2.1.5.1 Thuận lợi
Được sự quan tâm hỗ trợ của Ban lãnh đạo Ngân hàng và các Phòng ban Hội sở của VPBank, cũng như sự hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi của các cấp chính quyền thành phố. Sự tâm huyết một lòng của tất cả CB - NV luôn hướng đến cam kết sẽ làm hài lòng các khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam. Đội ngũ CB - NV trẻ, năng động, nhiệt huyết, có trình độ chuyên môn, thái độ phục vụ tận tam, chuyên nghiệp đã đáp ứng yêu cầu của khách hàng, góp phần thắng lợi không nhỏ trong môi trường cạnh tranh hiện naỵ Hình ảnh thương hiệu VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam đã được nhiều người quan tâm và dần dần là thương hiệu mạnh trên địa bàn, đảm bảo sự tăng trưởng, phát triển ổn định và bền vững.
2.1.5.2 Khó khăn
Hiện nay, trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đang có rất nhiều điểm giao dịch của các ngân hàng lớn mạnh khác nên thị phần bị chia nhỏ và cạnh tranh ngày càng khốc kiệt. Thêm vào đó là chính sách tiền tệ quá nhanh, liên tục và khó dự đoán được trước nên VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam luôn bị động trong thực hiện kế hoạch.
2.1.6 Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm
Bảng 1.3: Chỉ tiêu kế hoạch của Phòng DV KH DN Miền Nam năm 2015
Đơn vị: triệu đồng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 0
2.2 Thực trạng công tác thanh toán quốc tế bằng tín dụng chứng từ nhập khẩu tạiVPBank - Phòng Dịch vụ Khách hàng Doanh nghiệp Miền Nam VPBank - Phòng Dịch vụ Khách hàng Doanh nghiệp Miền Nam
2.2.1 Quy trình thực hiện L/C nhập khẩu tại VPBank - Phòng Dịch vụ Kháchhàng Doanh nghiệp Miền Nam hàng Doanh nghiệp Miền Nam
2.2.1.1 Quy trình phát hành L/C nhập khẩu (FT1)
Bảng 1.4: Thông số tổng hợp của quy trình phát hành L/C nhập khẩu
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Khách hàng có nhu cầu phát hành
L/C nhập khẩu
Khách hàng hoàn thiện các hồ sơ theo quy định
Đầu ra Khách hàng được phát hành L/C vàhoàn thiện chuyển điện Hồ sơ, Chứng từ được lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ Khách hàng
* Đối với KH đã có tài khoản giao dịch với VPBank hồ sơ gồm: Giấy đề nghị phát hành Thư tín dụng - bản gốc (phụ lục 6).
Hợp đồng ngoại thương - bản saọ Phương án kinh doanh - bản saọ
Chứng từ bảo hiểm trong trường hợp Khách hàng nhập khẩu phải mua bảo hiểm. Hạn ngạch nhập khẩu so Bộ Công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành phát hành đối với mặt hàng nhập khẩu theo hạn ngạch - bản saọ
Các giấy uỷ quyền ký duyệt, phê duyệt nội bộ của công ty - bản gốc.
Bản thoả thuận về phương thức thanh toán L/C giữa đơn vị nhập uỷ thác và đơn vị uỷ thác có sự chấp thuận của VPBank - bản saọ
Các hồ sơ/giấy tờ cần cung cấp trong trường hợp Khách hàng có nhu cầu vay vốn/mua ngoại tệ của VPBank để thanh toán theo L/C.
NV - CSC thực hiện gửi trước hồ sơ qua đường truyền chứng từ Thanh toán hiện hành cho TT XLNV kiểm tra trước, TT XLNV có thể soạn L/C nháp cho Khách hàng nếu thấy hồ sơ hợp lệ.
* Đối với KH lần đầu tiên giao dịch với VPBank:
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 1
Ngoài các chứng từ yêu cầu như đối với KH đã mở tài khoản giao dịch tại VPBank, NV - CSC yêu cầu KH cung cấp hồ sơ pháp lý của KH, các hồ sơ khác để mở Tài khoản giao dịch cho KH theo quy định của VPBank.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, NV - CSC scan chứng từ chuyển đến cho TT XLNV kiểm tra và tư vấn nội dung đề nghị phát hành L/C.
Bước 2: Kiểm tra và tư vấn nội dung đề nghị phát hành L/C
TTV cần đối chiếu lần lượt các thông tin trên đơn đề nghị mở L/C và đặc biệt lưu ý một số thông tin sau:
- Số tiền và loại ngoại tệ mở L/C; - Thông tin về người thụ hưởng L/C; - Tên hàng hoá nhập khẩu;
- Thời hạn thanh toán của L/C; - Ngày hết hạn hiệu lực của L/C.
