CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức
1.1.3. Đặc điểm hồ sơ công chức
Hồ sơ cơng chứccó những đặc điểm dưới đây:
- Hồ sơ công chức bao gồm những tài liệu liên quan đến q trình cơng tác của mỗi cơng chức. Đó là những văn bản, tài liệu áp dụng đối với một công chức như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ; các quyết định về tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm; các quyết định về khen thưởng, kỷ luật… Thông qua những tài liệu này có thể nắm được tương đối đầy đủ về q trình trưởng thành, q trình cơng tác, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của công chức. Cơ quan quản lý và sử dụng công chức sẽ căn cứ vào hồ sơ cơng chứcđể theo dõi, bồi dưỡng, bố trí cơng tác, thực hiện chế độ chính sách đối với cơng chức.
- Thành phần hồ sơ công chức rất phong phú và đa dạng, gồm nhiều nhóm tài liệu. Mỗi nhóm tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về công chức.
- Các tài liệu trong hồ sơ công chức phần lớn là những văn bản cá biệt. Ngồi thành phần hồ sơ cơng chức như sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ có rất nhiều những văn bản đó là các quyết định về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, điều động, bổ nhiệm, cử đi công tác, học tập, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật… Những tài liệu này hình thành do nhu cầu công tác cán bộ, chiếm phần lớn trong thành phần hồ sơ công chức.
- Hồ sơ cơng chức có q trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật. Nếu như quá trình hình thành của một hồ sơ
19
công việc thông thường kéo dài khoảng một năm hoặc 5 đến 10 năm (đối với hồ sơ xây dựng cơ bản), thì hồ sơ cơng chức có q trình hình thành từ 20, 30, 40 năm trở lên tương ứng với q trình cơng tác của người cơng chức đó. Hồ sơ cơng chức có q trình hình thành lâu dài, bởi lẽ hồ sơ cơng chức được hình thành và kéo dài từ khi cơng chức bắt đầu làm việc tại cơ quan cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu. Ngay từ khi công chức được tuyển dụng vào làm việc, cơ quan quản lý có trách nhiệm hướng dẫn cơng chức mới được tuyển dụng lập hồ sơ của mình. Có thể lấy mốc thời gian là quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động để tính thời điểm hồ sơ hình thành và lấy mốc thời gian quyết định thôi việc, nghỉ hưu, mất để tính thời điểm hồ sơ kết thúc. Có nhiều trường hợp cơng chức đã mất nhưng vẫn được truy tặng các danh hiệu, hưởng các chế độ chính sách vì vậy những tài liệu này vẫn được bổ sung vào hồ sơ.
Nhờ có những đặc điểm riêng biệt nêu trên mà hồ sơ công chức được phân biệt với các loại hồ sơ khác như hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Vì vậy, cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức cũng địi hỏi phải có những nguyên tắc, yêu cầu, nội dung khác biệt so với công tác quản lý các loại hồ sơ nói trên.
1.1.4. Hình thức hồ sơ cơng chức
Hình thức hồ sơ cơng chức là cách thức biểu hiện ra bên ngồi của hồ sơ cơng chức. Theo quy định của pháp luật hiện hành, hình thức hồ sơ cơng chức hiện nay được biểu hiện dưới 02 dạng, gồmhồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
- Hồ sơ giấy bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng giấy, liên quan đến q trình cơng tác của cơng chức, được lưu trữ, bảo quản, bảo mậttại khu vực làm việc của cơ quan, tổ chức.
- Hồ sơ điện tử bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng file điện tử, liên quan đến q trình cơng tác của cơng chức, được lưu trữ trong các
20
phần mềm máy tính, được bảo quản, bảo mật trên môi trường điện tử của cơ quan, tổ chức.
Do mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung cịn hạn chế, nên trên thực tế hiện nay, các cơ quan quản lý nhà nước chủ yếu vẫn quản lý hồ sơ công chức dưới dạnghồ sơ giấy.
1.2. Tổng quanvề công tác quản lý hồ sơ công chức
1.2.1. Một số khái niệm
- Khái niệm quản lý: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định.
- Khái niệm quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy tiềm năng, thế mạnh nhân sự, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng phát triển của tổ chức.
- Khái niệm quản lý công chức: Quản lý cơng chức là sự tác động có tổ chức và bằng pháp luật của nhà nước đối với đội ngũ cơng chức vì mục tiêu bảo vệ và phát triển xã hội theo định hướng đã định (TS. Trần Anh Tuấn, Thứ trưởng Bộ Nội vụ, trích “Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công của Trường Đại học kinh tế quốc dân”, năm 2007).
Quản lý công chức bao gồm các nội dung sau:
+ Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chức. + Xây dựng kế hoạch, quy hoạch công chức.
+ Quy định ngạch, chức danh, mã số cơng chức; mơ tả, quy định vị trí việc làm và cơ cấu công chức.
+ Xác định số lượng và quản lý biên chế công chức. + Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng công chức.
21
+ Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cơng chức.
+ Tổ chức thực hiện việc khen thưởng, kỷ luật đối với công chức. + Thực hiện chế độ thôi việc, nghỉ hưu đối với công chức.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ công chức.
