờm phớm Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kộo chuột tới nơi đớch cần sao chộp hay di chuyển đến và thả chuột.
Dỏn đặc biệt (Paste Special)
Trong quỏ trỡnh sao chộp đụi khi chỳng ta cần dỏn nội dung đó sao chộp hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đú, khi đú thay vỡ dựng lệnh Paste bạn hóy sử dụng Paste Special… Sau khi chọn vựng, ra lệnh Copy, đến đớch cần sao chộp đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special cú một số lựa chọn như bảng sau:
Giải thớch hộp thoại Paste Special
Hạng mục Mụ tả
Formulas Dỏn giỏ trị và cụng thức, khụng định dạng
Values Chỉ dỏn giỏ trị và kết quả của cụng thức, khụng định dạng Formats Chỉ dỏn vào định dạng, bỏ qua tất cả giỏ trớ và cụng thức Comments Chỉ dỏn vào chỳ thớch của cỏc ụ, bỏ qua tất cả giỏ trớ và
cụng thức
Validation Chỉ dỏn vào cỏc qui định xỏc thực dữ liệu cho vựng đớch All using source
theme
Dỏn vào mọi thứ và dựng mẫu định dạng từ vựng nguồn All except borders Dỏn vào mọi thứ và loại bỏ cỏc khung viền
Column widths Chỉ dỏn vào thụng tin qui định chiều rộng cột Formulas and
number formats
Dỏn vào giỏ trị, cụng thức và cỏc định dạng gốc của cỏc con số, cỏc định dạng khỏc bị loại bỏ.
Values and number formats
Dỏn vào giỏ trị, kết quả của cụng thức và cỏc định dạng gốc của cỏc con số.
None Khụng kốm theo việc tớnh toỏn nào trờn dữ liệu sắp dỏn vào Add Cộng cỏc giỏ trị của vựng nguồn vào cỏc ụ tương ứng ở
vựng đớch
Subtract Cỏc ụ mang giỏ trị của vựng đớch sẽ trừ đi cỏc ụ tương ứng của vựng nguồn.
Multiply Cỏc ụ mang gia trị của vựng đớch sẽ nhõn với cỏc ụ tương ứng của vựng nguồn.
Divide Cỏc ụ mang gia trị của vựng đớch sẽ chia cho cỏc ụ tương ứng của vựng nguồn
vựng đớch
Transpose Dỏn vào và đảo dũng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dỏn vào và tham chiếu ụ đớch đến ụ nguồn Đặt tờn vựng
Việc đặt tờn vựng cú lợi rất lớn trong quỏ trỡnh thao thỏc và xử lý tớnh toỏn như: vựng được gỏn tờn sẽ giỳp gợi nhớ và dễ hiểu cụng dụng của nú hơn là cỏc địa chỉ đơn thuần, đặt tờn giỳp việc tham chiếu tớnh toỏn ớt sai sút hơn và di chuyển hay chọn cỏc vựng đó được đặt tờn rất nhanh chúng từ Name box (hoặc dựng Go to –
F5).… Tờn dài tối đa 255 ký tự khụng chứa khoảng trắng và dấu chấm, tờn phải
bắt đầu là ký tự khụng được bắt đầu là số, tờn khụng được đặt giống cỏc địa chỉ tham chiếu. Để đặt tờn trước tiờn ta chọn vựng cần đặt tờn chọn nhúm
Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đõy, bạn hóy nhập tờn vựng vào hộp Name chọn Scope, nhập chỳ thớch nếu cần, xong thỡ nhấn OK. Ngoài ra bạn cũn cú thể đặt tờn trực tiếp từ hộp Name box hoặc đặt tờn cho vựng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection
hoặc dựng thực đơn ngữ cảnh.
Muốn mở hộp thoại quản lý cỏc tờn đó đặt bạn vào nhúm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn cú thể đặt tờn mới, hiệu chỉnh thụng tin cho cỏc tờn hiện hoặc xúa tờn của cỏc vựng khụng dựng đến,…
Thờm chỳ thớch cho ụ
hờm chỳ thớch vào cỏc ụ giỳp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thụng tin mà ụ đang chứa được rừ ràng hơn. Để thờm chỳ thớch và ụ, chọn ụ chọn nhúm Review
Comments New Comment và hóy nhập chỳ thớch vào. Ngoài ra bạn cú thể
nhấp phải chuột lờn ụ cần chỳ thớch và chọn Insert Comment.
Để đọc chỳ thớch chỉ cần rờ chuột lờn ụ cú chỳ thớch hoặc vào Review
Comments Next hay Previous.
Để ẩn/ hiện chỳ thớch vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chỳ thớch ụ đang chọn).