Sau khi hoàn tất, TTV gửi thông báo kết quả kiểm tra qua email cho TT CSC.
Bước 3: Scan gửi hồ sơ về TT QHKH
Sau khi nhận được kết quả từ TTV, NV - CSC gửi chuyển tiếp kết quả kiểm tra cho TT QHKH kiểm tra và phê duyệt phát hành L/C.
Bước 4: Thẩm định và lập tờ trình phát hành L/C
Kiểm tra điều kiện tín dụng và thẩm định. Trình duyệt bán ngoại tệ cho khách hàng.
Bước 5: Phê duyệt việc phát hành L/C
Căn cứ kết quả thẩm định KH và tờ trình của đơn vị, các Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng của VPBank xem xét, nếu đồng ý sẽ duyệt mở L/C cho KH trong phạm vi hạn mức cho phép.
Sau đó NV - QHKH chuyển tờ trình mở L/C đã được phê duyệt cho TT CSC tiếp tục xử lý.
Bước 6: Gửi hồ sơ, kiểm tra tài khoản và điền thông tin giao dịch, phân loại giao dịch
* Sau khi các cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ mở L/C cho KH, NV - CSC thực hiện:
Gửi hồ sơ lên đường truyền Workflow theo mã hồ sơ theo định dạng.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 2
Thông báo cho KH để hoàn tất các điều kiện tín dụng trước khi mở L/C theo phê duyệt của các Cấp có thẩm quyền phê duyệt tín dụng. Đồng thời yêu cầu KH nộp đủ tiền ký quỹ, phí mở L/C và các phí liên quan khác (nếu có).
Kiểm tra và mở cho KH 2 tài khoản sau (nếu KH chưa có Tài khoản tại VPBank): Tài khoản tiền gửi Thanh toán ngoại tệ, Tài khoản tiền gửi ký quỹ mở L/C.
Ký duyệt tại “Phần dành cho Ngân hàng” trên Giấy đề nghị phát hành Thư tín dụng - TT CSC xác nhận tính đầy đủ và hợp pháp.
* Sau khi hoàn tất các bước trên:
Đối với L/C ký quỹ 100% thì các thủ tục mở L/C không thông qua TT CPC: NV - CSC scan chứng từ chuyển tiếp cho TTXLNV - Thực hiện bước 9.
Đối với L/C vừa có ký quỹ, vừa có TSĐB khác hoặc trường hợp tăng hạn mức L/C thì chuyển qua cho TT CPC thực hiện bước 7, bước 8.
Bước 7: Hoàn tất các thủ tục liên quan tới TSĐB (nếu có)
NV - CSC và NV - CPC thực hiện các thủ tục liên quan tới TSĐB theo quy trình của VPBank.
Bước 8: Kiểm tra và xác nhận hạn mức phát hành L/C
Việc kiểm tra hạn mức phát hành L/C sẽ do TT CPC thực hiện và xác nhận. Nếu hồ sơ KH đáp ứng được đủ các điều kiện thì scan chuyển chứng từ gồm: Đề nghị phát hành L/C và Phiếu kiểm soát hồ sơ đã có chữ ký xác nhận đủ điều kiện phát hành L/C của TQD - CPC để gửi về TT XLNV.
Bước 9: Hoàn thiện giao dịch trên T24
TTV in hồ sơ giao dịch từ đường truyền chứng từ và thực hiện giao dịch. Sau khi hoàn thiện xong giao dịch, TTV chuyển hồ sơ cho cấp có thẩm quyền tại TT XLNV duyệt và lưu chứng từ nhận được.
Bước 10: Duyệt giao dịch trên T24
Cán bộ có thẩm quyền tại TT XLNV tiến hành kiểm tra giao dịch trên T24. Nếu đồng ý, duyệt giao dịch trên T24.
Gửi email thông báo cho TT CSC về việc giao dịch đã được hoàn thành.
Bước 11: In, ký đóng dấu L/C, gửi trả cho Khách hàng và lưu hồ sơ gốc
NV - CSC in chứng từ gồm:
- 1 điện MT700 và các giấy báo nợ phí để giao cho KH.
