1.4.2.1 Nhận diện và Phân loại chi phí sản xuất
Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu .( Theo chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung)
Trên góc độ của kế toán tài chính, chi phí được nhìn nhận như những khoản phí tổn đã phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên góc độ của kế toán quản trị, với mục đích cung cấp thông tin thích hợp về chi phí phục vụ kịp thời cho việc ra quyết định thì doanh nghiệp không chỉ nhìn nhận chi phí như kế toán tài chính, mà chi phí còn được nhận thức theo cả khía cạnh nhận diện thông tin phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Vì vậy, chi phí có thể là phí tổn thực
tế đã chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng có thể là chi phí ước tính khi thực hiện dự án hay giá trị mất đi khi lựa chọn phương án, hoạt động này mà bỏ qua phương án, hoạt động khác. Chi phí sản xuất có các đặc điểm như sau:
+ Những phí tổn về các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, kinh doanh gắn liền với mục đích kinh doanh.
+ Lượng chi phí phụ thuộc vào khối lượng các yếu tố sản xuất đã tiêu hao trong kỳ và giá của một đơn vị yếu tố sản xuất đã hao phí.
+ Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được đo lường bằng thước đo tiền tệ và được xác định trong một khoảng thời gian xác định.
* Phân loại chi phí sản xuất
Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại chi phí khác nhau tùy thuộc từng cách phân loại chi phí, mỗi cách phân loại đều cung cấp những thông tin dưới những góc độ khác nhau để nhà quản trị đưa ra được các quyết định. Vì vậy để kiểm soát được chi phí sản xuất hiệu quả thì trong kế toán quản trị cần phải phân loại các chi phí khác nhau.
(1) Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí
Cách phân loại này căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí để tập hợp, sắp xếp những chi phí có cùng tính chất, nội dung vào một yếu tố chi phí mà không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu, nơi nào chịu chi phí. Theo cách này, chi phí của doanh nghiệp được chia thành các yếu tố:
- Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu: gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).
- Yếu tố chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của người lao động.
- Yếu tố khấu hao tài sản cố định: gồm khấu hao của tất cả tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Yếu tố dịch vụ mua ngoài: gồm giá dịch vụ mua ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí điện nước, bảo hiểm tài
sản, thuê nhà, đất canh tác, phương tiện...
- Yếu tố chi phí khác bằng tiền: gồm tất cả các chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh ở các yếu tố khác dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
(2) Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí
Căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân theo 5 khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phải trả trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
- Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí sản xuất liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất, chi phí sản xuất chung bao gồm các yếu tố chi phí sản xuất sau.
+ Chi phí nhân viên phân xưởng bao gồm chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.
+ Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.
+ Chi phí dụng cụ: bao gồm về chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao của TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất quản lý sử dụng.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động phục vụ và quản lý sản xuất của phân xưởng và đội sản xuất.
+ Chi phí khác bằng tiền: là các khoản trực tiếp bằng tiền dùng cho việc phục vụ và quản lý và sản xuất ở phân xưởng sản xuất.
- Chi phí bán hàng: là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ loại chi phí này có: chi phí quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng và chi phí
khác gắn liền đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên quản lý chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng chung toàn bộ doanh nghiệp, các loại thuế, phí có tính chất chi phí, chi phí tiếp khách, hội nghị.
(3) Phân loại theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính
+ Chi phí sản phẩm: Là những khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hoặc quá trình mua hàng hóa để bán.
Trong doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh thì chi phí sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất là chi phí ở khâu sản xuất tính cho sản phẩm đã hoàn thành và sản phẩm chưa hoàn thành trong sản xuất và khi sản phẩm đã được bán thì chi phí sản phẩm trở thành giá vốn hàng bán. Hay nói cách khác chi phí sản xuất là chi phí sản phẩm.
Còn trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì chi phí sản phẩm là giá vốn mua vào hoặc bán ra đã bao gồm giá của hàng hóa và các chi phí liên quan.
+ Chi phí thời kỳ: Là các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh trong kỳ không tạo nên giá trị của hàng tồn kho – tài sản mà trưc tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận trong kỳ. Chi phí này bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác.
(4) Theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng kế toán chi phí
+ Chi phí trực tiếp: Là những chi phí liên quan trực tiếp đến từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí và được quy nạp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. Chính vì vậy nếu loại chi phí này chiếm đa số trong tổng chi phí sẽ thuận lợi cho việc kiểm soát chi phí và xác định được nguyên nhân tạo ra chi phí.
+ Chi phí gián tiếp: Là những chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán tập hợp khác nhau. Chính vì vậy phải tập hợp chi phí theo từng nơi phát sinh và sau đó phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức thích hợp.
