1 Tổng quan về hồ sơ công chức
3.1. Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, chúng tôi xin đưa ra một số định hướng đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ như sau:
- Một là, công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền và là nền tảng quan trọng của công tác quản lý công chức tại Bộ Nội vụ.
Trong suốt thời gian qua, công tác quản lý hồ sơ công chức chưa được nhận thức và quan tâm đúng mức. Quản lý công chức khoa học đòi hỏi cơ quan quản lý phải tự khai thác các thơng tin từ chính hồ sơ do mình quản lý. Việc yêu cầu công chức cung cấp các thông tin, tài liệu (trong hồ sơ cơng chức đã có) khi giải quyết vụ việc vừa khơng mang tính khoa học, dẫn đến trùng lặp tài liệu, vừa gây phiền hà, lãng phí khơng cần thiết.
Đây là một định hướng quan trọng, khẳng định công tác quản lý hồ sơ công chức vừa là nội dung, vừa là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý công chức của cơ quan.
- Hai là, công tác quản lý hồ sơ công chức được quản lý trên cơ sở ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thơng tin.
Như các phần trên chúng tơi đã trình bày, hiện nay, Bộ Nội vụ chủ yếu vẫn quản lý hồ sơ công chức dưới dạng truyền thống. Đối với cách thức quản lý này, việc tra cứu, nghiên cứu, khai thác, sử dụng các thông tin liên quan đến cơng chức gặp nhiều khó khăn, làm hạn chế hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Trong thời gian tới, để việc cập nhật các thông tin về hồ sơ công chức được thường xuyên, kịp thời, phục vụ trực tiếp cho
74
cơng tác quản lý nhân sự, địi hỏi Bộ Nội vụ phải ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Cụ thể là Bộ Nội vụ phải xây dựng và thực hiện các phần mềm ứng dụng chuyên sâu cho công tác quản lý hồ sơ cơng chức, phải là đơn vị thí điểm thực hiện quản lý hồ sơ công chức điện tử, tiến tới sử dụng chính thức việc quản lý hồ sơ công chức điện tử.
- Ba là, công tác quản lý hồ sơ công chức hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân.
Trong cuộc sống hàng ngày, cơng dân nói chung và cơng chức nói riêng đều phải thực hiện rất nhiều giao dịch hành chính. Có những giao dịch hành chính địi hỏi phải có thơng tin về cơng chức ở thời điểm rất lâu trở về trước, phải có xác nhận của cơ quan quản lý. Đối với những giao dịch này, cơng chức sẽ có đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp, xác nhận thông tin. Do vậy, nếu không thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ công chức, các thông tin sẽ bị gián đoạn hoặc không đầy đủ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của công chức trong các giao dịch hành chính.
Vì vậy, cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ phải đảm bảo được mục đích, u cầu hỗ trợ tối đa cho cơng chức của Bộ Nội vụ trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân. Có như vậy, cơng chức càng ý thức rõ hơn ý nghĩa, vai trị của hồ sơ cơng chức đối với bản thân, giúp cơng chức có trách nhiệm hơn đối với chính hồ sơ cơng chức của mình, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
Như vậy, dưới góc độ nghiên cứu khoa học, cũng như thực tiễn, công tác quản lý hồ sơ công chức phải được định hướng để phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan quản lý công chức, đồng thời hỗ trợ tối đa cho cá nhân công chức trong các giao dịch hành chính thường ngày.
75
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức
Trên cơ sở các định hướng cơ bản nêu trên, chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo, cụ thể như sau:
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức
Quản lý hồ sơ công chức là một trong các nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức. Trên cơ sở quy định của Luật cán bộ, công chức và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật cán bộ, công chức, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Tuy nhiên, như phần trên đã trình bày, Thơng tư số 11/2012/TT- BNV có những quy định khơng đồng bộ, khơng thống nhất, khơng phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay, dẫn đến việc những quy định của Thơng tư rất khó hoặc khơng được thực hiện trong thực tế. Ví dụ, các mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức vẫn sử dụng theo mẫu biểu quy định tại Quyết đi ̣nh số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ về ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, Quyết đi ̣nh số 02/2008/QĐ-BNV ngày 6/10/2008 của Bộ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ về viê ̣c ban hành biểu mẫu biểu quả n lý hồ sơ cán bô ̣ , công chức. Điều này là khơng phù hợp, vì các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định nêu trên khơng có sự tách biệt giữa cơ quan quản lý công chức với cơ quan, đơn vị sử dụng cơng chức. Do đó, các mẫu biểu này khơng phù hợp với Luật Cán bộ, cơng chức, khơng phù hợp với tình hình quản lý thực tế hiện nay. Một số quy định khác của Thông tư cũng không phù hợp, quy định thủ tục chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng rườm rà, phức tạp, gây khó khăn cho cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức.
76
Vì vậy, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành văn bản pháp luật quy định thống nhất về thống các mẫu biểu quản lý hồ sơ (thay thế các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định trên). Đồng thời cũng cần sửa đổi, bổ sung một số quy định về công tác chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, bảo đảm tính hợp lý, thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ; bổ sung quy trình, nghiệp vụ chuẩn đối với cơng tác quản lý hồ sơ công chức để thống nhất thực hiện trong phạm vi cả nước, trong đó có Bộ Nội vụ.
