4.2.a. Dữ liệu, thông tin và quản lý tri thức
[1] - Doanh nghiệp có các quy định quản lý và sử dụng thông tin nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời, an ninh và bảo mật của dữ liệu, thông tin và tri thức không?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng: Công ty Cổ phần Quốc tế Sơn Hà có văn bản quy định cụ thể về việc bảo mật thông tin đối với mạng nội bộ. Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản truy cập mạng nội bộ, tài khoản này đồng thời được dùng để đăng nhập vào máy tính cá nhân. Sau đây gọi tài khoản này là “Tài khoản mạng nội bộ”.
Mỗi tài khoản mạng nội bộ được gắn với một số quyền truy cập nhất định trên các hệ thống máy chủ của công ty và tuân thủ quy tắc quản lý trong QĐ.03/IT.
Tài khoản mạng nội bộ được gắn với nhiều chính sách phân quyền riêng tư, do đó người được cấp phải tuân thủ quy định về quản lý mật khẩu trong QĐ.03/IT.
Đối với việc quản lý và sử dụng thông tin trên máy chủ, máy chủ chia sẻ file dùng để lưu trữ những file (tài liệu hoặc dữ liệu) cần chia sẻ toàn công ty hoặc dành cho từng phòng ban.
Các thư mục trên máy chủ này được phân quyền chặt chẽ cho từng phòng ban, cá nhân. Riêng thư mục “public” là thư mục tất cả mọi người đều được quyền đọc và ghi dữ liệu để chia sẻ trong ngày làm việc. Thư mục này sẽ được tự động xoá vào cuối ngày để đảm bảo dung lượng không bị vượt quá khả năng lưu trữ.
Đối với việc quản lý và sử dụng hệ thống ERP, hệ thống ERP là hệ thống phần mềm đang được sử dụng để quản lý hoạt động hàng ngày hoặc khai thác số liệu của các bộ phận.
Các cá nhân có nhiệm vụ liên quan đến hệ thống ERP sẽ được cấp 1 tài khoản truy cập hệ thống và các quyền tác nghiệp trên hệ thống ERP tuỳ theo vị trí.
Tài khoản truy cập ERP do phòng IT quản lý và hướng dẫn cách truy cập.
Việc nhập dữ liệu và khai thác báo cáo trên hệ thống của từng vị trí do nhân sự cùng vị trí đó trong phòng ban đào tạo. Trong trường hợp nhân sự đảm nhiệm vị trí đó nghỉ việc đột xuất không bàn giao đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới, phòng IT sẽ thực hiện đào tạo theo yêu cầu từ Trưởng bộ phận.
Ngoài ra, để đảm bảo chất lượng công việc, Trưởng bộ phận cũng có thể yêu cầu đào tạo bồi dưỡng ERP cho nhân sự trong phòng.
- Phạm vi áp dụng các quy định này tại doanh nghiệp? Tất cả các đơn vị
Chỉ áp dụng tại các đơn vị quan trọng Hạn chế áp dụng
Nêu lý do cụ thể: Việc áp dụng đồng nhất cho tất cả các đơn vị sẽ đảm bảo sự thống nhất chung về thông tin, nâng cao hiệu quả thu thập, quản lý và giám sát tính bảo mật.
- Hiệu quả áp dụng các quy định này tại doanh nghiệp? Hiệu quả tại tất cả các đơn vị
Hiệu quả chỉ một số đơn vị Không hiệu quả
[2] - Cách thức doanh nghiệp tạo ra sự sẵn có thông tin và dữ liệu cần thiết: Cung cấp tài liệu, văn bản
Mạng nội bộ
Thông báo qua các cuộc họp Hệ thống truyền thanh Bản tin nội bộ
Website của Công ty Video, CD-ROM Truyền đạt trực tiếp
Vui lòng nêu một số ví dụ cụ thể: Các dữ liệu thu thập được lưu trong cơ sở dữ liệu. Tất cả các thông tin chung về phòng ban, đào tạo nhân viên mới, quy cách viết email, sử dụng máy tính… đều được lưu trữ trên sever chung của Công ty.
