- Dự toán là công cụ để lập kế hoạch và kiểm tra được sử dụng rất rộng rãi trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dự toán chi phí sản xuất chiếm một phần công việc không nhỏ trong kế toán quản trị chi phí. Để có thể sử dụng chi phí sản xuất một cách có hiệu quả, doanh nghiệp cần lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lý do lập dự toán: Thực hiện phân loại chi phí ở Công ty theo chức năng hoạt động đã đáp ứng được việc tập hợp chi phí để tính giá thành, đồng thời giúp cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo tài chính.
- Mục đích của lập dự toán là cụ thể hóa mục tiêu của các nhà quản trị thiết lập các kế hoạch ngắn hạn, dự báo thu nhập từ một kế hoạch định trước, thiết lập kế hoạch đầu tư, triển khai một dự án sản xuất, lập kế hoạch mua, dự báo việc tuyển dụng nhân sự, kế hoạch đào tạo, lập dự toán sản xuất, lập dự toán tài chính, lập dự toán tổng thể.
Do đó, dự toán chi phí có vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo dự toán có tính khả thi cao khi xây dựng dự toán cần dựa vào những cơ sở sau:
- Dựa vào kết quả hoạt động của kỳ trước
- Dựa trên những điều kiện thực tế của doanh nghiệp như: quy mô hoạt động, nguồn lực lao động, chất lượng lao động.
- Dựa trên điều kiện dự kiến trong tương lai như: xu hướng biến động giá cả trên thị trường, các chính sách kinh tế sắp ban hành, kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp...
- Dựa trên hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn. Đây là cơ sở quan trọng nhất khi xây dựng dự toán. Định mức chi phí phải được xây dựng một cách khoa học phù hợp với thực tế. Khi xây dựng định mức chi phí phải tính đến những biến động của thị trường như: giá cả, lạm phát, tình hình lao động, máy móc thiết bị của doanh nghiệp,...
Dựa vào trình độ chuyên môn của các chuyên gia xây dựng dự toán. Các ngành nghề khác nhau đòi hỏi các chuyên gia xây dựng dự toán phải có trình độ am hiểu về kinh tế, kỹ thuật và những nhân tố tác động riêng.
Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (phụ lục 1.3)
1.4.3.1. Xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất
Việc lập dự toán chi phí sản xuất phải căn cứ vào định mức chi phí. Xây dựng định mức chi phí phải theo nguyên tắc chung là tìm hiểu xem xét một cách khách quan nghiêm túc toàn bộ tình hình thực hiện chi phí sản xuất đối với mỗi đơn
vị sản phẩm về mặt hiện vật của kỳ trước, đánh giá chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến năng suất và hiệu quả lao động của doanh nghiệp.
Định mức chi phí thường chia thành hai loại: định mức lý tưởng và định mức thực tế.
- Định mức lý tưởng được xây dựng trong điều kiện SXKD hoàn hảo nhất về máy móc, thiết bị sản xuất, sự lành nghề của lao động và các điều kiện khác cũng hoàn hảo, không có sự gián đoạn trong thời gian sản xuất.
- Định mức thực tế là định mức được xây dựng chặt chẽ trên cơ sở phù hợp với điều kiện thực tế và có khả năng đạt được. Hệ thống định mức chi phí trong doanh nghiệp bao gồm:
+ Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để tính định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải tính được mức giá và định mức lượng của NVL. Định mức lượng NVL cho một đơn vị SP = Lượng NVL cần thiết sản xuất 1 đơn vị SP + Mức hao hụt cho phép Định mức giá một đơn vị nguyên vật liệu bằng giá mua cộng với chi phí thu mua. Định mức này do nhân viên kỹ thuật kết hợp với kế toán giá thành xác định.
Định mức chi phí nguyên vật liệu = Định mức lượng nguyên vật liệu x Định mức giá nguyên vật liệu
+ Định mức chi phí nhân công trực tiếp
Để tính được định mức chi phí nhân công trực tiếp cần tính được mức giá nhân công trực tiếp và định mức lượng nhân công trực tiếp tham gia sản xuất một đơn vị sản phẩm.
Định mức giá nhân công trực tiếp bao gồm cả lương cơ bản, phụ cấp theo lương và các khoản ngoài lương mà công nhân được hưởng.
Định mức chi phí lao động trực tiếp = Định mức lượng lao động trực tiếp x Định mức giá lao động trực tiếp + Định mức chi phí sản xuất chung
Định mức chi phí sản xuất chung xác định trên định mức biến phí và định mức định phí sản xuất chung.
Định mức biến phí sản xuất chung: được xây dựng theo định mức giá và định mức lượng thời gian cho phép. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn vị giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức thời gian phản ánh số giờ hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm.
Định mức biến phí sản xuất chung = Định mức giá biến phí sản xuất chung x Định mức lượng thời gian lao động
trực tiếp Định mức định phí sản xuất chung: Loại định mức này cũng được xây dựng tương tự như định mức biến phí sản xuất chung
Định mức định phí sản xuất chung =
Định mức giá định phí sản xuất chung x
Định mức lượng thời gian lao động trực tiếp
1.4.3.2. Lập dự toán chi phí sản xuất
Lập dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất
Xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dự liến và mức dự trữ hàng tồn kho theo công thức.
