CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng
3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ
Tăng cường cơ sở vật chất là một trong số giải pháp khơng thể thiếu để thực hiện có kết quả nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Cở sở vật chất phục vụ cho cơng tác quản lý hồ sơ gồm có phịng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, máy tính, máy in, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán....
Các trang thiết bị, cơ sở vật chất như trên đã được đầu tư cơ bản. Tuy nhiên, trên thực tế, để làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ
83
cần quan tâm đầu tư hơn nữa về các trang thiết bị hiện đại để quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí khơng gian riêng để lưu trữ hồ sơ cơng chức (khơng nên bố trí cùng phịng làm việc với chuyên viên) với các trang bị các thiết bị hiện đại, phù hợp với số lượng hồ sơ công chức, bảo đảm việc dễ thấy, dễ tra cứu, sử dụng.
Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ của hồ sơ công chức gần như chưa được quan tâm và ít được nhắc đến trong các cơ quan quản lý cơng chức nói chung, trong Bộ Nội vụ nói riêng. Độ bền của hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ nhu cầu công tác sau này. Trong nhiều trường hợp, độ bền của hồ sơ bị giảm, do cơ quan quản lý hồ sơ chưa có sự quan tâm đúng mức đến cơng tác bảo đảm độ thơng thống, hoặc chưa quan tâm đến việc chống ẩm, mốc cho hồ sơ công chức.
Hầu hết các cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hiện nay đều theo dõi, quản lý thơng tin hồ sơ cơng chức trên máy tính cơng việc của cá nhân. Để đảm bảo tính bảo mật thơng tin trong hồ sơ cơng chức và đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng các phần mềm quản lý hồ sơ công chức (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo chúng tơi nên trang bị một máy tính, máy in riêng phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ cơng chức. Bên cạnh đó, cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũng cần quan tâm đầu tư trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Thực tế công tác quản lý hồ sơ công chức của các cơ quan, đơn vị cho thấy, cơ sở vật chất phục vụ cơng tác này vẫn cịn hạn chế, chắp vá và chưa có quy chuẩn thống nhất về trang thiết bị quản lý hồ sơ, làm ảnh hưởng trực tiếp đến mỹ quan nơi công sở.
Như vậy, việc quan tâm đầu tư đúng mức trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức mới đảm bảo hồ sơ được quản lý
84
khoa học, bảo đảm độ bền, phục vụ trực tiếp cho việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài. Do vậy trong thời gian tới, cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa cơng sở, Bộ Nội vụcần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức khắc phục tình trạng chắp vá, thiếu quy chuẩn như hiện nay.