- Khả năng tiếp cận các dữ liệu, thông tin của lực lượng lao động, nhà cung ứng, đối tác, cộng tác và khách hàng khi có nhu cầu:
Dễ dàng Hạn chế Có kiểm soát
Vui lòng nêu một số ví dụ cụ thể: Dữ liệu của các phòng ban được tổ chức lưu trữ riêng, việc truy xuất được kiểm soát bởi các tài khoản truy cập phù hợp vời từng nguồn dữ liệu.
[3] - Doanh nghiệp có những tài sản tri thức nào dưới đây (doanh nghiệp có thể xếp theo thứ tự ưu tiên):
Tài liệu, dữ liệu
Sáng kiến, cải tiến, ý kiến góp ý K năng, kinh nghiệm, kiến thức
Kết quả nghiên cứu Tài liệu k thuật Tài sản sở hữu trí tuệ Các thực hành tốt
Ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp
- Các tài sản tri thức này được thu thập, quản lý, khai thác và chia sẻ như thế nào trong nội bộ doanh nghiệp?
Quy định thành văn bản
Có cá nhân, đơn vị chuyên trách Triển khai tại tất cả các đơn vị
Có cam kết và tham gia của lãnh đạo
Có sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp
- Các tài sản tri thức này được chia sẻ như thế nào với khách hàng và các đối tác có liên quan (nhà cung cấp, cổ đông... ?
Liên tục Định kỳ
Ít Khi có yêu cầu của các bên
- Sau khi được chia sẻ và chuyển giao, các tri thức này có được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp không?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng: Dựa vào các báo cáo phân tích để lập kế hoạch sản xuất cho phù hợp từng giai đoạn.
4.2.b. Quản lý nguồn thông tin và công nghệ
[1] - Doanh nghiệp sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động nào? Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có cách thức đảm bảo phần cứng và phần mềm là đáng tin cậy, an toàn, thân thiện với người sử dụng không?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng: Các thông tin được lưu trữ trên sever chung đã qua kiểm tra an toàn theo một hệ thống lưu trữ thân thiện, có sự phân chia thành từng bộ phận để người dùng dễ theo dõi. Ví dụ, trên sever chung của Công ty có tách riêng bộ phận IT Public, ISO SHI, ISO SSP
[2] - Doanh nghiệp có cách thức đảm bảo luôn sẵn có phần cứng, phần mềm, thông tin và dữ liệu trong trường hợp khẩn cấp không (ví dụ: mất dữ liệu, tin tặc, mất điện, thiên tai, hỏa hoạn, sự cố mạng, lỗi hệ thống, cung cấp cho bên thứ ba khi có yêu cầu...)?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng :
Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ, phòng máy chủ được xây dựng theo đúng quy chuẩn kĩ thuật khuyến cáo của nhà sản xuất về nhiệt độ, độ ẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy…
Đồng thời, Công ty cũng xây dựng các hệ thống lưu trữ, sao lưu phục hồi dữ liệu cho các ứng dụng phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
[3] - Doanh nghiệp có cách thức duy trì cơ chế sẵn có thông tin và dữ liệu, kể cả các hệ thống phần cứng và phần mềm, luôn cập nhật với nhu cầu và định hướng sản xuất, kinh doanh và sự thay đổi công nghệ trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp không?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng:
Phòng IT luôn cập nhật công nghệ mới áp dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc tạo ra phần mềm mới phục vụ công tác quản trị như phần mềm bảo hành, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý mua hàng.
Tiêu chí 5: Quản lý, phát triển nguồn nhân lực
Quá trình
5.1. Gắn ết của lực lượng lao động
5.1.a. Nâng cao chất lượng lực lượng lao động
[1] - Doanh nghiệp cho biết các yêu cầu, mong đợi cụ thể của từng nhóm, đối tượng lực lượng lao động (bao gồm cả đội ngũ lãnh đạo) trong bảng sau:
Bảng 2.5-1: Mong đợi của từng nhóm lực lượng lao động
Nhóm lực lượng lao động Yêu cầu và mong đợi của lực lượng lao động
Cán bộ quản lý cấp cao Mong muốn được trao quyền, được quyết định các vấn đề quan trọng
Cán bộ quản lý cấp trung
Mong muốn nhiều cơ hội phát triển trong doanh nghiệp, được bổ nhiệm lên vị trí cao hơn, được lãnh đạo ghi nhận và đánh giá cao trong công việc.
