CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ
Trên cơ sở các định hướng cơ bản nêu trên, chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo, cụ thể như sau:
3.2.1. Hồn thiện hệ thống văn bản quy định về cơng tác quản lý hồ sơ công chức sơ công chức
Quản lý hồ sơ công chức là một trong các nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức. Trên cơ sở quy định của Luật cán bộ, cơng chức và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật cán bộ, công chức, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cơng chức. Tuy nhiên, như phần trên đã trình bày, Thơng tư số 11/2012/TT- BNV có những quy định khơng đồng bộ, khơng thống nhất, khơng phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay, dẫn đến việc những quy định của Thơng tư rất khó hoặc khơng được thực hiện trong thực tế. Ví dụ, các mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức vẫn sử dụng theo mẫu biểu quy định tại Quyết đi ̣nh số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ về ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, Quyết đi ̣nh số 02/2008/QĐ-BNV ngày 6/10/2008 của Bộ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vu ̣ về viê ̣c ban hành biểu mẫu biểu quả n lý hồ sơ cán bô ̣ , công chức. Điều này là khơng phù hợp, vì các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định nêu trên khơng có sự tách biệt giữa cơ quan quản lý cơng chức với cơ quan, đơn vị sử dụng công chức. Do đó, các mẫu biểu này khơng phù hợp với Luật Cán bộ, cơng chức, khơng phù hợp với tình hình quản lý thực tế hiện nay. Một số quy định khác của Thông tư cũng không phù hợp, quy định thủ tục chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng rườm rà, phức tạp, gây khó khăn cho cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức.
76
Vì vậy, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành văn bản pháp luật quy định thống nhất về thống các mẫu biểu quản lý hồ sơ (thay thế các mẫu biểu quy định tại 02 Quyết định trên). Đồng thời cũng cần sửa đổi, bổ sung một số quy định về công tác chuyển giao, lưu giữ, khai thác, sử dụng hồ sơ cơng chức, bảo đảm tính hợp lý, thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ; bổ sung quy trình, nghiệp vụ chuẩn đối với cơng tác quản lý hồ sơ công chức để thống nhất thực hiện trong phạm vi cả nước, trong đó có Bộ Nội vụ.
Trên cơ sở hệ thống các quy định pháp lý về quản lý hồ sơ công chức, Bộ Nội vụ cũng cần nghiên cứu, ban hành Quy chế quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ để thực hiện thống nhất trong Bộ, trong đó chú trọng đến quy định về quy trình nghiệp vụ của cơng tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin trong hồ sơ công chức phục vụ công tác cán bộ trong cơ quan. Đồng thời, cũng trên cơ sở đó, các cơ quan được Bộ trưởng phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cũng cần xây dựng, ban hành những quy định cụ thể, có tính đặc thù về công tác quản lý hồ sơ công chức tại cơ quan. Đối với việc ban hành các quy định nội bộ về quản lý hồ sơ công chức, cần chú trọng đến những quy định về việc lập, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức, chế độ trách nhiệm, việc khen thưởng và xử lý trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.
3.2.2. Tăng cƣờng sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức
Hiện nay, tại Bộ Nội vụ cũng như tại nhiều Bộ, ngành, địa phương, việc quản lý công chức vẫn theo tư duy cũ, tức là cứ có vụ việc liên quan đến công chức, đặc biệt là công tác đề bạt, bổ nhiệm, nâng ngạch thì các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ u cầu cơng chức tự hồn thiện hồ sơ theo hồ sơ vụ việc riêng mà không trực tiếp tra cứu những thơng tin từ hồ sơ cơng chức. Do đó, trong những năm qua, cơng tác quản lý hồ sơ công chức chưa được các cấp
77
lãnh đạo, quản lý quan tâm đúng mức, thậm chí đơi khi cịn chưa thấy hết được trách nhiệm của mình đối vớicơng tác này trong hoạt động của cơ quan.
