Chức năng của giao tiếp có thể chia thành 2 nhóm cơ bản, với những chức năng cụ thể sau đây:
* Thứ nhất, nhóm chức năng xã hội, bao gồm:
- Chức năng thông tin: Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh truyền thông (trao đổi thông tin) của giao tiếp, con người trao đổi cho nhau những thông tin nhất định.
- Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Trong một tổ chức nào đó, một công việc thường do một hoặc nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện. Để có thể hoàn thành công việc đạt kết quả tốt như mong đợi, những bộ phận, con người này phải hành động một cách thống nhất, có tính hướng đích giống nhau, phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, họ phải tiếp xúc, trao đổi, bàn bạc, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân; đồng thời, trong quá trình thực hiện cũng phải có những liên hệ, tương tác, phản hồi để nắm bắt được tiến độ thực hiện của từng nội dung công việc cụ thể hay những điều chỉnh trong kế hoạch hoạt động.
- Chức năng điều khiển: Chức năng điều khiển được thể hiện ở khía cạnh tác động qua lại trong giao tiếp. Trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng tới người đối giao và ngược lại, người đối giao cũng sẽ có những ảnh hưởng trở lại đối với chúng ta dưới nhiều hình thức khác nhau như bắt chước, thuyết phục, thỏa hiệp, ám thị,…
- Chức năng điều chỉnh: Thông qua giao tiếp, mỗi cá nhân đánh giá về người khác và về chính mình để từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp với từng người, từng hoàn cảnh cụ thể để đạt được những mục đích về công việc hoặc đời sống của riêng mình.
* Thứ hai, nhóm chức năng tâm lý, bao gồm:
- Chức năng động viên, khích lệ: trong giao tiếp, con người khơi dậy ở nhau những cảm xúc, tình cảm nhất định nhằm đạt đến sự thấu hiểu, khả năng chia sẽ cảm xúc lẫn nhau.
- Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ: Giao tiếp không chỉ là hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa người với người mà còn là cách thức để con người thiết lập các mối quan hệ mới, phát triển và củng cố các mối quan hệđã có.
- Chức năng cân bằng cảm xúc: Trong cuộc sống, con người có rất nhiều cảm xúc cần được thổ lộ, biểu hiện ra bên ngoài như niềm vui, nỗi buồn, sung sướng hay đau khổ... và đều mong muốn có thể được một người khác chia sẻ. Chỉ trong giao tiếp, thông qua giao tiếp, con người mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của bản thân.
- Chức năng hình thành, phát triển tâm lý, nhân cách: Khi các giao tiếp cơ bản không thực hiện được các chức năng cơ bản này thì điều đó không những ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống, suy nghĩ, hành vi của con người, để lại những ký ức có hại trong mỗi cá nhân trong quá trình hình thành, phát triển, tâm lý, nhân cách của từng người.