CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc quản lý
Theo quy định, Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa và hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất. Các cơ quan quản lý công chức phải từng bước nghiên cứu hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chứcgồm: các trang thiết bị máy vi tính, mạng máy tính, phần mềm quản lý hồ sơ công chức, máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản, tài liệu về hồ sơ công chức vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống khi chưa hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử công chức.
Trên thực tế, đến nay, Bộ Nội vụ vẫn chưa xây dựng được quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng điện tử hóa, nên chưa thể hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ công chức trong cả nước. Do đó, mỗi cơ quan quản lý công chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ công chức theo những cách thức khác nhau.
Hiện nay, tất cả các cơ quan được Bộ trưởng phân cấp quản lý hồ sơ công chức đã bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức. Tuy nhiên, các cơ quan, đơn vị mới ứng dụng ở mức sử dụng phần mềm quản lý thông tin công chức, phần mềm quản lý dữ liệu Exel.
59
Một số cơ quan, đơn vị của Bộ trước đây cũng đã thử nghiệm sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ công chức, nhưng do tính năng hiệu quả không cao nên hiện nay phần mềm này không được tiếp tục sử dụng nữa.
Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc của Bộ Nội vụ nói chung, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ nói riêng hiện nay còn nhiều yếu kém, bất cập. Từ năm 2016, Bộ Nội vụ đã hoàn thành việc xây dựng và chuyển giao phần mềm cơ sở dữ liệu quốc gia về quản lý cán bộ, công chức, viên chứccho 10 Bộ, ngành chạy thử nghiệm, trong đó có cơ quan Bộ Nội vụ. Về phương diện lý thuyết, phần mềm có thể tích hợp để quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Tuy nhiên, trên thực tế thử nghiệm, phần mềm quản lý cán bộ, công chức không đáp ứng được các yêu cầu quản lý cán bộ, công chức nói chung, không đáp ứng được yêu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nói riêng. Điều này đã được các cơ quan chạy thử nghiệm phần mềm phản ánh về đơn vị chủ trì xây dựng phần mềm, nhưng vẫn chưa được tháo gỡ, giải quyết. Do đó, cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức hiện nay chỉ mang ý nghĩa về mặt lý thuyết, chưa mang lại giá trị về mặt thực tiễn.
Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ hiện nay còn rất hạn chế, hầu như chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu tra cứu thông tin công chức trên phần mềm điện tửhoặc mạng thông tin nội bộ.
2.2.8. Đánh giá ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ
2.2.8.1. Ưu điểm:
- Một là, trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, cơ quan, đơn vị đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể để phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
- Hai là, các quy định về thành phần hồ sơ, mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ được thực hiện thống nhất. Với sự ra đời của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày
60
06/10/2008, đặc biệt là việc ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012, các cơ quan, đơn vị trong Bộ đã cơ bản triển khai áp dụng nghiêm túc các quy định về thành phần, mẫu biểu trong công tác quản hồ sơ công chức.
- Ba là, đã có sự chuyển biến tích cực trong việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị trong Bộ. Nếu như trước đây việc thực hiện các quy trình theo thói quen, áp dụng một cách tùy tiện thì đến nay việc thực hiện đã được quy định thống nhất và dần dần đi vào nề nếp. Đặc biệt từ đầu năm 2013 đến nay, sau khi Thông tư số 11/2012/TT- BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ có hiệu lực, các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức đã đặc biệt chú ý đến công tác xây dựng, bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ; việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng khai thác hồ sơ đã đạt được những kết quả bước đầu. Kết quả đó được thể hiện trước hết ở việc lập hồ sơ lần đầu đối với người trúng tuyển. Trong thời gian quy định, công chức thuộc bộ phận tổ chức cán bộ hướng dẫn người trúng tuyển thực hiện, hoàn chỉnh hồ sơ. Hồ sơ sau khi được lập đã tiến hành thẩm tra, xác minh, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và phiếu lý lịch tư pháp nơi thường trú cấp. Kết quả thẩm tra, xác minh đều được đưa vào hồ sơ công chức để quản lý. Đối với quy trình chuyển giao hồ sơ công chức từ cơ quan khác về được các cơ quan, đơn vị thực hiện tương đối đúng quy định. Nếu như trước đây việc chuyển giao hồ sơ giữa hai cơ quan chỉ lập biên bản bàn giao thì hiện nay việc chuyển giao đã thực hiện mẫu Phiếu giao nhận và mẫu Phiếu chuyển hồ sơ. Ưu điểm khi sử dụng mẫu phiếu này là các thông tin bên giao hồ sơ và bên nhận hồ sơ được thể hiện chi tiết. Ngoài các thông tin cơ bản về hồ sơ như tên hồ sơ giao, ngày giao, phương thức giao, độ mật hồ sơ thì phải mô tả chi tiết về đặc điểm và tình trạng của hồ sơ khi giao, của hồ sơ khi nhận. Mẫu phiếu chuyển hồ sơ được liệt kê toàn bộ thành phần
61
tài liệu trong hồ sơ khi chuyển. Do vậy, quy trình chuyển giao hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ đã bảo đảmđược tính chặt chẽ, an toàn.
- Bốn là, đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc đề cao trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị giúp thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ công chức; đề cao và phát huy vai trò, trách nhiệm của công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin cá nhân công chức, giữ gìn bí mật nhà nước và bảo vệ chính trị nội bộ.
- Năm là, các cơ quan, đơn vị đã trang bị tương đối đầy đủ tủ đựng hồ sơ công chức, máy vi tính, điều hòa nhiệt độ, bàn, ghế phục vụ người đến nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ công chức. Tủ đựng hồ sơ công chức đều có khóa cẩn thận và do công chức được giao nhiệm vụ quản lý.
- Sáu là, bước đầu có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức, như quan tâm phân bổ kinh phí để xây dựng, nâng cấp, bảo trì các phần mềm dữ liệu phục vụ cho việc quản lý hồ sơ công chức, bố trí công chức cơ bản đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức.
- Bảy là, công tác quản lý hồ sơ công chức đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trong Bộ. Việc tổ chức các hình thức nghiên cứu, nội dung khai thác hồ sơ công chức đã đáp ứng một phần các quy định của nhà nước, giữ gìn bí mật và an toàn hồ sơ công chức, phục vụ có hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự của Bộ Nội vụ.
Từ công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, chúng tôi xin đưa ra nhận xét sơ bộ dưới góc độ nghiên cứu khoa học như sau: Hiện nay, đội ngũ công chức của Bộ Nội vụ có mặt mạnh về xây dựng, tổ chức thực thi
62
thể chế, chính sách, do phần lớn được đào tạo, bồi dưỡng các chuyên ngành luật, hành chính công, quản lý công, quản lý xã hội, các chuyên ngành khoa học xã hội khác. Tuy nhiên, ở một số lĩnh vực nghiên cứu chế độ, chính sách chuyên sâu hơn, như lĩnh vực tiền lương, công chức, công vụ, văn thư, lưu trữ, thi đua,khen thưởng, tôn giáo, thì đòi hỏi đội ngũ công chức cần đáp ứng về chuyên ngành chuyên sâu hơn. Để đáp ứng yêu cầu tốt yêu cầu nhiệm vụ trong thời gian tới, Bộ Nội vụ cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức của Bộ hàng năm, cụ thể: cử đi đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức chuyên môn hàng năm (80% công chức); cử đi bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước theo ngạch công chức (60% công chức); cử đi bồi dưỡng lý luận chính trị cao cấp (40% công chức), tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn (70% công chức).
2.2.8.2. Hạn chế:
Công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ tuy đã đạt được những kết quả nêu trên nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế, cụ thể là:
- Một là, hệ thống các quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ chưa đầy đủ, thiếu tínhkịp thời.
Mặc dù Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được ban hành từ năm 2012, nhưng đến nay, Bộ Nội vụ vẫn chưa ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức để thực hiện thống nhất trong Bộ. Điều này dẫn đến việc mỗi cơ quan, đơn vị thực hiện quy trình nghiệp vụ cụ thể khác nhau, trong một số trường hợp thực hiện không đúng quy định cũng không có chế tài để xử lý.
- Hai là, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ công chức còn chưa chặt chẽ, chưa đúng quy định.
Bên cạnh những ưu điểm chúng tôi phân tích nêu trên thì hiện nay việc thực hiện công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ công chức vẫn theo thói quen, chưa tuân thủ đầy đủ các quy trình, nghiệp vụquy định.
63
Việc lập hồ sơ công chức ban đầu vẫn là khâu yếu nhất hiện nay, do khâu này được thực hiện bởi công chức làm công tác tuyển dụng. Điều này thể hiện ở chỗ, những hồ sơ công chức gốc được chuyển giao để quản lý có khi không đủ thành phần quy định, có khi lại gồm rất nhiều tài liệu trùng, thừa (mang tính chất giữ hộ hồ sơ công việc cho công chức làm công tác tuyển dụng), gây khó khăn cho việc sắp xếp, lập danh mục, nghiên cứu, sử dụng, chuyển giao hồ sơ (nếu có) sau này.
Việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ, cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức chưa được thực hiện thường xuyên, kịp thời, dẫn đến việc thông tin hồ sơ công chức bị lỗi thời, lạc hậu.
Việc chuyển giao, tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản, khai thác chưa thống nhất, chưa sử dụng các mẫu biểu trong công tác quản lý hồ sơ. Trong nhiều trường hợp, việc chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức do chuyển công tác được thực hiện dựa trên sự tin tưởng, quen biết, chủ yếu do công chức tự chuyển hồ sơ công chức của mình mà không phải do cơ quan, tổ chức thực hiện công tác chuyển giao.
- Ba là, việc nghiên cứu khai thác, sử dụng hồ sơ công chức chưa thực sự mang lại hiệu quả cao.
Như trên chúng tôi đã phân tích do hiện nay vẫn còn một số cơ quan chưa thường xuyên cập nhật, bổ sung những thông tin phát sinh của công chức, nên khi cần khai thác, nghiên cứu chỉ đưa ra những thông tin cũ, không kịp thời, không đáp ứng được yêu cầu công việc. Nhiều tài liệu trong hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc do chiến tranh, do di chuyển địa điểm, chia tách, sáp nhập, giải thể nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp thông tin, gây nhiều khó khăn cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ.
Do việc quản lý hồ sơ công chức vẫn thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ công truyền thống (với các phương tiện như sổ sách, mục lục tra cứu, nhiều hồ sơ không có phiếu liệt kê tài liệu, tài liệu trong hồ sơ không xếp
64
riêng thành từng nhóm nên làm mất nhiều thời gian, công sức, làm chậm trễ quá trình cung cấp thông tin. Đặc biệt, đối với việc tổng hợp bao gồm nhiều nội dung như họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, nơi ở, chức danh, chức vụ, trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị, trình độ tin học, ngoại ngữ, quản lý nhà nước, ngạch, mức lương hiện hưởng, phụ cấp, quá trình công tác, quá trình đóng bảo hiểm xã hội… khi tra cứu phải tra cứu theo từng hồ sơ, đã dẫn đến việc báo cáo chưa kịp thời và đôi khi còn nhầm lẫn, thiếu chính xác. Vì vậy việc tra cứu thông tin hồ sơ công chứcmất nhiều thời gian, công sức.
- Bốn là, phương tiện bảo quản, cơ sở vật chất tuy đã được trang bị nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác bảo quản hồ sơ công chức.
Như chúng tôi đã đánh giá ở trên, hầu hết các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ mới chỉ trang bị tủ, máy vi tính, điều hòa nhiệt độ. Hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đến việc trang bị các phương tiện khác như máy hút ẩm, quạt thông gió, phương tiện phòng, chống cháy nổ, chống ẩm mốc, chống mối mọt... Tủ đựng hồ sơ tuy được trang bị nhưng không đúng quy cách so với mẫu quy định của ngành. Nơi bảo quản hồ sơ chưa đạt chuẩn, diện tích chật hẹp. Nhiều đơn vị bảo quản hồ sơ tại phòng làm việc hay bảo quản tại phòng riêng, nhưng bố trí không đảm bảo tiêu chuẩn về ánh sáng, nhiệt độ. Do đó, tại một số đơn vị đã có hiện tượng tài liệu bị ẩm, bị mờ thông tin. Từ đó đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến độ bền của tài liệu có trong hồ sơcông chức.
- Năm là, chưa có sự thống nhất trong cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức.
Như phần trên đã trình bày, cách thức quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ hiện nay được thực hiện chưa thống nhất, chưa đồng bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến tính bảo mật của hồ sơ.
65
Riêng đối với hồ sơ công chức đã nghỉ, cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ còn sơ sài, chưa được chú trọng. Hiện nay chưa có văn bản pháp lý quy định thống nhất hồ sơ công chức đã nghỉ do bộ phận tổ chức cán bộ hay bộ phận lưu trữ của Văn phòng quản lý, lưu trữ, bảo quản. Rất nhiều hồ sơ hưu đã bị xuống cấp, các tài liệu trong hồ sơ rất cũ nát nhưng vẫn chưa được chỉnh lý, nâng cấp. Việc sắp xếp hồ sơ chủ yếu theo đơn vị đầu mối mà chưa sắp xếp theo vần A,B,C vì vậy khi tra cứu mất nhiều thời gian, công sức. Có thể nói công tác lưu giữ và bảo quản hồ sơ công chức tại các cơ