- 1 điện MT700, phiếu hạch toán giao dịch để lưu cùng chứng từ giao dịch tại đơn vị, lưu hồ sơ kế toán và lưu hồ sơ L/C theo dõị
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 3
Bước 12: Lập điện SWIFT
Sau khi Cán bộ có thẩm quyền duyệt giao dịch trên T24 tại TT XLNV, giao dịch sẽ tự động chuyển đổi sang máy chủ SWIFT. TTV kiểm tra, chỉnh sửa điện theo tiêu chuẩn SWIFT hoặc các thoả thuận với Ngân hàng nước ngoài và chuyển sang màn hình duyệt.
Bước 13: Duyệt điện SWIFT
Cán bộ có thẩm quyền duyệt SWIFT tại TT XLNV kiểm tra giao dịch trên SWIFT, nếu đồng ý duyệt và trả kết quả trên đường truyền chứng từ Thanh toán hiện hành cho TT CSC.
Bước 14: Chuyển điện SWIFT
Sau khi điện SWIFT được cấp có thẩm quyền duyệt, TQD - SW kết nối SWIFT và phát hành chuyển điện đi Ngân hàng nước ngoàị
Bước 15: Lưu hồ sơ
TTV in điện đi SWIFT, phiếu hạch toán giao dịch lưu hồ sơ kế toán và lưu hồ sơ L/C theo dõi cùng chứng từ scan nhận từ TT CSC theo quy định hiện hành.
Nhận xét:
Quy trình phát hành L/C nhập khẩu của VPBank - Phòng DV KH DN Miền Nam gồm có 15 bước được quy định rõ ràng từ khâu tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ khách hàng đến khâu lưu hồ sơ. Các bước được thực hiện tuần tự, liên kết chặt chẽ với nhau, xong bước này mới chuyển qua bước tiếp theo sau khi cấp có thẩm quyền của bộ phận phê duyệt. Nếu không thì chuyển lại về bước trước. Quy trình quy định rõ ràng về trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng như từng cấp bậc CB - NV tạo sự thuận lợi cho việc thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
2.2.1.2 Quy trình tu chỉnh (sửa đổi) L/C nhập khẩu (FT2)
Sau khi VPBank đã phát hành L/C, KH có thể gửi đề nghị sửa đổi các điều khoản và điều kiện trong L/C. Nếu có phát sinh sửa đổi, NV - CSC nhận Yêu cầu sửa đổi Thư tín dụng từ KH (phụ lục 7) và thoả thuận sửa đổi giữa KH và người bán.
Quy trình tu chỉnh L/C được thực hiện theo các bước tuần tự giống như Quy trình phát hành L/C nhập khẩụ Nhưng TTV sẽ nhập liệu trên màn hình sửa L/C.
Các yêu cầu tu chỉnh khác (mà không liên quan đến: giá trị L/C, thời hạn L/C, loại hình L/C...) thì không cần thực hiện bước 4 và bước 5 như Quy trình FT1 và không cần thông qua TT CPC, TT CSC trực tiếp đẩy yêu cầu sang TT XLNV.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 4
Nhận xét:
Quy trình tu chỉnh L/C nhập khẩu được dựa trên quy trình phát hành L/C nhập khẩụ Nếu khách hàng muốn sửa đổi các điều khoản và điều kiện trong L/C thì ngân hàng tiếp nhận hồ sơ và quy trình được thực hiện lạị Ngoài ra, VPBank còn có một số quy định linh hoạt trong một số bước, ở những trường hợp cụ thể nhằm rút ngắn thời gian và công sức của khách hàng cũng như CB - NV của VPBank.
2.2.1.3 Quy trình huỷ L/C nhập khẩu (FT3)
* Huỷ L/C theo yêu cầu của Khách hàng đề nghị mở L/C
Quy trình huỷ L/C được thực hiện bước tuần tự như Quy trình FT1 nhưng không cần thông qua TT CPC. Khách hàng sẽ gửi đơn nghị huỷ L/C và TTV sẽ nhập liệu trên màn hình tạo điện Free format để gửi đề nghị huỷ cho Ngân hàng của người thụ hưởng.
Sau khi phát điện huỷ L/C theo đề nghị của KH, TTV, NV - CSC và NV - QHKH phải theo dõi trả lời của người thụ hưởng thông qua Ngân hàng của người thụ hưởng để làm việc với KH.
* Huỷ L/C theo yêu cầu của người thụ hưởng
Tại TT XLNV, khi nhận được điện đề nghị huỷ L/C người thụ hưởng, TTV kiểm tra tính xác thực của bức điện và chuyển điện về TT CSC và thông báo cho NV - SSC và NV - QHKH.