Trong cơng tác quản lý nói chung, cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức nói riêng, nếu khơng có sự quan tâm, chỉ đạo, khơng có sự đề cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý thì khơng thể mang lại hiệu quả cao.
Với trách nhiệm người đứng đầu Bộ, Bộ trưởng Bộ Nội vụ cần tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, đặc biệt là chỉ đạo hoàn thiện hệ thống quy định nội bộ về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ, ban hành Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo điều hành, nhằm gắn trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác quản lý hồ sơ công chức với trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, người đứng đầu Bộ cũng cần thường xuyên yêu cầu các tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức rà sốt, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở kết quả rà sốt, đánh giá tình hình thực tế, người có trách nhiệm cao nhấtsẽcó những định hướng,sự chỉ đạo cụ thể, bảo đảm công tác quản lý hồ sơ công chứcđúng quy định, mang lại hiệu quả ứng dụng cao.Việc thường xun rà sốt, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ cịn có ý nghĩa hỗ trợ các cơ quan, đơn vịtháo gỡ những khó khăn, vướng mắc để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị mình.
Để tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp quản lý hồ sơ công chức, trước hết người đứng đầu cơ quan đơn vị phải thấy rõ ý nghĩa, vai trị to lớn của cơng tác quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý công chức, đối với cơng tác hiện đại hóa cơ sở dữ liệu quốc gia về đội ngũ công chức. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải được qn triệt về những định hướng chính trong cơng tác quản lý hồ sơ công chức,
78
phải thấy rằng quản lý hồ sơ công chức là quản lý dạng tài liệu đặc biệt, theo chế độ bảo mật của nhà nước. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị cũng cần đề cao hơn nữa trách nhiệm tham mưu với cấp có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức; trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết linh hoạt những vướng mắc, phát sinh trong thực hiện quy trình quản lý hồ sơ công chức tại cơ quan, đơn vị.
Việc tăng cường trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, đơn vị được phân cấp thẩm quyền quản lý hồ sơ cơng chức sẽ khắc phục được tình trạng thụ động, cũng như việc đùn đẩy trách nhiệm khi có vụ việc xảy ra. Điều này có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu quả của cơng tác quản lý hồ sơ công chức trên thực tế.
3.2.3. Nâng cao chất lƣợng và tăng cƣờng trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức
3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác
quản lý hồ sơ công chức:
Chất lượng đội ngũ công chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chun mơn, khả năng thích ứng, ý thức trách nhiệm đối với công việc .v.v.
Để làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ địi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng được u cầu cơng việc. Ngồi các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng đối với chuyên viên theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành về lưu trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý hồ sơ công chức
79
phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng. cụ thể là phải có hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu trữ hồ sơ, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính nhà nước.
Cơng tác quản lý hồ sơ công chức, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là cơng việc địi hỏi người thực hiện ngồi nghiệp vụ chun mơn cịn cần có những phẩm chất chun biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt.
Hồ sơ công chức chứa đựng, phản ánh tồn bộ q trình rèn luyện, phấn đấu, phát triển từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước. Hồ sơ công chức cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của cơng chức trong q trình cơng tác. Đây là những thông tin được bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Do vậy, người làm công tác quản lý hồ sơ công chức phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không được tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ công chức, không được cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ công chức cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cơng chứcđịi hỏi cơ quan quản lý cần thực hiện những biện pháp sau:
Một là, chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để tuyển chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay u cầu vị trí cơng việc.
Hai là, trong quá trình làm việc, cơ quan quản lý công chức phải thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho đội ngũ công chức quản lý hồ sơ được bổ sung, cập nhật kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày.
80
Ba là, cùng với việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, Bộ Nội vụ cũng cần quan tâm đến việc tổ chức đi khảo sát, trao đổi, học tập kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại một số quốc gia, một số Bộ, ngành, địa phương. Trên cơ sở đó, mỗi cơng chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ sẽ thành thạo hơn về kỹ năng thực hiện quy trình tác nghiệp cụ thể, quản lý hồ sơ được khoa học và hiệu quả hơn.
