Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty. Sơ đồ tổ chức giúp cho Vinamilk hoạt động một cách hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh.
Cơ cấu tổ chức theo hệ thống
Qua hơn 38 năm hình thành và phát triển, Vinamilk đã trở thành một trong những công ty có quy mô lớn nhất Việt Nam và đóng góp to lớn vào sự phồn thịnh của đất nước. Các đơn vị trực thuộc của Vinamilk - gồm 3 chi nhánh, 15 nhà máy, 2 kho vận và 6 công ty con.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức theo hệ thống của Vinamilk
(Nguồn: Trang web www.vinamilk.com.vn)
Trụ sở chính: Vinamilk là công ty sản xuất sữa và các sản phẩm từ sữa lớn
nhất Việt Nam, có trụ sở chính tại số 10 phố Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh. Công ty bao gồm trụ sở chính, 24 đơn vị trực thuộc và 1 Văn phòng và tổng số CBCNV chính thức lên đến gần 5.400 người.
Chi nhánh: Bắt đầu chính thức hoạt động từ năm 1976 với trụ sở chính tại Tp. Hồ Chí Minh. Đến nay, Vinamilk đã phát triển thêm 3 chi nhánh chính khác: Hà Nội, Đà Nẵng và Cần Thơ.
Nhà máy: Tính đến năm 2014, Vinamilk đầu tư vào nhà máy ở New Zealand và sở hữu 13 nhà máy sản xuất sữa hiện đại từ Bắc vào Nam, đặc biệt là “siêu nhà máy” sữa Bình Dương tại KCN Mỹ Phước 2 với diện tích 20 hecta.
Kho vận: Xí nghiệp là nơi tập trung của 2 bộ phần Kho và Vận: Kho gồm có nguyên liệu để sản xuất và thành phẩm để xuất; Vận là đội ngũ xe vận chuyển sữa đến tay người tiêu dùng.
Công ty con: Các công ty con được đầu tư và thành lập nhằm đảm bảo
Bảng 2.1: Tên và địa chỉ công ty con của Vinamilk
Tên công ty con Địa chỉ
Công ty TNHH một thành viên bò sữa Việt Nam
10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, TP. HCM Công ty TNHH một thành viên sữa
Lam Sơn Khu Công Nghiệp Lễ Môn, TP. Thanh Hóa, TỉnhThanh Hóa Công ty TNHH Bò sữa Thống Nhất
Thanh Hóa Khu phố 1, Thị trấn NT Thống nhất, huyện YênĐịnh, Tỉnh Thanh Hóa Driftwood Dairy Holding Corporation No. 10724, Lower Azusa Street and El Monte Boulevards Intersection, California 91731-1390, USA
Vinamilk Europe Sp z o.o. ul. Gwiazdzista
7a/401-651 Warszawa, Ba Lan ANGKOR DAIRY PRODUCTS CO.,
LTD Lô P2-096 và P2-097, Đặc khu kinh tế PhnomPenh (PPSEZ), Quốc lộ 4, Khan posenchey, Phnom Penh, Vương Quốc Campuchia
Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định. Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban kiểm soát
Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty.
Tổng Giám đốc
Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt độnghàng ngày của Công ty.
Phòng Kinh doanh
Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theodõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;
Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phânphối, chính sách giá cả; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;
Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu thị trường.
Phòng Marketing
- Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm,xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi...
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;
- Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phùhợp với nhu cầu của thị trường;
- Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trườngvà các đối thủ cạnh tranh;
Phòng Nhân sự
- Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty; - Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực; - Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự - Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính và Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máynhằm hỗ trợ họ về các vấn đề về hành chính nhân sự một cách tốt nhất;
- Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty; - Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính,nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước;
- Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩavụ của nhân viên trong Công ty.
Phòng Dự án
- Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy;
- Quản lý và giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản cố định; - Quản lý và giám sát công tác xây dựng cơ bản toàn Công ty;
- Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng xây dựng công trình và theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;
- Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;
- Lập kế hoạch và tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượngđáp ứng được tiêu chuẩn Công ty đề ra cho từng dự án.
Phòng Cung ứng điều vận
- Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận; - Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật; - Thực hiện các công tác xuất nhập khẩu cho toàn Công ty, cập nhật và vận dụngchính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do Nhà nước ban hành;
- Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa và xuấtkhẩu hiệu quả;
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận. Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng;
Phòng Tài chính Kế toán
- Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động Tài chính kế toán;
- Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính; - Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;
- Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho tòan bộ họat động sảnxuất kinh doanh của Công ty;
- Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; - Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tưcủa Công ty có hiệu quả.
Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển Sản phẩm
Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sảnphẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;
- Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng ký bảohộ các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trongnước (ISO, HACCP);
- Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quytrình đảm bảo chất lượng;
- Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triểnnhững sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.