NV - CSC đề nghị KH trả lời bằng văn bản về việc có chấp nhận huỷ L/C hay không. Trên cơ sở đó, NV - CSC đề nghị TT XLNV lập điện xác nhận trả lời cho bên có yêu cầu huỷ L/C và thực hiện các bước cần thiết trên T24.
Việc trả lời cho bên có yêu cầu huỷ L/C không được muộn hơn 30 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị huỷ và không muộn hơn ngày hết hạn hiệu lực của L/C.
Sau 45 ngày kể từ ngày L/C hết hiệu lực TT XLNV sẽ gửi thông báo tới TT CSC qua email. TT CSC sẽ gửi tới NV - QHKH và KH. TT XLNV sau 3 ngày làm việc nếu không có bất cứ phản hồi sẽ thực hiện huỷ L/C. TTV thông báo cho NV - CSC, NV - QHKH và thực hiện xuất ngoại bảng L/C, giải toả ký quỹ và các thủ tục khác (nếu có).
Nhận xét:
Quy trình huỷ L/C nhập khẩu được chia làm hai trường hợp: huỷ L/C theo yêu cầu của khách hàng đề nghị mở L/C và huỷ L/C theo yêu cầu của người thụ hưởng. Nếu huỷ theo yêu cầu của khách hàng đề nghị mở L/C thì ngân hàng sẽ gửi đề nghị huỷ đến ngân hàng của người thụ hưởng và theo dõi trả lời của người thụ hưởng. Nếu huỷ theo yêu cầu
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 5
của người thụ hưởng thì ngân hàng sẽ thông báo và đề nghị
khách hàng trả lời bằng văn
bản về việc có chấp nhận huỷ L/C hay không. Sau 45 ngày kể từ
ngày L/C hết hiệu lực
nhân viên ngân hàng thông báo cho khách hàng, sau đó 3 ngày làm
việc nếu không nhận
được bất cứ sự phản hồi nào từ phía khách hàng, ngân hàng sẽ tiến
hành các thủ tục để
huỷ L/C. Quy trình được thực hiện một cách hợp lý, có trình tự,
có trách nhiệm đối với
khách hàng tạo sự tin cậy và uy tín cho ngân hàng.
2.2.1.4 Quy trình xử lý BCT theo L/C nhập khẩu (FT4)
Bảng 1.5: Thông số tổng hợp của quy trình xử lý BCT theo L/C nhập khẩu
Thông số Mô tả Yêu cầu
Đầu vào Ngân hàng nước ngoài BCT kèm theoL/C nhập khẩu đề nghị thanh toán BCT đầy đủ theo quy định
Đầu ra BCT được xử lý theo quy định Hồ sơ lưu trữ đầy đủ
Nguồn: Phòng DV KH DN Miền Nam
Bước 1: Ngân hàng nước ngoài gửi bộ chứng từ
Ngân hàng nước ngoài gửi BCT yêu cầu xử lý
Bước 2: Nhận và kiểm đếm BCT từ Ngân hàng nước ngoài
Khi nhận BCT từ nước ngoài NV - CSC thực hiện: - Ghi chú rõ ngày giờ nhận được BCT;
- NV - CSC kiểm đếm số lượng chứng từ từng loại nhận được và điền thông tin vào mẫu Phiếu liệt kê kết quả kiểm tra BCT;
- TQD - CSC xác nhận thông tin trên Phiết liệt kê BCT và giao cho NV - CSC đăng ký thông tin BCT trên hệ thống.
Bước 3: Cập nhật thông tin trên hệ thống, Scan gửi hồ sơ về TTXLNV
NV - CSC cập nhật đầy đủ các thông tin về BCT trên hệ thống.
NV - CSC scan BCT kèm Thư đòi tiền cùng Phiếu liệt kê kết quả kiểm tra BCT có xác nhận của TQD - CSC và gửi về TT XLNV để tiếp tục xử lý.
Bước 4: Kiểm tra BCT
TTV thực hiện kiểm tra 1 lần các chứng từ được scan về theo các điều khoản quy định trong L/C do VPBank phát hành.
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Trần Điệp Kiều Ngân
4 6
Bước 5: Cập nhật kết quả trên hệ thống
TTV ghi kết quả kiểm tra chứng từ trên Phiếu liệt kê BCT và nhập các thông tin trên hệ thống.
Bước 6: Duyệt kết quả kiểm tra hồ sơ trên hệ thống
Người có thẩm quyền duyệt tại TT XLNV tiến hành kiểm tra và duyệt kết quả kiểm tra chứng từ. Nếu kết quả kiểm tra đã đầy đủ và chính xác thì TTV thông báo cho