Cách phân loại này có ý nghĩa về mặt kỹ thuật, quy nạp chi phí vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Thông qua đó kế toán có thể tư vấn các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra và thực hiện một cơ cấu tổ chức sản xuất, kinh doanh hợp lý nhằm mục đích có thể quy nạp trực tiếp các khoản chi phí cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Từ đó giúp cho việc kiểm soát chi phí được thuận lợi hơn.
(5) Theo mối quan hệ của chi phí với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
+ Chi phí cơ bản: Là các chi phí có liên quan trực tiếp đến quy trình công nghệ sản xuất, chế tạo sản phẩm như: CPNVLTT, CPNCTT, chi phí công cụ, dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trực tiếp vào sản xuất sản phẩm...
+ Chi phí chung: Là chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý phân xưởng có tính chất chung như: chi phí quản lý ở các phân xưởng sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cách phân loại chi phí này có thể giúp các nhà quản trị đưa ra các phương án tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm bằng cách quản lý và sử dụng chi phí theo định mức tiêu hao, cải tiến quy trình công nghệ đối với các chi phí cơ bản, đồng thời hạn chế hoặc loại trừ những khoản chi phí chung không cần thiết, tăng cường công tác quản lý theo dự toán.
(6) Theo mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động:
- Biến phí (chi phí biến đổi, chi phí khả biến): Là những chi phí có sự thay đổi về tổng số khi có thay đổi mức độ hoạt động của doanh nghiệp,
Mức độ hoạt động của đơn vị có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy chạy, doanh thu bán hàng thực hiện,...Loại chi phí này có đặc điểm nếu xét theo tổng số thì biến phí thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động nhưng khi xét trên một đơn vị khối lượng hoạt động thì biến phí có thể là một hằng số.
Với cách phân loại chi phí này, để tiết kiệm và kiểm soát tốt chi phí, doanh nghiệp cần:
+ Lựa chọn mức độ hoạt động phù hợp
+ Xây dựng hoàn thiện định mức biến phí ở từng cấp bậc tương ứng.
- Định phí (chi phí cố định, chi phí bất biến): Là những chi phí mà về tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động của đơn vị. Loại chi phi này có đặc điểm, nếu xét theo tổng số thì định phí là không đổi, ngược lại, xét theo trên một đơn vị khối lượng hoạt động thì định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy đối với loại chi phí này thì doanh nghiệp có hoạt động hay không thì luôn tồn tại định phí và ngược lại, khi doanh nghiệp tăng cường mức độ hoạt động thì
định phí sẽ giảm dần.
- Chi phí hỗn hợp: Là những khoản chi phí mà trong đó bao gồm cả biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của chi phí, qua mức độ đó lại thể hiện đặc điểm của biến phí.
(7) Theo thẩm quyền ra quyết định:
- Chi phí kiểm soát được: Là những chi phí mà các nhà quản trị ở một cấp quản lý nào đó xác định được lượng phát sinh của nó và có thẩm quyền quyết định đối về sự phát sinh chi phí đó.
- Chi phí không kiểm soát được: là những chi phí mà nhà quản trị ở một cấp quản lý nào đó không thể dự đoán được chính xác sự phát sinh của nó và không có thẩm quyền quyết định đối với các khoản chi phí đó.
Thông qua cách phân loại này giúp cho các nhà quản trị ở từng cấp hoạch định được dự toán chi phí đúng đắn hơn, hạn chế sự bị động về việc huy động nguồn lực để đảm bảo cho các khoản chi phí. Đồng thời giúp cho các nhà quản trị cấp cao đưa ra phương hướng để tăng cường chi phí kiểm soát được cho từng cấp như mở rộng, phát triển các quy trình sản xuất kinh doanh có tỷ lệ định phí cao hơn, phân cấp quản lý chi tiết rõ ràng hơn về những chi phí gián tiếp phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh.
Nhận diện các loại chi phí được sử dụng trong việc lựa chọn các phương án: - Chi phí thích hợp: Là chi phí có thể áp dụng cho một quyết định có mối liên hệ với phương án được chọn của nhà quản trị. Một trong những chi phí thích hợp cần xem xét khi lựa chọn các phương án là chi phí cơ hội. Chi phí cơ hội là chi phí bị mất đi do lựa chọn phương án này thay vì lựa chọn phương án khác. Ngoài ra chi phí chênh lệch cũng thích hợp trong việc lựa chọn các phương án.
- Chi phí không thích hợp: Là loại chi phí có thể bỏ quan khi xem xét lựa chọn phương án. Một trong những chi phí không thích hợp quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phương án là chi phí chìm. Chi phí chìm là loại chi phí mà doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu bất kể đã lựa chọn phương án nào. Do chi phí chìm tồn tại ở mọi phương án trên nên không có tính chênh lệch và không phải xét đến khi so sánh lựa chọn phương án tối ưu. Chi phí không chênh lệch cũng là loại chi phí không thích hợp.