Phòng khám đa khoa
- Khám, tư vấn dinh dưỡng và sức khỏe cho người bệnh (khách hàng), tư vấn các sảnphẩm của Công ty cho khách hàng;
- Tư vấn dinh dưỡng gián tiếp cho khách hàng qua điện thoại hoặc cho thân nhân; - Phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm mới trongviệc đưa ra các sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với các nhu cầu cầnthiết của khách hàng.
Các nhà máy
- Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP; - Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý về vấn đề an toàn laođộng, phòng cháy chữa cháy tại Nhà máy;
- Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất lượng.
Xí nghiệp Kho vận
- Thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các Hóa đơn bán hàng; - Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn; - Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, các sản phẩmdo Công ty sản xuất;
- Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;
- Thực hiện công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ còn tồn đọng.
Các chi nhánh
- Đề xuất, cải tiến sản phẩm về chất lượng, mẫu mã và đa dạng hóa sản phẩm; - Xây dựng phương hướng hoạt động và phát triển của Chi nhánh;
- Giám sát việc thực hiện các quyết định, chủ trương, chính sách Công ty đề ra; Đảm bảo các hoạt động của Chi nhánh tuân thủ luật pháp và các quy định của Nhà nước;
- Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng tại Chi nhánh; - Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban Kế toán, Ban Cung ứng và điều vận; - Quản lý tiền-hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng.
Phòng Kiểm soát Nội bộ
- Kiểm soát việc thực hiện quy chế, chính sách, thủ tục của Công ty đề ra tại các bộphận trong Công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn và khắc phục, giảm thiểu các rủi ro,cải tiến và nâng cao hiệu quả họat động của Công ty;
- Kiểm tra, giám sát các họat động của các bộ phận chức năng trong Công ty (Phòng kinh doanh ngành hàng, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Cung ứng điều vận, Phòng Tài chính kế toán, Xí nghiệp kho vận, các Nhà máy, Chi nhánh);
- Tham khảo và đề ra các chính sách xây dựng chương trình kiểm soát và lựa chọn phương pháp kiểm soát;
- Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm tra định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc; - Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành những phương án giải quyết các khó khăn của các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả họat động của các phòng ban.
* Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Sơ đồi bộ phận kế toán – Chức năng nhiệm vụ: Bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công iệc kế toán được tập trung tại phòng kế toán.
Kế toán trưởng
Kế toán
tổng hợp Kế toánchi tiết thanh toánKế toán Kế toánchi tiết Thủ quỹ
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phận kế toán
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) - Chức năng-nhiệm vụ: Phòng gồm có 6 người:
+ Kế toán trưởng: Tổ chức công tác kế toán, phương pháp hạch toán, hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho nhân viên. Chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đến ban giám đốc, thường xuyên kiểm tra đôn đốc công việc của nhân viên trong phòng để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm phân tích, giải thích báo cáo tài chính, tham mưu cho ban giám đốc lập kế hoạch đúng đắn cho sự phát triển của công ty.
+ Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ phát sinh từ sổ sách kế toán, tính giá thành sản phẩm đồng thời tổng hợp doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và báo cáo đến kế toán trưởng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán công nợ, theo dõi các khoản tạm ứng, khoản thu chi mang tính chất nội bộ và bên ngoài.
+ Kế toán chi tiết: có nhiệm vụ ghi chép vào sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của từng tài khoản, theo dõi tình hình công nợ, trích khấu hao TSCĐ, tiền lương công nhân, các khoản trích theo lương, theo dõi tình hình xuất nhập khẩu, tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa trên sổ sách, cuối kỳ lập báo cáo tổng hợp số liệu phát sinh đối chiếu với thủ kho hay các bộ phận khác có liên quan.
+ Thủ quỹ: Quản lý việc thực thu, thực chi tiền mặt: Cuối này kiểm tra tồn quỹ, đối chiếu với số liệu trên sổ, cuối kỳ tính số dư chuyển cho kế toán tổng hợp.
- Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy.
+ Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách sau: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng cân đối phát sinh các tài khoản, các sổ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, đồng thời ghi vào sổ quỹ (do thủ quỹ ghi) vác các sổ thẻ kế toán chi tiết.
+ Cuối quý khóa sổ, tính ra tổng số tiền đã ghi chép trên bảng tổng hợp chứng từ gốc trong quý để phản ánh vào chứng từ ghi sổ, làm căn cứ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái sau đó.
- Chính sách kế toán: Niên độ kế toán của công ty là 1 năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 được chia làm 4 quý.
+ Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam.
+ Phương pháp kế toán tài sản cố định: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ, đánh giá theo nguyên giá là toàn bộ chi phí thực tế đã chi ra để có TSCĐ cho đên khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Phương pháp khấu hao TSCĐ, công ty áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính (tỷ lệ) theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp thẻ song song, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng được thực hiện theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính.
+ Tài khoản sử dụng: theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.