Trên cơ sở hệ thống các quy định pháp lý về quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ cũng cần nghiên cứu, ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ để thực hiện thống nhất trong Bộ, trong đó chú trọng đến quy định về quy trình nghiệp vụ của cơng tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin trong hồ sơ công chức phục vụ công tác cán bộ trong cơ quan. Đồng thời, cũng trên cơ sở đó, các cơ quan được Bộ trưởng phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cũng cần xây dựng, ban hành những quy định cụ thể, có tính đặc thù về công tác quản lý hồ sơ công chức tại cơ quan. Đối với việc ban hành các quy định nội bộ về quản lý hồ sơ công chức, cần chú trọng đến những quy định về việc lập, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức, chế độ trách nhiệm, việc khen thưởng và xử lý trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.
3.2.2. Tăng cƣờng sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức
Hiện nay, tại Bộ Nội vụ cũng như tại nhiều Bộ, ngành, địa phương, việc quản lý công chức vẫn theo tư duy cũ, tức là cứ có vụ việc liên quan đến cơng chức, đặc biệt là công tác đề bạt, bổ nhiệm, nâng ngạch thì các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ u cầu cơng chức tự hồn thiện hồ sơ theo hồ sơ vụ việc riêng mà không trực tiếp tra cứu những thơng tin từ hồ sơ cơng chức. Do đó, trong những năm qua, cơng tác quản lý hồ sơ công chức chưa được các cấp
77
lãnh đạo, quản lý quan tâm đúng mức, thậm chí đơi khi cịn chưa thấy hết được trách nhiệm của mình đối vớicông tác này trong hoạt động của cơ quan.
Trong cơng tác quản lý nói chung, cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức nói riêng, nếu khơng có sự quan tâm, chỉ đạo, khơng có sự đề cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý thì khơng thể mang lại hiệu quả cao.
Với trách nhiệm người đứng đầu Bộ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ cần tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là chỉ đạo hồn thiện hệ thống quy định nội bộ về cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ, ban hành Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành, nhằm gắn trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý hồ sơ công chức với trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, người đứng đầu Bộ cũng cần thường xuyên yêu cầu các tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ cơng chức rà sốt, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở kết quả rà sốt, đánh giá tình hình thực tế, người có trách nhiệm cao nhấtsẽcó những định hướng,sự chỉ đạo cụ thể, bảo đảm công tác quản lý hồ sơ công chứcđúng quy định, mang lại hiệu quả ứng dụng cao.Việc thường xun rà sốt, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ cịn có ý nghĩa hỗ trợ các cơ quan, đơn vịtháo gỡ những khó khăn, vướng mắc để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị mình.
Để tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý hồ sơ công chức, trước hết người đứng đầu cơ quan đơn vị phải thấy rõ ý nghĩa, vai trị to lớn của cơng tác quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý công chức, đối với cơng tác hiện đại hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về đội ngũ công chức. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải được quán triệt về những định hướng chính trong cơng tác quản lý hồ sơ công chức,
78
phải thấy rằng quản lý hồ sơ công chức là quản lý dạng tài liệu đặc biệt, theo chế độ bảo mật của nhà nước. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cũng cần đề cao hơn nữa trách nhiệm tham mưu với cấp có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức; trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết linh hoạt những vướng mắc, phát sinh trong thực hiện quy trình quản lý hồ sơ cơng chức tại cơ quan, đơn vị.
Việc tăng cường trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức sẽ khắc phục được tình trạng thụ động, cũng như việc đùn đẩy trách nhiệm khi có vụ việc xảy ra. Điều này có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của cơng tác quản lý hồ sơ công chức trên thực tế.
3.2.3. Nâng cao chất lƣợng và tăng cƣờng trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức
3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác
quản lý hồ sơ công chức:
Chất lượng đội ngũ công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chun mơn, khả năng thích ứng, ý thức trách nhiệm đối với cơng việc .v.v.
Để làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ địi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Ngồi các tiêu chuẩn về năng lực chun mơn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng đối với chuyên viên theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm cơng tác quản lý hồ sơ công chức phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức
79
phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng. cụ thể là phải có hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu trữ hồ sơ, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính nhà nước.
Công tác quản lý hồ sơ công chức, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là cơng việc địi hỏi người thực hiện ngồi nghiệp vụ chun mơn cịn cần có những phẩm chất chun biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt.
Hồ sơ công chức chứa đựng, phản ánh tồn bộ q trình rèn luyện, phấn đấu, phát triển từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. Hồ sơ công chức cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của công chức trong quá trình cơng tác. Đây là những thông tin được bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Do vậy, người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không được tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ công chức, không được cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ công chức cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cơng chứcđịi hỏi cơ quan quản lý cần thực hiện những biện pháp sau:
Một là, chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay u cầu vị trí cơng việc.
Hai là, trong quá trình làm việc, cơ quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho đội ngũ công chức quản lý hồ sơ được bổ sung, cập nhật kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày.
80
Ba là, cùng với việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cũng cần quan tâm đến việc tổ chức đi khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại một số quốc gia, một số Bộ, ngành, địa phương. Trên cơ sở đó, mỗi cơng chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ sẽ thành thạo hơn về kỹ năng thực hiện quy trình tác nghiệp cụ thể, quản lý hồ sơ được khoa học và hiệu quả hơn.
Bốn là, cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ cơng chức cần có sự bố trí, phân cơng cơng chức chuyên trách trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ cơng chức. Có