Hiệu chỉnh chỳ thớch vào chọn ụ cần hiệu chỉnh chỳ thớch Review
Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn cú thể nhấp phải chuột và chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh.
Xúa chỳ thớch vào chọn ụ cần xúa chỳ thớch Review Comments
Delete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
Minh họa cho hiện cỏc chỳ thớch Chốn, xúa ụ, dũng và cột
Chỳng ta cú thể chốn thờm cỏc ụ vào bờn trỏi hoặc bờn trờn của ụ hiện hành trong worksheet và dịch chuyển cỏc ụ đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta cú thể chốn thờm cỏc dũng bờn trờn, chốn thờm cỏc cột vào bờn trỏi và cú thể xúa đi cỏc ụ, cỏc dũng và cột.
Chốn ụ trống
B1. Chọn cỏc ụ mà bạn muốn chốn cỏc ụ trống vào đú (muốn chọn cỏc ụ khụng liờn tục thỡ giữ Ctrl trong khi chọn cỏc ụ).
B2. Chọn Home chọn nhúm Cells Insert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn phự hợp trong hộp thoại Insert
Chốn dũng
B1. Chọn một hoặc nhiều dũng liờn tục hoặc cỏch khoảng mà bạn muốn chốn số dũng tương ứng phớa trờn cỏc dũng này.
B2. Chọn Home chọn nhúm Cells Insert Insert Sheet Rows
Minh họa chốn cỏc dũng trống lờn trờn cỏc dũng đang chọn
Chốn cột
B1. Chọn một hoặc nhiều cột liờn tục hoặc cỏch khoảng mà bạn muốn chốn số cột tương ứng phớa bờn trỏi cỏc cột này.
B2. Chọn Home chọn nhúm Cells Insert Insert Sheet Columns Xúa cỏc ụ, dũng và cột
B1. Chọn cỏc ụ, cỏc dũng hoặc cỏc cột cần xúa
B2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xúa phự hợp (xem hỡnh)
Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dũng
Trong worksheet ta cú thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đõy chớnh là số ký tự cú thể hiển thị trong một dũng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thỡ cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dũng qui định từ 0 đến 409, đõy là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dũng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thỡ dũng bị ẩn đi. Cỏc bước điều chỉnh dũng cột:
B1. Chọn dũng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng
B2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phự hợp Row Height… chọn lệnh này để qui định chiều cao của dũng
AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dũng cho phự hợp với nội dung.
Column Width… chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phự hợp với nội dung.
Default Width… chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta cú thể qui định chiều cao dũng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cỏch chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cỏch thay đổi chiều cao dũng và độ rộng cột như trờn, ta cũn cú thể dựng chuột để thao tỏc nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hóy rờ chuột đến phớa bờn phải tiờu đề cột đú cho xuất hiện ký hiệu và kộo
chuột về bờn phải để tăng hoặc kộo về bờn trỏi để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dũng nào hóy rờ chuột đến bờn dưới số thứ tự dũng cho xuất hiện ký hiệu và kộo chuột lờn trờn để giảm hoặc kộo xuống dưới để tăng chiều cao dũng.
Ta cú thể qui định chiều cao dũng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả
workbook bằng cỏch chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cỏch thay đổi chiều cao dũng và độ rộng cột như trờn, ta cũn cú thể dựng chuột để thao tỏc nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hóy rờ chuột đến phớa bờn phải tiờu đề cột đú cho xuất hiện ký hiệu và kộo chuột về bờn phải để tăng hoặc kộo về bờn trỏi để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dũng nào hóy rờ chuột đến bờn dưới số thứ tự dũng cho xuất hiện ký hiệu và kộo chuột lờn trờn để giảm hoặc kộo xuống dưới để tăng chiều cao dũng.
Nối (Merge) và bỏ nối cỏc ụ (Split)
Nối nhiều ụ thành một ụ
Khi nối nhiều ụ thành một ụ, nếu tất cả cỏc ụ đều cú dữ liệu thỡ bạn cần chuyển hết dữ liệu lờn ụ ở gúc trờn cựng bờn trỏi của nhúm ụ cần merge vỡ chỉ cú dữ liệu của ụ này được giữ lại, dữ liệu của cỏc ụ khỏc sẽ bị xúa.
B1. Chọn cỏc ụ cần nối lại.
B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ụ dựng cỏc nỳt canh chỉnh trong nhúm Algnment.
Chuyển một ụ đó nối về lại nhiều ụ
Sau khi chuyển ụ đó nối về lại nhiều ụ thỡ nội dung sẽ hiện tại ụ ở gúc trờn cựng bờn trỏi.
B1. Chọn ụ đang bị nối.
B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells
đều được.