cho kế toán quản trị tại Công ty TNHH MTV Xi Măng Vicem Hải Phòng
3.3.3.1 Thực hiện hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu tại Công ty TNHH MTV Xi Măng Vicem Hải Phòng
Theo chế độ kế toán hiện hành ở nước ta, hệ thống chứng từ gồm có: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Kế toán phải lập chứng từ cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành để làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Thực hiện vận dụng hệ thống chứng từ cần phải lưu ý tới các vấn đề sau: - Cần xác định rõ: chứng từ nào dùng cho KTTC, chứng từ nào vừa sử dụng cho KTTC vừa sử dụng cho KTQT, chứng từ nào chỉ dùng cho KTQT.
- Về cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế nào đòi hỏi phản ánh chi tiết, cụ thể thì ngoài việc được sử dụng để ghi chép KTTC, còn được sử dụng để ghi chép KTQT.
- Thông thường, các chứng từ chỉ liên quan đến KTQT là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh, và chúng không được quy định trong hệ thống chứng từ ban đầu mà thường là chứng từ tự lập. Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ kế toán và cũng là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán nên bắt buộc cũng phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán, đặc biệt là phải ghi rõ căn cứ và phương pháp tính toán xác định các chỉ tiêu số lượng phản ánh trong chứng từ.
3.3.3.2. Thực hiện vận dụng tài khoản kế toán.
Như chúng ta biết, tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hoá được thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu. Chỉ tiêu kinh tế , tài chính mà kế toán sử dụng để hệ
21
thống hoá thông tin bao gồm các hỉ tiêu tổng hợp và các chỉ tiêu chi tiết nhằm cụ thể hoá các chỉ tiêu tổng hợp.
Cũng như các doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nói chung, khi thực hiện công tác KTQT, để có thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế , tài chính nội bộ cũng nho cho nhà quản trị, thì ở mỗi đơn vị cần phải xây dựng danh mục các tài khoản KTQT (cụ thể là các tài khoản kế toán chi tiết cấp II, cấp III, cấp IV….) để hệ thống hoá thông tin.
Cho đến nay, công ty đã có sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết nhưng mới dừng lại ở góc độ nhằm phục vụ cho KTTC, chưa có sự phân định rõ ràng, riêng rẽ cho hệ thống KTQT để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, thực hiện vận dụng tài khoản KTQT trong mô hình công tác KTQT ở công ty là vấn đề rất quan trọng cần phải xem xét tới. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu để xây dựng hệ thống tài khoản KTQT, cơ bản theo nguyên tắc sau:
* Trước hết, cần xác định số lượng khoản chi tiết theo từng cấp độ phù hợp với phần hành kế toán cụ thể. Lưu ý rằng, khả năng mở tài khoản chi tiết trong hạch toán kế toán là vụ hạn, song phải xem xét lợi ích thu được và chi phí hạch toán bá ra để giới hạn phạm vi mở tài khoản kế toán chi tiết. Muốn vậy, doanh nghiệp phải tính toán, xác định số lượng tài khoản chi tiết cho từng phần hành kế toán, sau đó tổng hợp lại thành một con số chính xác, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình.
* Tuỳ thuộc vào trình độ quản lý đặt ra những yêu cầu về thông tin kế toán phục vụ quản trị doanh nghiệp như: thông tin cụ thể về tình hình thực hiện các dự toán (kế hoạch) chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể; thông tin về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh, của từng ngành hàng, nhóm hàng và mặt hàng kinh doanh chủ yếu….
* Phải sử dụng ký, mã hiệu rõ ràng theo từng cấp độ về nguyên tắc, theo quy định chung của chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, cấp tài khoản cấp I và một số tài khoản cấp II đã được ký, mã hiệu thống nhất cho từng lĩnh vực. Không nằm ngoài quy tắc đó, công ty không được tự tiện mở thêm các tài khoản kế toán cấp I
22
nếu chưa có sự chấp nhận của Bộ tài chính. Vì vậy, việc sử dụng ký, mã hiệu theo từng cấp độ ở đây chỉ có thể được tiến hành từ tài khoản cấp 3 trở đi và dựa vào phương thức quy ước số thứ tự như tài khoản cấp I (ví dự như quy ước số thức tự thứ nhất phản ánh loại tài khoản, số thứ tự thứ hai phản ánh nhóm tài khoản…., số thứ tự thứ tư phản ánh tài khoản cấp 2….)
