- Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân và lãnh đạo cao nhất của chi nhánh có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh và chịu trách nhiệm sau cùng về các hoạt động của chi nhánh; xây dựng mức phát triển kinh tế kĩ thuật tiêu chuẩn và đánh giá tiền lương phù hợp với quy định của Nhà nước; đề nghị bổ miễn nhiệm, khen thưởng công nhân viên của chi nhánh.
- Trợ lý Giám đốc: Là người hỗ trợ cho Giám đốc (GĐ) về tất cả các công việc, có nhiệm vụ điều động hoạt động làm việc của chi nhánh thay cho GĐ, hỗ trợ về công tác đối ngoại, gặp gỡ khách hàng; là người chuyên ghi chép những hoạt động của chi nhánh, nắm được các công việc của GĐ làm trong ngày. Cùng GĐ đi gặp khách hàng hoặc thay mặt gặp khách hàng khi GĐ có việc.
- Phòng kinh doanh:
• • Quản lý bán hàng (Sale Manager):
• Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch về lộ trình, thời gian làm việc cụ thể cho nhân viên; quản lý những nguồn thông tin từ các bộ phận và lập báo cáo mỗi ngày cho GĐ.
• Quản lý và giải quyết những vấn đề cho KH, nhân viên Sale, PG; lập lệnh sản xuất, xuất kho cho nhà máy và kho lưu trữ; lên kế hoạch sản xuất cho tháng tiêu thụ tiếp theo và gửi trực tiếp đến nhà máy sản xuất; thực hiện chính sách khen thưởng cho nhân viên Sale, PG, đào tạo nhân viên Sale và tiếp thị.
• Trợ lý quản lý (Sale Admin): Thay mặt Sale Manager truyền đạt thời gian, địa điểm làm việc cho nhân viên Sale, PG; trực tiếp tiếp nhận những thông tin từ các bộ phận và báo cáo lại cho Sale Manager; cùng Sale Manager xây dựng và phát triển kế hoạch kinh doanh; lưu trữ thông tin hằng ngày vào dĩa CD và bằng văn bản. Nhiệm vụ kế toán bán hàng hằng ngày và báo cáo trực tiếp với Sale Manager.
• Nhân viên bán hàng: Nhận thông tin về tuyến đường hoạt động từ Sale Admin; sắp đặt và lên kế hoạch liên lạc với KH; quản lý và chăm sóc tốt những KH trong khu vực của mình; khảo sát thị trường, tìm nguồn KH mới; lập bảng báo cáo chi tiết về quá trình hoạt động trong ngày, số lượng những hàng mẫu, quà tặng hỗ trợ tặng KH, hoàn thành chỉ tiêu do chi nhánh đặt ra.
• Nhân viên PG (Promotion girls): Giới thiệu và quảng cáo thương hiệu đến KH; chăm sóc sản phẩm, giải đáp những thông tin liên quan đến KH; giúp đỡ nhà hàng khi có yêu cầu.
• Nhân viên quản lý kho: Sắp xếp hợp lý diện tích dự trữ hàng nhằm không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; lập kế hoạch giao hàng cụ thể (thời gian, bao nhiêu đợt) cho từng ngày dựa vào lệnh xuất kho; quản lý những chứng từ, văn bản liên quan đến việc xuất, nhập hàng hoá; báo cáo hàng tuần về số lượng hàng tồn của từng sản phẩm; bảo quản và duy trì chất lượng kho hàng.
• Nhân viên giao hàng: Thực hiện đúng kế hoạch giao hàng do quản lý kho đề ra; đảm bảo an toàn chất lượng sản phẩm đến KH. Khi đến địa điểm giao hàng, kết
• hợp với nhân viên bảo vệ để đưa hàng vào kho. Lưu lại những giấy
tờ có liên quan
hoặc những phản ánh của KH đến Sale Manager.
- Phòng Marketing: Nghiên cứu phân tích nhu cầu thị trường, dự đoán tiềm năng, triển vọng của thị trường, thực hiện vai trò cầu nối trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng trong việc định dạng và dự đoán nhu cầu xã hội; hoàn thiện và nâng cao hệ thống phân phối sản phẩm; xây dựng và hoàn thiện chiến lược theo kế hoạch; đưa ra các mẫu quảng cáo, Marketing cho sản phẩm.
• Nhân viên Marketing: Nghiên cứu thị trường (KH, đối thủ cạnh tranh) để xây dựng một chiến lược kinh doanh có hiệu quả; đề xuất những chương trình khuyến mãi, chiến lược Marketing cho kế hoạch kinh doanh; quản lý và đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch kinh doanh; kết hợp với bộ phận phát triển sản phẩm để có những kế hoạch sản xuất những quà tặng, sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường.
• Nhân viên phát triển sản phẩm: Trực tiếp chịu trách nhiệm về phần thiết kế các mẫu bao bì sản phẩm và những quà tặng khuyến mãi; liên lạc với các đơn vị sản xuất, trao đổi về các điều khoản theo yêu cầu của kế hoạch kinh doanh; lưu trữ và cung cấp bản sao cho Sale Manager; quản lý chất lượng đầu vào của các sản phẩm (thiết kế, chất lượng, giá thành hợp lý); nghiên cứu thị trường để có những sự thay đổi trước sự thay đổi về nhu cầu của thị trường.
- Phòng kế toán: Lập ra kế hoạch tài chính cho kế hoạch kinh doanh, quản lý nguồn ngân sách và điều tiết những chi phí hợp lý để kế hoạch kinh doanh vận hành tốt; báo cáo cho GĐ khi có những khoản chi phí phát sinh không mong muốn xuất hiện để có những phương án giải quyết nhanh vấn đề; lưu trữ những hóa đơn thanh toán của KH, quản lý sự di chuyển của đồng tiền nhằm đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch, đảm bảo mọi thu, chi của dòng tiền đều hợp lí; báo cáo chi tiết những thu, chi mỗi tuần cho GĐ.
- Phòng nhân sự: Lên kế hoạch tuyển dụng khi được yêu cầu và đào tạo nhân viên mới; quản lý những thông tin của mỗi nhân viên (thưởng, phạt, mức lương); soạn thảo hợp đồng, văn bản theo những điều khoản yêu cầu trong Luật Lao Động; giải quyết những vấn đề về nhân sự; giám sát sự làm việc của nhân viên và chấm công hàng tháng cho mỗi nhân viên.
- Phòng kỹ thuật: Chuyên nghiên cứu phần mềm và trang web của công ty; sửa chữa máy móc thiết bị của chi nhánh khi có sự cố.
- Phòng quản lý chất lượng: Lưu trữ những phản hồi của KH về chất lượng sản phẩm; giải đáp những thắc mắc về chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm khi có yêu cầu.