Chuyên viên, nhân viên
Người lao động mong muốn được làm việc trong một môi trường ngày càng chuyên nghiệp, được tham gia đào tạo nâng cao kiến thức, chuyên môn.
Công nhân sản xuất
Người lao động mong muốn chế độ lương, chế độ phúc lợi của Công ty ngày càng tăng nhằm nâng cao đời sống cho người lao động.
- Có sự khác biệt cơ bản về yêu cầu, mong đợi của từng nhóm lực lượng lao động trong doanh nghiệp không?
Có Không
Tùy theo vị trí, chức vụ mà người lao động có mong muốn khác nhau:
- Khối Công nhân sản xuất làm việc trong các Nhà máy luôn muốn Công ty quan tâm đến các chế độ lương thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động trong các dịp Lễ Tết, tham quan nghỉ mát. Đồng thời, họ mong muốn được cải tiến kỹ thuật, được làm việc trong một môi trường làm việc an toàn, thoáng mát.
- Chuyên viên, nhân viên được làm việc trong tòa nhà văn phòng hiện đại, sạch sẽ họ lại mong muốn môi trường làm việc ngày càng chuyên nghiệp hơn, được tham gia đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, có nhiều cơ hội để phát triển công việc.
- Có sự khác biệt cơ bản giữa yêu cầu, mong đợi giữa lực lượng lao động của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh không?
Có Không
- Có sự khác biệt cơ bản giữa yêu cầu, mong đợi giữa lực lượng lao động của doanh nghiệp với các doanh nghiệp cùng ngành hay các doanh nghiệp trên cùng địa bàn không?
[2] - Doanh nghiệp có xây dựng nền văn hóa của doanh nghiệp định hướng đến lực lượng lao động để tạo ra sự gắn kết của họ với doanh nghiệp và tạo ra mối quan hệ cởi mở với lực lượng lao động không?
Có Không
Nếu có, vui lòng mô tả hoặc cung cấp dẫn chứng: Lãnh đạo Công ty luôn quan tâm đến việc xây dựng nền văn hóa đặc trưng của Sơn Hà dựa trên các giá trị cốt lõi là: Trách nhiệm – Đổi mới – Đoàn kết – Tôn trọng – Liêm chính. Đó là nền tảng, những chuẩn mực đạo đức mà Sơn Hà luôn muốn CBNV phải tuân theo để cùng nhau xây dựng Sứ mệnh của Sơn Hà là: Mang lại sự hài lòng cho khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng tốt, giá cả phù hợp trên cơ sở phát triển bền vững, có trách nhiệm với cộng đồng xã hội và môi trường.
- Nền văn hóa của DN có tác động như thế nào đối với lực lượng lao động? Ý thức, trách nhiệm hoàn thành công việc
Gắn bó với doanh nghiệp Hỗ trợ lẫn nhau
Đoàn kết
Làm việc vì lợi ích của tập thể Tôn trọng khách hàng
Có trách nhiệm với cộng đồng và xã hội Tuân thủ pháp luật
Phát huy sáng kiến, cải tiến
Ý thức học tập nâng cao trình độ, tay nghề
Nêu một vài ví dụ cụ thể: Mỗi cá nhân luôn có ý thức trách nhiệm trong việc hoàn thành kế hoạch năm và sự phát triển bền vững của Công ty. Không viện lý do khi không hoàn thành công việc, không đổ lỗi cho người khác, dũng cảm nhận trách nhiệm về mình. Tập trung vào công việc chuyên môn tạo ra hiệu quả vượt trội để nâng cao giá trị của bản thân.
Đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau:
Luôn ý thức làm việc theo nhóm, thật tâm hỗ trợ thương yêu giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Không ganh tỵ. Không nói xấu đồng nghiệp. Không gây mất đoàn kết nội bộ.
Tuân thủ pháp luật:
Sơn Hà trong những năm qua luôn là đơn vị đảm bảo việc chấp hành pháp luật, các quy định chủ trương của Nhà nước đối với Doanh nghiệp. Cụ thể:
- Luôn đảm bảo việc thực hiện tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động công ty đúng quy định.
- Đảm bảo việc thanh toán, nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động hàng tháng, đúng quy định của BHXH đưa ra
- Bên cạnh đó Sơn Hà luôn chấp hành việc thực hiện nghĩa vụ Thuế với Nhà nước.
