CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
2.2.5.3. Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ
Việc giao bộ phận quản lý, phân cơng trách nhiệm, bố trí người quản lý hồ sơ của mỗi cơ quan, đơn vị khác nhau nên cách thức quản lý hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị cũng khác nhau. Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ thực hiệnquản lý hồ sơ công chức theo 02 cách thức, gồm:
- Cách thứ nhất: Quản lý khối hồ sơ cơng chức đang cơng tác tại phịng làm việc của bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ.
- Cách thứ hai: Quản lý khối hồ sơ cơng chức tại phịng riêng của bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ.
56
Từ 2 cách thức quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ nêu trên, chúng tơi phân tích những ưu điểm, hạn chế của 2 cách thức quản lý này như sau:
Cách thứ nhất có ưu điểm thuận tiện cho việc bổ sung, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ và thuận tiện cho việc khai thác hồ sơ công chức đang công tác. Về nhược điểm, hồ sơ công chức bảo quản tại phịng làm việc khơng đáp ứng được tính bảo mật, dễ xảy ra mất mát, thất lạc hồ sơ. Người khơng có nhiệm vụ hay khách đến quan hệ cơng tác cũng có thể vào phịng quản lý hồ sơ. Việc bảo quản hồ sơ tại phịng làm việc khơng có đủ các trang thiết bị, nhiệt độ, hệ thống ánh sáng chưa đáp ứng được các yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu lưu trữ. Do quá trình hình thành hồ sơ công chức kéo dài suốt từ khi công chức bắt đầu được tuyển dụng cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu, nên nếu tài liệu để trong điều kiện bình thường sẽ khơng tồn tại bền lâu, nhanh bị hư hỏng bởi tác động của điều kiện tự nhiên.
Đối với cách quản lý thứ hai, hồ sơ công chức được quản lý tập trung thống nhất tại phịng riêng có ưu điểm lớn hơn nhiều so với cách quản lý thứ nhất, do bảo đảm được tính bảo mật của hồ sơ. Với cách quản lý này sẽ hạn chế việc phát tán thông tin trong hồ sơ cơng chức, hạn chế người khơng có nhiệm vụ ra, vào phòng quản lý hồ sơ; hồ sơ được bảo quản trong điều kiện tốt hơn, như được trang bị thêm máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hịa khơng khí, thiết bị chống ẩm mốc.... Về nhược điểm, cách thức quản lý hồ sơ cơng chức tại phịng riêng làm cho công tác bổ sung, cập nhật thơng tin liên quan đến cơng chức bị khó khăn, hạn chế hơn.
Có thể nói chất lượng của cơng tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phụ thuộc phần nhiều vào cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản, chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ. Do nhiều nguyên nhân mà hiện nay công tác bảo quản hồ sơ công chức của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ chưa đáp ứng
57
được yêu cầu. Cách bố trí phịng bảo quản hồ sơ chưa đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an tồn, thống khí, diện tích chưa bảo đảm. Cơ sở vật chất như tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống ẩm mốc, mối mọt... đều chưa được trang bị đầy đủ. Các quy trình nghiệp vụ về lưu giữ, bảo quản hồ sơ chưa được thực hiện chặt chẽ, đồng bộ, đặc biệt chưa có chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ công chức, dẫn đến hạn chế hiệu quả, tác dụng của công tác quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ hiện nay. Thực trạng này đã cho thấy tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ vẫn chưa nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ đối với công tác quản lý công chức của cơ quan, đơn vị.