Số lượng cần sản xuất =
Nhu cầu tiêu thụ kế hoạch +
Nhu cầu tồn kho cuối kỳ -
Sản phẩm tồn kho đầu kỳ Doanh nghiệp cần lập kế hoạch lượng sản phẩm tồn kho để chủ động và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết. Mặt khác cũng tránh tình trạng thiếu sản phẩm dẫn đến nhu cầu sản phẩm cần sản xuất có thể vượt quá năng lực sản xuất của DN.
Lập dự toán chi phí sản xuất
Quá trình xây dựng các dự toán chi phí sản xuất bao hàm tất cả các chức năng và các cấp quản lý, nó gắn liền với quạn trị sản xuất kinh doanh của cơ sở, tạo điều kiện trong việc phát huy tính chủ động sáng tạo của đơn vị cơ sở và tính khả thi của dự toán đã lập, mặt khác tăng cường sự kiểm tra, kiểm soát của đơn vị cấp trên. Căn cứ hệ thống định mức các chi phí sản xuất kinh doanh, DN tiến hành lập các dự toán chi phí sản xuất gồm:
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán CPNVLTT được lập trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định nhu cầu về nguyên vật liệu đảm bảo cho sản
xuất.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức BM = Q x M x PM
Trong đó:
BM: Chi phí nguyên vật liệu dự toán Q: Số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch
M: Định mức lượng nguyên vật liệu / Sản phẩm PM: Đơn giá nguyên vật liệu
Định mức lượng nguyên vật liệu cần sử dụng được xác định trên cơ sở mối quan hệ đầu ra – đầu vào. Mối quan hệ này thường do bộ phận thiết kế kỹ thuật xác định, hoặc căn cứ vào mức hao phí nguyên vật liệu trực tiếp tính đến trung bình cho một đơn bị sản phẩm của những kỳ trước mà quá trình sản xuất đạt mức hiệu năng bình thường.
Đơn giá nguyên vật liệu không chỉ là giá mua trên hóa đơn mà còn bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua. Mức giá nguyên vật liệu do bộ phận mua hàng xác định. Bộ phận mua hàng cần lựa chọn những nhà cung cấp nguyên vật liệu có chất lượng cao với mức giá hợp lý nhất. Các nhà quản lý cần đưa ra mức giá dự kiến hợp lý trên cơ cở phân tích quá khứ cũng như xem xét xu hướng biến động giá đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp sử dụng.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán CPNCTT xác định tổng thời gian lao động trực tiếp cần thiết và các chi phí nhân công liên quan đến mức sản xuất dự kiến. Chi phí nhân công trực tiếp dự toán được xác định theo công thức.
BL = Q x L x PL Trong đó:
BL: Chi phí nhân công trực tiếp dự toán Q: Số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch L: Định mức thời gian lao động/ sản phẩm PL: Đơn giá tiền lương/ giờ lao động
kỹ thuận giữa lao động và sản phẩm đầu ra, tức là định phí thời gian lao động/ sản phẩm. Đối với đơn giá tiền lương, mặc dù đơn giá tiền lương có thể được xác định bởi quyết định của nhà quản lý hoặc hợp đồng lao đông nhưng việc xác định mức đơn giá tiền lương tiêu chuẩn cho một sản phẩm để lập dự toán có thể gặp khó khăn bởi vì có thể có những người làm cùng một công việc trong kỳ nhưng lại được hưởng các mức lương khác nhau (do trình độ lao động hay do thỏa thuận). Để xác định đơn giá tiền lương tiêu chuẩn, có thể tính bình quân mức lương trả cho tất cả các nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm.
- Dự toán chi phí sản xuất chung
Mục đích của dự toán chi phí sản xuất chung là chỉ ra mức độ dự kiến của tất cả các chi phí sản xuất gián tiếp. Khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, không sẵn có một mối quan hệ đầu ra – đầu vào cho khoản chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên chi phí sản xuất chung bao gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Vậy dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán định phí sản xuất chung và dự toán biến phí sản xuất chung. Việc chia nhỏ các khoản mục chi phí và sử dụng các số liệu thống kê trong quá khứ sẽ giúp chúng ta xác định chi phí sản xuất chung sẽ biến động như thế nào theo mức độ hoạt động của DN bằng việc áp dụng các phương pháp ước tính chi phí.
Dự toán chi phí sản xuất chung = Dự toán biến phí sản xuất chung + Dự toán định phí sản xuất chung - Dự toán giá thành sản phẩm sản xuất
Dự toán giá thành sản xuất giúp cho doanh nghiệp định hướng được giá thành kế hoạch sản phẩm từ đó theo dõi kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất. Để lập giá thành kế hoạch cần căn cứ vào dự toán các khoản mục chi phí và dự toán khối lượng sản phẩm sản xuất.
Giá thành kế hoạch = CPNVLTT theo kế hoạch + CPNCTT theo kế hoạch + CPSXC theo kế hoạch Khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch