CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật
luật về cơng chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng
Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai thực hiện pháp luật, tác động vào ý thức của đối
86
tượng thực hiện pháp luật.Việc tăng cường công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức, về quản lý hồ sơ cơng chức vừa có ý nghĩa đối với công tác tổ chức thực hiện pháp luật của cơ quan, đơn vị, vừa góp phần giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm của chính bản thân cơng chức đối với hồ sơ cơng chức của mình.
Trong những năm qua, công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật của Bộ Nội vụ đã được quan tâm, thực hiện thường xuyên hơn. Tuy nhiên, việc phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật chuyên đề về quản lý hồ sơ công chức rất ít khi được thực hiện. Do vậy, cùng với việc khơng chủ động tìm hiểu các quy định của pháp luật, một bộ phận cơng chức chưa có nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ cá nhân công chức, về việc cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức để phục vụ cho chính cơng chức trong q trình cơng tác hoặc trong các giao dịch hành chính của bản thân. Trong nhiều trường hợp, chính bản thân người cơng chức đã nhận thức rằng, không nhất thiết phải thường xuyên bổ sung các thông tin, tài liệu vào hồ sơ của mình, vì mỗi khi có sự việc cụ thể, họ sẽ được bộ phận liên quan thông báo để cung cấp đầy đủ các tài liệu vào hồ sơ cơng việc.
Vì vậy, trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức, trong đó cần coi trọng công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về quản lý hồ sơ cơng chức. Trên cơ sở đó,các cơ quan, đơn vị mới thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ của mình và người cơng chức nâng cao được ý thức, trách nhiệm, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ công chức.
Biện pháp đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức nếu được thực hiện đồng thời với các biện pháp nêu trên, thì hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ được quản lý
87
khoa học và thực sự gắn liền với công tác nhân sự của cơ quan, đồng thời hỗ trợ đắc lực cho chính cơng chức trong các giao dịch hành chính của bản thân.
3.2.6. Tăng cƣờng các hoạt động kiểm tra, hƣớng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức
Cơ quan quản lý công chức, Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức.
Tiến hành kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức là việc làm cần thiết, nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện buông lỏng, các biểu hiện sai trái trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Qua kiểm tra, cơ quan quản lý sẽ nắm bắt được tình trạng hồ sơ cơng chức, nắm được những ưu, khuyết điểm, tìm ra những nguyên nhân dẫn đến khuyết điểm trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, cơ quan quản lý mới có những định hướng, giải pháp đúng đắn, kịp thời để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ.
Trong những năm gần đây, Bộ Nội vụ đã tiến hành các đợt kiểm tra định kỳ về công tác tổ chức cán bộ tại các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Tuy nhiên, việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc các cơ quan, đơn vị gần như chưa được đề cập chính thức. Chính vì vậy, cơng tác hướng dẫn, nắm bắt thơng tin về tình trạng quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị nhìn chung cịn bị hạn chế. Để khắc phục tình trạng nêu trên, trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần quan tâm nhiều hơn đến công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ công chức.
Để làm tốt công tác kiểm tra, hướng dẫn, Vụ Tổ chức cán bộ cần chủ động tham mưu cho Lãnh đạo Bộ tổ chứccác hoạt động kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở việc quản lý hồ sơ công chức của Bộ. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị được phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ cũng cần quan tâm
88
đến việc tự kiểm tra để qua đó tự chấn chỉnh và thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, đơn vị mình.
Thời gian kiểm tra, hướng dẫncó thể thực hiện theo định kỳ hàng năm, cũng có thể tiến hànhđột xuất khi có yêu cầu hoặc vụ việc liên quan.
Như vậy, công tác kiểm tra, hướng dẫn của cơ quan quản lý là nội dung không thể thiếu và ln gắn liền với tính hiệu quả của cơng tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, trong cơng tác quản lý nói chung, trong công tác quản lý hồ sơ cơng chức nói riêng, Bộ Nội vụ cần chú trọng, quan tâm hơn nữa đến công tác kiểm tra, hướng dẫn, để đảm bảo các nội dung quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ đạt được hiệu quả cao.
89
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng tại Chương 2, trong Chương này, chúng tơi đã đặt vấn đề nghiên cứu vừa mang tính định hướng vừa đưa ra các giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo.
Về định hướng chung, chúng tôi nêu lên 03 định hướng chung đối với công tác quản lý hồ sơ công chức, cụ thể là: Công tác quản lý hồ sơ công chức gắn liền và là nền tảng quan trọng của công tác quản lý công chức tại Bộ Nội vụ; được quản lý trên cơ sở ứng dụng ở mức độ cao các thành tựu của công nghệ thông tin; hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính của bản thân.
Từ kết quả nghiên cứu định hướng như trên, chúng tôi đã đưa ra 06 giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ thuộc Bộ Nội vụ. Việc thực hiện đồng bộ 06 giải pháp nêu trên sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đạt được hiệu quả cao trong thực tế.
Các giải pháp mà luận văn đề cập đến đều xuất phát từ tình hình nghiên cứu thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Đối với mỗi giải pháp, chúng tôi đãđi sâuphân tích những nội dung cơ bản của từng giải pháp.
Chúng tôi hy vọng rằng, với việc thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp như đã nêu trên, trong thời gian tới, công tác quản lý hồ sơ cơng chức thuộc Bộ Nội vụ sẽ có những chuyển biến tích cực, đạt được các mục đích định hướng, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý đội ngũ công chức, chất lượng hoạt động của Bộ Nội vụ.
