7. Kết cấu của luận văn
3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm
quản lý hồ sơ công chức:
Chất lượng đội ngũ công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chuyên môn, khả năng thích ứng, ý thức trách nhiệm đối với công việc .v.v.
Để làm tốt công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng đối với chuyên viên theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý hồ sơ công chức
79
phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng. cụ thể là phải có hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu trữ hồ sơ, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính nhà nước.
Công tác quản lý hồ sơ công chức, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là công việc đòi hỏi người thực hiện ngoài nghiệp vụ chuyên môn còn cần có những phẩm chất chuyên biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt.
Hồ sơ công chức chứa đựng, phản ánh toàn bộ quá trình rèn luyện, phấn đấu, phát triển từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. Hồ sơ công chức cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của công chức trong quá trình công tác. Đây là những thông tin được bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Do vậy, người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không được tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ công chức, không được cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ công chức cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chứcđòi hỏi cơ quan quản lý cần thực hiện những biện pháp sau:
Một là, chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay yêu cầu vị trí công việc.
Hai là, trong quá trình làm việc, cơ quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho đội ngũ công chức quản lý hồ sơ được bổ sung, cập nhật kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày.
80
Ba là, cùng với việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cũng cần quan tâm đến việc tổ chức đi khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại một số quốc gia, một số Bộ, ngành, địa phương. Trên cơ sở đó, mỗi công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ sẽ thành thạo hơn về kỹ năng thực hiện quy trình tác nghiệp cụ thể, quản lý hồ sơ được khoa học và hiệu quả hơn.
Bốn là, cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức cần có sự bố trí, phân công công chức chuyên trách trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ công chức. Có như vậy, công chức mới có đủ thời gian thực hiện đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, có đủ thời gian để đánh giá thực tiễn, chủ động tham mưu, đề xuất với cấp có thẩm quyền ban hành chế, quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ. Việc bố trí, phân công công tác theo hình thức chuyên trách là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này trong thực tế tại Bộ Nội vụ.
Nâng cao chất lượng thựctế của đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức là yêu cầu tất yếu trong xu thế chung hiện nay. Khi chất lượng thực tế của đội ngũ công chức được nâng cao, thì công tác triển khai nhiệm vụ, tham mưu, đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh, vướng mắc trong quản lý hồ sơ thực tế tại Bộ Nội vụ mới thực sự mang lại hiệu quả cao.
3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm
công tác quản lý hồ sơ công chức:
Trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức nói chung trong thực thi công vụ là yếu tố quan trọng, quyết định đến chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chứccó mối liên hệ chặt chẽ với việc nâng cao chất lượng đội ngũ công chức.
81
Việc tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chứcquản lý hồ sơ công chức thuộc trách nhiệm của cả cơ quan quản lý và trách nhiệm cá nhân của người công chức.
- Về phía cơ quan quản lý, Bộ Nội vụ cần thực hiện các nội dung sau: Một là, đề cao, gương mẫu thực hiện trách nhiệm của Người đứng đầu
cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức.
Hai là, trên cơ sở quy định về vị trí việc làm đối với những người làm
công tác tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ, cụ thể hóa, ban hành quy định chức trách, tiêu chuẩn, nhiệm vụ của người làm công tác quản lý hồ sơ công chức,
trong đó tập trung vào các nội dung chính như: phẩm chất đạo đức (tính trung
thực, khách quan, cẩn thận, tỉ mỉ, cần cù, tận tâm với công việc); trình độ,
năng lực chuyên môn (đào tạo chuyên ngành về lưu trữ); và kinh nghiệm
công tác (có quá trình công tác liên quan đến lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu).
Ba là, có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp
làm công tác quản lý hồ sơ công chức
Thực hiện chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức luôn gắn liền và có mối quan hệ chặt chẽ với việc tăng cường trách nhiệm của công chức trong thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức.
Do không thực hiện được chế độ đãi ngộ (trong điều kiện công việc đặc thù, phải thường xuyên tiếp xúc với các tài liệu lưu trữ), nên công chức quản lý hồ sơ vẫn còn tâm lý coi đây là “nhiệm vụ phụ” hoặc “sẽ được chuyển nhiệm vụ này cho người khác thực hiện”. Vì vậy, trong thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức khó có thể có những chuyển biến tích cực.
Trong thời gian tới Bộ Nội vụ cần chủ động hướng dẫn cụ thể hóa mức hưởng chế độ phụ cấp độc hại để kịp thời động viên, khuyến khích đội ngũ
82
công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cũng cần thực hiện một số chế độ đãi ngộ khác như ưu tiên khi xét nâng bậc lương trước thời hạn, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, cử đi học tập, tham khảo kinh nghiệm ở nước ngoài.
- Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức: Trong xu thế cải cách hành chính, yêu cầu đối với người công chức nói chung, công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức nói riêng là phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo. Người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức cầntự đề cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, cụ thể là phải thực hiện đúng, đầy đủ quy định về nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao; không được đùn đẩy, né tránh, thoái thác nhiệm vụ. Ngoài việc đề cao trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý hồ sơ công chức, công chức cũng cần đề cao trách nhiệm tham mưu, xử lý những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực thi công vụ của mình. Có như vậy, công chức mới chủ động trong công việc được giao và công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ mới thực sự đượcnâng cao chất lượng.