[3] - DN có xây dựng và thực hiện các chính sách tiền lương, đãi ngộ, khen thưởng, công nhận sự đóng góp và khích lệ đối với lực lượng lao động?
Có Không
Các hình thức khen thưởng tại Sơn Hà bao gồm:
- Thưởng hiệu quả kinh doanh: Là khoản thưởng căn cứ theo tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch hàng tháng của Công ty để chi thưởng.
- Thưởng theo các chương trình thi đua: Là khoản thưởng cho các cá nhân, tập thể đạt được các danh hiệu trong chương trình thi đua do Công ty phát động
- Thưởng vào các dịp Lễ, Tết: Làkhoản thưởng vào các ngày Lễ, Tết để động viên tinh thần làm việc của CBNV. Những ngày Lễ, Tết được thưởng như sau: Ngày 01 tháng 01 (Tết dương lịch); Ngày 30 tháng 04 và ngày 01 tháng 05; Ngày 02 tháng 09 (ngày Quốc khánh).
- Thưởng thâm niên: Là khoản thưởng khuyến khích CBNV gắn bó làm việc lâu dài với Công ty. - Thưởng tháng lương 13: Là khoảnthưởng cho các CBNV vào dịp Tết Âm lịch hàng năm - Thưởng cho các nhân và tập thể cuối năm: Là khoản thưởng biểu dương thành tích của các cá nhân, tập thể được vinh danh trong dịp Lễ tổng kết.
- Thưởng sáng kiến: Là khoản thưởng cho các cá nhân, tập thể có những sáng kiến áp dụng vào thực tế mang lại lợi ích thiết thực, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc trong Công ty.
- Thưởng đột xuất: Là khoản thưởng cho các cá nhân, tập thể lập được thành tích đột xuất trong hoạt động sản xuất kinh doanh cần biểu dương khen thưởng kịp thời.
Công ty đã đưa ra các mức khen thưởng phù hợp cho từng các nhân, tập thể đã giúp cho CBNV thấy rõ vai trò và trách nhiệm của mình đối với Công ty, quyết tâm thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Bên cạnh quy chế lương thưởng, Công ty còn có các chế độ phúc lợi khác dành cho CBNV như: nghỉ mát hàng năm, tổ chức khám chữa bệnh định kì, thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, tổ chức sinh nhật hàng tháng…
- Các chính sách nêu trên tác động đến người lao động như thế nào? Ý thức, trách nhiệm hoàn thành công việc
Gắn bó với doanh nghiệp Hỗ trợ lẫn nhau
Đoàn kết
Làm việc vì lợi ích của tập thể Tôn trọng khách hàng
Có trách nhiệm với cộng đồng và xã hội Tuân thủ pháp luật
Phát huy sáng kiến, cải tiến
Ý thức học tập nâng cao trình độ, tay nghề
Nêu một vài dẫn chứng cụ thể: Với việc thực hiện, triển khai các chính sách Công ty, Sơn Hà tạo nền tảng, sự kết nối, là cơ sở động lực để tạo sự gắn bó của Người lao động với Công ty. Cụ thể:
Năm 2018, Sơn Hà tổ chức chương trình kỷ niêm 20 năm, đây cũng là chương trình nhằm tri ân tới những đóng góp của tập thể Người lao động đã có những cống hiến, đóng góp cho sự phát triển của Sơn Hà từ thời điểm thành lập đến nay. Theo đó Sơn Hà tri ân tới những CBNV có đóng góp, gắn bó làm việc với Sơn Hà trong suốt 20 năm hình thành và phát triển.
- Các chính sách nêu trên góp phần như thế nào vào kết quả và thành công của doanh nghiệp?
Quyết định Rất quan trọng Quan trọng
Nêu một vài dẫn chứng cụ thể: Nhờ có chính sách lương thưởng tốt giúp nâng cao chất lượng công việc, tăng năng xuất lao động góp phần đạt được các mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty đặt ra.
5.1.b. Phát triển lực lượng lao động và đội ngũ lãnh đạo
[1] - Các chính sách phát triển lực lượng lao động và đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp đề cập đến các nội dung nào dưới đây?
Năng lực chính, việc hoàn thành kế hoạch, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đã đề ra.