CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
2.2.5.2. Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức
Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức bao gồm các bước như sau: - Bước 1: Lập sổ hồsơ. Việc lập sổ hồ sơ giúp cơ quan quản lý theo dõi hồ sơ công chức một cách tổng thể, ví dụ gồm bao nhiêu hồ sơ hiện đang quản lý, hồ sơ được giao cho cơ quan quản lý từ thời điểm nào, những hồ sơ nào đã được chuyển đến cho cơ quan khác quản lý.
- Bước 2: Phân loại tài liệu trong hồ sơ, là việc phân nhóm các loại tài liệu, giúp cho công tác nghiên cứu, sử dụng được nhanh chóng, dễ dàng.
- Bước 3: Lập phiếu liệt kê tài liệu, là công việc liệt kê danh mục các loại tài liệu có trong hồ sơ, theo nhóm tài liệu đã được phân loại.
- Bước 4: Lập phiếu kiểm sốt hồ sơ, là cơng việc theo dõi, kiểm soát sự biến động của hồ sơ, bao gồm danh mục các tài liệu được bổ sung và danh mục các tài liệu được nghiên cứu, khai thác hàng năm.
55
- Bước 5: Lập thư mục hồ sơ, là việc phân loại, sắp xếp hồ sơ theo những dấu hiệu đặc trưng, phục vụ cho công tác tra cứu hồ sơ theo đầu mục được chính xác, thuận tiện.
Việc phân loại, sắp xếp, bảo quản hồ sơ công chức ở mỗi cơ quan, đơn vị cũng có cách thức, phương pháp quản lý riêng, nhưng chủ yếu vẫn là cách thức sắp xếp theo đơn vị công tác.
Theo quy định, mỗi hồ sơ công chức phải được đựng trong một bì, ngồi bì ghi đầy đủ các thơng tin cơng chức, phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, khai thác, sử dụng, lưu giữ hồ sơ. Trên thực tế tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ đã thực hiện tốt công tác lập thư mục, phân nhóm hồ sơ. Tuy nhiên, xét một cách tổng thể việc thực hiện quy trình lưu giữ, bảo quản hồ sơ cơng chức nói chung hầu như chưa được đầy đủ, có chất lượng. Các khâu yếu nhất trong công tác quản lý hồ sơ cơng chức tại Bộ Nội vụ hiện nay có thể kể đến là khâu phân loại tài liệu trong hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ. Nguyên nhân của việc chưa thực hiện tốt quy trình quản lý hồ sơ cơng chức một phần do công chức quản lý hồ sơ kiêm nhiệm nhiều việc, khơng có thời gian cho việc phân loại hay liệt kê tài liệu trong hồ sơ.