Trong công ty, việc mở tài khoản cấp II, cấp IV… dành cho KTQT cần phải lựa chọn ký, mã hiệu rõ ràng, cụ thể như:
- Số thứ tự thứ 5: Thể hiện tài khoản cấp 3 - Số thứ tự thứ 6: Thể hiện tài khoản cấp 4…
+ Xây dựng tài khoản cấp 3 phản ánh theo nhóm hàng: TK 64181 - Chi phí bằng tiền cho mặt hàng xi măng rời
TK 64182 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng xi măng pc30 + Xây dựng tài khoản cấp 4 phản ánh theo địa điểm phát sinh chi phí:
TK 641811 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng xi măng rời nhà máy NB. TK 641812 - Chi phí bằng tiền khác cho mặt hàng xi măng rời mua kinh doanh.
* Hướng dẫn ghi chép cụ thể theo từng cấp độ TK đã được xác định.
Việc xác định và tiến hành mở các tài khoản chi tiết là cần thiết, nhưng việc ghi chép, phản ánh cụ thể trên từng tài khoản cũng rất quan trọng. Vì vậy, phải hướng dẫn ghi chép, phản ánh cụ thể theo từng cấp độ tài khoản và luôn đảm bảo rằng: số liệu được tổng hợp theo trật tự thời gian và theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế , tài chính tổng hợp phải phù hợp nhau, số liệu giữa ghi chép kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp và theo các chỉ tiêu chi tiết cũng phải phù hợp nhau, không được có sai số. Đặc biệt, phải cung cấp đầy đủ các yêu cầu thông tin cần thiết cho nhà quản trị doanh nghiệp.
Bảng 3.4 Phân chia tài khoản theo các cấp
Nội dung chỉ tiêu các tài khoản cấp 1
Nội dung phản ánh ở TK chi tiết
Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Cấp 5
-Chi phí NVL trực tiếp
-Chi phí NC trực tiếp Theo từng phân xưởng
Theo từng sản phẩm hàng hóa Theo từng nhóm NVL(chính,phô…) -Chi phí SXC -Chi phí bán hàng -Chi phí QLDN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo từng yếu tố chi phí Theo địa điểm phát sinh
chi phí Theo từng nhóm mặt hàng
Theo từng sản phẩm hàng hóa -Chi phí SXKD dở dang
-Giá thành sản xuất Theo từng phân xưởng
Theo từng sản phẩm hàng
hóa Theo khoản mục chi phí
Biến phí Định phí -Thành phẩm,hàng hóa Theo từng kho hàng quầy
Thực hiện sử dụng thông tin để ra quyết định điều chỉnh chi phí giá cả,khối lượng nhằm tối đa hóa lợi nhuận
Sơ đồ 3.3 Quy trình xử lý thông tin
Bước 1:Phân loại chi phí
Toàn bộ chi phí trong kì đối với từng mặt hàng không kể là chi phí sản xuất hay chi phí quản lý doanh nghiệp…đều được phân chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Sau khi phân loại chi phí biến đổi được tính cho từng đơn vị sản phẩm chi phí cố định để là tổng số
Bước 2 Phân tích các phương án
Để phân tích các phương án ta sử dụng phương trình phân tích lãi trên biến phí. Sau khi xác định được phần tăng giảm của Tổng lãi trên biến phí và phần giảm của Định phí sẽ xác định được kết quả lợi nhuận tăng, giảm của phương án xem xét.
Bước 3 Lựa chọn phương án và đề xuất ý kiến tư vấn
Sau khi xác định được kết quả của các phương án nhà quản trị dựa vào đó cân đối nguồn lực và lựa chọn phương án tối ưu.
Phân loại chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định
Sử dụng khái niệm lãi trên biến phí để phân tích các phương án với
mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận
Lựa chọn phương án đề xuất ý kiến tư vấn
24 124
Quyết định về điều chỉnh mặt hàng và tài sản nhằm tối đa hóa lợi nhuận
Những quyết định điều chỉnh mặt hàng là: -Quyết định nhận thêm đơn đặt hàng mới.
-Quyết định cắt bá hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận mặt hàng. -Mở thêm mặt hàng kinh doanh.
-Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài.
-Quyết định nên bán ngay thành phẩm hay tiếp tục sản xuất.
Các quyết định khác
-Quyết định thúc đẩy. -Quyết định đặt giá bán.