90
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước, công tác quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng, có vị trí, vai trị rất lớn, vì nó góp phần vào việc nghiên cứu hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức. Qua đó, đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối về công tác cán bộ của Đảng, Nhà nước.
Đối với cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ hiện đang quản lý một khối lượng lớn công chức, nên công tác quản lý hồ sơ công chức càng phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện thường xuyên, liên tục, có hiệu quả.
Với lý do trên, việc nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức của Bộ Nội vụ được chúng tôi chọn làm Đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên cứu Đề tài đã đặt ra và giải quyết được một số vấn đề sau:
Một là, Đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý hồ sơ công chức.
Hai là, Đề tài đã đánh giá được thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay.
Ba là, Từ việc phân tích những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là cơ sở để chúng tôi đưa ra các giải pháp. Đề tài đã đưa ra 06 giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, cần phải thực hiện đồng bộ, thường xuyên, liên tục và thống nhất 06 giải pháp.
Hơn bao giờ hết, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ rất cần sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của các cấp Lãnh đạo, quản lý, sự tận tâm, tận tụy của những người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công
91
chức, tinh thần trách nhiệm của cơng chức với chính hồ sơ của mình. Có như vậy, cơng tác quản lý hồ sơ công chức của các đơn vị thuộc Bộ mới đi vào nền nếp, khoa học.
Trong phạm vi nghiên cứu của Đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như về xác định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ công chức hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng hồ sơ công chức, về quản lý hồ sơ điện tử... Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vấn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu, đáp ứng những yêu cầu quản lý cán bộ, công chức trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
92
DANH MỤC TÀI LIỆUTHAM KHẢO
1. Luật cán bộ, công chức năm 2008. 2. Luật Lưu trữ năm 2011.
3. Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015.
4. Nghị định 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định những người là cơng chức.
5. Nghị định 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.
6. Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
7. Nghị định 34/2017/NĐ-CP ngày 03/4/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
8. Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ Quy đi ̣nh về chế đô ̣ thống kê vàquản lý hồ sơ công chức.
9. Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2017 của Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
10. Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
11. Lã Thị Duyên (2006), Công tác lưu trữ trong điều kiện cải cách nền hành chính nhà nước, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính cơng, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
12. Đại học kinh tế quốc dân (2007), Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công, Hà Nội.
93
13. Trần Thị Thu Hà (2012), Quản lý nhà nước về công tác bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành
chính cơng, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
14. Nguyễn Thị Hiệp (2007), “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007); và “Thiết lập, tiếp nhận và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”, Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam,số 6/2008.
15. Ths. Lã Thị Hồng (2006), Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản
hồ sơ nhân sự, Đề tài khoa học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Hà Nội.
16. TS.Trần Hoàng Linh (2007), “Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 10/2007.
17. Đinh Thị Hạnh Mai (2003), Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống
quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, cơng chức ở Văn phòng Quốc hội, Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
18. TS.Vũ Đăng Minh (2008),“Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ cơng chức”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 7/2008; “Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về độ ngũ cán bộ, cơng chức hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức nhà
nước, số 8/2008; “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực trạng và giải pháp”,
Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 10/2008; “Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, cơng chức”,Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 11/2008.
19. Trần Duy Phú (2006), Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê, Đề tài khoa học, Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia, Bộ Khoa học và Công nghệ, Hà Nội.
94
20. TS. Thang Văn Phúc và TS. Nguyễn Minh Phương (2005), Cơ sở lý
luận và thực tiễn xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội.
21. Hà Quảng - Mai Hương (2006), “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2006.
22. PGS.TS. Võ Kim Sơn, TS. Lê Thị Vân Hạnh, Ths. Nguyễn Thị Hồng Hải (2009), Giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
23. GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, Nhà xuất bản
Chính trị - Hành chính, Hà Nội.
24. PGS.TS. Văn Tất Thu và TS. Chu Văn Thành (2006), Biên niên lịch
sử Bộ Nội vụ (1945-2005), Nhà xuất bản Đại học sư phạm, Hà Nội.
25. Kiều Trang (2011), Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp Bộ ở nước ta hiện nay, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính cơng, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.
95
PHỤ LỤC: CÁC NHĨM TÀI LIỆU
THUỘC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CƠNG CHỨC
Stt Tên gọi tài liệu
I. Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch
1. Giấy khai sinh
2. Quyển lý lịch cán bộ, công chức 3. Sơ yếu lý lịch cán bộ, cơng chức
4. Tiểu sử tóm tắt lý lịch cán bộ, cơng chức
5. Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chứchàng năm 6. Lý lịch tự thuật
7. Lý lịch quân nhân (nếu có) 8. Phiếu thẩm tra lý lịch 9. Giấy chứng nhận sức khỏe
II. Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng
10. Văn bằng chuyên môn (Bằng tốt nghiệp Trung học, Cao đẳng, Đại học, Thạc kĩ, Tiến sĩ); Bảng điểm học tập
11. Công văn đề nghị xác minh văn bằng 12. Giấy xácnhận văn bằng của cơ sở đào tạo
13. Quyết định cử đi học tập, bồi dưỡng (trong nước và nước ngoài) 14. Quyết định tiếp nhận sau khi đi học tập, bồi dưỡng (đối với người
được cử đi học ở nước ngoài về)
15. Bằng trung cấp, cao cấp lý luận chính trị 16. Chứng chỉ ngoại ngữ
17. Chứng chỉ tin học
96
Stt Tên gọi tài liệu