3.2.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức
3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ:
Tăng cường cơ sở vật chất là một trong số giải pháp không thể thiếu để thực hiện có kết quả nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Cở sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ gồm có phòng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, máy tính, máy in, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán....
Các trang thiết bị, cơ sở vật chất như trên đã được đầu tư cơ bản. Tuy nhiên, trên thực tế, để làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ
83
cần quan tâm đầu tư hơn nữa về các trang thiết bị hiện đại để quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí không gian riêng để lưu trữ hồ sơ công chức (không nên bố trí cùng phòng làm việc với chuyên viên) với các trang bị các thiết bị hiện đại, phù hợp với số lượng hồ sơ công chức, bảo đảm việc dễ thấy, dễ tra cứu, sử dụng.
Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ của hồ sơ công chức gần như chưa được quan tâm và ít được nhắc đến trong các cơ quan quản lý công chức nói chung, trong Bộ Nội vụ nói riêng. Độ bền của hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu công tác sau này. Trong nhiều trường hợp, độ bền của hồ sơ bị giảm, do cơ quan quản lý hồ sơ chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác bảo đảm độ thông thoáng, hoặc chưa quan tâm đến việc chống ẩm, mốc cho hồ sơ công chức.
Hầu hết các cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hiện nay đều theo dõi, quản lý thông tin hồ sơ công chức trên máy tính công việc của cá nhân. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong hồ sơ công chức và đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng các phần mềm quản lý hồ sơ công chức (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo chúng tôi nên trang bị một máy tính, máy in riêng phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức. Bên cạnh đó, cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũng cần quan tâm đầu tư trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức của các cơ quan, đơn vị cho thấy, cơ sở vật chất phục vụ công tác này vẫn còn hạn chế, chắp vá và chưa có quy chuẩn thống nhất về trang thiết bị quản lý hồ sơ, làm ảnh hưởng trực tiếp đến mỹ quan nơi công sở.
Như vậy, việc quan tâm đầu tư đúng mức trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức mới đảm bảo hồ sơ được quản lý
84
khoa học, bảo đảm độ bền, phục vụ trực tiếp cho việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài. Do vậy trong thời gian tới, cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa công sở, Bộ Nội vụcần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức khắc phục tình trạng chắp vá, thiếu quy chuẩn như hiện nay.
3.2.4.2. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức: về hồ sơ công chức:
Hiện nay, ở nhiều quốc gia trên thế giới, việc lưu trữ hồ sơ công chức đang thực hiện song song giữa lưu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính. Việc lưu trữ đồng thời hồ sơ công chức dưới các cách thức như trên, đặc biệt là quản lý hồ sơ dưới dạng tệp tin giúp công tác nghiên cứu, khai thác, sử dụng được thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác.
Tại Bộ Nội vụ hiện nay, công nghệ lưu giữ và cập nhất các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức chưa đáp ứng được các yêu cầu của cải cách hành chính. Việc lưu giữ chủ yếu bằng hồ sơ giấy, việc cập nhật thông tin chủ yếu bằng phương pháp thủcông. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, làm mất thời gian, công sức khi tra cứu, sử dụng, khai thác các thành phần tài liệu có trong hồ sơ công chức.
Trong những năm vừa qua, cùng với xu thế chung, Bộ Nội vụ đã nhiều lần đề cập đến công nghệ lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ theo phương pháp hiện đại. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, việc đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ công chức theo hướng hiện đại chưa đạt được kết quả.
Dưới góc độ nghiên cứu của luận văn, chúng tôi thấy rằng, để công tác lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ công chức phát triển theo hướng hiện đại cần thực hiện các nội dung sau:
85
Một là, với trách nhiệm quản lý nhà nước, Bộ Nội vụ cần sớm triển khai chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa và hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất; sớm xây dựng, đi vào khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức.
Hai là, Bộ Nội vụ cần quan tâm đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, chủ động xây dựng, triển khai phần mềm thống nhất phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức; có thể tích hợp dữ liệu giữa phần mềm quản lý hồ sơ công chức với cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức.
Ba là, cần quy định và thực hiện ngay từ khâu ban hành văn bản liên quan đến công chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương ...), cụ thể là: phát hành dưới 2 dạng giấy và file, có giá trị như nhau. Để lưu giữ hồ sơ công chức dưới dạng file, cần nghiên cứu, đưa vào sử dụng chữ ký điện tử, ứng dựng công nghệ lưu giữ ở dạng đĩa, ổ cứng ngoài, lưu trên máy tính, lưu trên mạng. Trong điều kiện chưa ứng dụng được công nghệ lưu giữ hồ sơ dưới dạng file trực tiếp, việc lưu giữ hồ sơ công chức cần được ưu tiên thực hiện dưới dạng hồ sơ sao chụp (scan) để quản lý trên môi trường máy tính.
Bốn là, công chức quản lý hồ sơ công chức phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính, phần mềm, công nghệ thông tin và luôn tích cực, chủ động, sẵn sàng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ công chức.
3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng
Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai thực hiện pháp luật, tác động vào ý thức của đối