7. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức
Hồ sơ công chức là một dạng hồ sơ đặc biệt. Việc quản lý hồ sơ công chức phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc như sau:
- Quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.
- Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.
- Hồ sơ công chức phải được lưu giữ, quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. Chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
- Các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức phải được cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm việc cung cấp thông tin về cá nhân công chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác minh, chứng nhận.
- Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.
23