Bốn là, cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ cơng chức cần có sự bố trí, phân công công chức chuyên trách trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ cơng chức. Có như vậy, cơng chức mới có đủ thời gian thực hiện đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ, có đủ thời gian để đánh giá thực tiễn, chủ động tham mưu, đề xuất với cấp có thẩm quyền ban hành chế, quy định về cơng tác quản lý hồ sơ công chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ. Việc bố trí, phân cơng cơng tác theo hình thức chun trách là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả của cơng tác này trong thực tế tại Bộ Nội vụ.
Nâng cao chất lượng thựctế của đội ngũ công chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức là yêu cầu tất yếu trong xu thế chung hiện nay. Khi chất lượng thực tế của đội ngũ cơng chức được nâng cao, thì cơng tác triển khai nhiệm vụ, tham mưu, đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh, vướng mắc trong quản lý hồ sơ thực tế tại Bộ Nội vụ mới thực sự mang lại hiệu quả cao.
3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm
công tác quản lý hồ sơ công chức:
Trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, cơng chức nói chung trong thực thi công vụ là yếu tố quan trọng, quyết định đến chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ cơng chứccó mối liên hệ chặt chẽ với việc nâng cao chất lượng đội ngũ công chức.
81
Việc tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chứcquản lý hồ sơ công chức thuộc trách nhiệm của cả cơ quan quản lý và trách nhiệm cá nhân của người công chức.
- Về phía cơ quan quản lý, Bộ Nội vụ cần thực hiện các nội dung sau: Một là, đề cao, gương mẫu thực hiện trách nhiệm của Người đứng đầu
cơ quan, đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức.
Hai là, trên cơ sở quy định về vị trí việc làm đối với những người làm
công tác tổ chức cán bộ của Bộ Nội vụ, cụ thể hóa, ban hành quy định chức trách, tiêu chuẩn, nhiệm vụ của người làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức,
trong đó tập trung vào các nội dung chính như: phẩm chất đạo đức (tính trung
thực, khách quan, cẩn thận, tỉ mỉ, cần cù, tận tâm với cơng việc); trình độ,
năng lực chuyên môn (đào tạo chuyên ngành về lưu trữ); và kinh nghiệm
cơng tác (có q trình cơng tác liên quan đến lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu).
Ba là, có chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với cơng chức trực tiếp
làm công tác quản lý hồ sơ công chức
Thực hiện chế độ đãi ngộ, động viên, khích lệ đối với công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cơng chức ln gắn liền và có mối quan hệ chặt chẽ với việc tăng cường trách nhiệm của công chức trong thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức.
Do không thực hiện được chế độ đãi ngộ (trong điều kiện công việc đặc thù, phải thường xuyên tiếp xúc với các tài liệu lưu trữ), nên công chức quản lý hồ sơ vẫn còn tâm lý coi đây là “nhiệm vụ phụ” hoặc “sẽ được chuyển nhiệm vụ này cho người khác thực hiện”. Vì vậy, trong thực tế cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức khó có thể có những chuyển biến tích cực.
Trong thời gian tới Bộ Nội vụ cần chủ động hướng dẫn cụ thể hóa mức hưởng chế độ phụ cấp độc hại để kịp thời động viên, khuyến khích đội ngũ
82
cơng chức làm công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ cũng cần thực hiện một số chế độ đãi ngộ khác như ưu tiên khi xét nâng bậc lương trước thời hạn, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, cử đi học tập, tham khảo kinh nghiệm ở nước ngoài.
- Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý hồ sơ công chức: Trong xu thế cải cách hành chính, yêu cầu đối với người cơng chức nói chung, cơng chức trực tiếp quản lý hồ sơ cơng chức nói riêng là phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo. Người trực tiếp quản lý hồ sơ công