+ Thanh tra, kiểm tra việc thi hành quy định của pháp luật về công chức.
+ Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với công chức.
Để thực hiện tốt công tác quản lý công chức, cơ quan quản lý cơng chức phải thực hiện một cách đồng bộ, có hiệu quả các nội dung quản lý cơng chức nêu trên, trong đó có nội dung quản lý hồ sơ cơng chức.
- Khái niệm cơ quan quản lý công chức: Cơ quan quản lý công chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, được quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Luật Cán bộ, công chức.
- Khái niệm quản lý hồ sơ công chức: Quản lý hồ sơ công chức là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ cơng chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ công chức củacơ quan.
1.2.2. Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức
Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức được quy định tại Điều 69 Luật cán bộ, công chức năm 2008, tại Điều 8 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể là: “Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý.
22
Tùy từng trường hợp tại mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức cụ thể được xác định theo mức độ phân cấp quản lý cơng chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó.
1.2.3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức
Hồ sơ công chức là một dạng hồ sơ đặc biệt. Việc quản lý hồ sơ công chức phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc như sau:
- Quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.
- Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thơng tin của từng công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.
- Hồ sơ công chức phải được lưu giữ, quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. Chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.
- Các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức phải được cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm việc cung cấp thông tin về cá nhân cơng chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Cơng chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thơng tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cơng chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác minh, chứng nhận.
- Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng u cầu quản lý cơng chức.
23
1.2.4. Quy trình quản lý hồ sơ cơng chức
Quy trình quản lý hồ sơ cơng chức được thể hiện như sau:
1.2.4.1. Công tác lập hồ sơ công chức:
Ngay từ khi công chức được tuyển dụng, cơ quan quản lý cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng chức, thơng qua việc tự tập hợp các văn bản, tài liệu về tuyển dụng công chức, hướng dẫn công chức bổ sung các loại tài liệu thuộc thành phần hồ sơ công chức theo quy định.
Việc lập hồ sơ lần đầu có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình quản lý hồ sơ sau này, vì đây được coi là những thông tin ban đầu để xây dựng hồ sơ gốc của công chức. Khi đăng ký tuyển dụng, người đăng ký có trách nhiệm hồn tất các tài liệu bao gồm:
- Phiếu đăng ký dự tuyển (Phiếu này do người dự tuyển tự kê khai theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ).
- Sơ yếu lý lịch (do người dự tuyển kê khai và có xác nhận của chính quyền, địa phương).
- Giấy khai sinh (bản sao, có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền). - Giấy chứng nhận sức khỏe (do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp trong thời gian 06 tháng, tính đến ngày nộp hồ sơ).
- Văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chun mơn, ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị, bồi dưỡng nghiệp vụ (do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận).
- Các giấy tờ về thân nhân như: xác nhận con thương binh, gia đình chính sách... Lập Bổ sung, sửa chữa Chuyển giao, tiếp nhận Nghiên cứu, khai thác Lưu giữ, bảo quản, bảo mật Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức
24
Những tài liệu kể trên sẽ được đưa vào hồ sơ để hình thành hồ sơ gốc của cơng chức khi người đó trúng tuyển. Theo quy định, trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan phải có trách nhiệm hướng dẫn cơng chứckê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo cấp có thẩm quyền xác nhận, đóng dấu, đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời, bộ phận tổ chức cán bộ hướng dẫn cơng chức hồn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc bao gồm:
- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” (mẫu 01a-BNV/2007). - Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” (mẫu 2C-BNV/2008). - Bản “Tiểu sử tóm tắt” (mẫu 03a-BNV/2007).
Sau khi đã hồn tất việc lập hồ sơ lần đầu đối với người trúng tuyển (đây được coi là hồ sơ gốc của công chức), người được giao nhiệm vụ lập hồ sơ công chức gốc bổ sung quyết định tuyển dụng (hoặc xét tuyển), tiếp nhận cơng chức, sau đó bàn giao tồn bộ hồ sơ gốc cho bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ.
1.2.4.2. Công tác bổ sung, sửa chữahồ sơ công chức:
- Hồ sơ công chức phải thường xuyên được cập nhật để phản ánh đầy đủ, chính xác về q trình cơng tác của công chức. Do vậy, hàng năm, cơ quan quản lý cơng chức có trách nhiệm bổ sung các văn bản, tài liệu thuộc công tác nhân sự của từng công chức.
- Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thơng tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:
25
- Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm (do công chức tự kê khai và phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận).
- Bản kê khai tài sản, thu nhập hàng năm (do công chức tự kê khai). - Các văn bản, tài liệu khác có liên quan.
Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà khơng đầy đủ, khơng chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.
- Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định thẩm tra, xác minh cụ thể. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức được quy định như sau: Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên; trường hợp các thành phần hồ sơ khơng thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.
1.2.4.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức:
- Công chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cơng chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cơng chức đó.
- Hồsơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định;
26
+ Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
+ Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định;
+ Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
- Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thơi việc và từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
+ Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được