Số hóa hồ sơ công chức

7. Kết cấu của luận văn

1.2.5. Số hóa hồ sơ công chức

Số hóa hồ sơ công chức là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu. Nói cách khác, số hoá hồ sơ công chức là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được. Sản phẩm sau khi số hóa hồ sơ công chức chính là nguồn tài nguyên số/dữ liệu số được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính.

Số hóa hồ sơ công chức trong giai đoạn hiện nay là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng, thuận tiện. Việc số hóa hồ sơ công chức là một trong những nội dung góp phần xây dựng Chính phủ điện tử hiện đại, với cácưu điểm như sau:

- Giảm không gian lưutrữ hồ sơ;

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; - Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn;

31

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; - Chia sẻ thông tin nhanh chóng;

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin. - Chi phí vận hành thấp.

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Giúp cơ quan quản lý công chức linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

Số hóa hồ sơ công chức đòi hỏi phải tăng cường công tác bảo mật thông tin trên môi trường điện tử. Mức độ số hóa hồ sơ công chức của mỗi cơ quan phụ thuộc vào mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý nhà nước nói chung, trong công tác quản lý hồ sơ công chức nói riêng. Trước yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính, việc số hóa hồ sơ công chức là xu hướng chung tại các cơ quan quản lý nhà nước.

32

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

Trong Chương này, chúng tôi đã nêu một số khái niệm liên quan đếnhồ sơ, các loại hồ sơ; công chức, hồ sơ công chức, quản lý công chức và quản lý hồ sơ công chức. Trong các cách phân loại hồ sơ nói chung, hồ sơ nhân sự là một loại hồ sơ đặc biệt, vì nó phản ánh những thông tin cơ bản nhất về một cá nhân cụ thể. Trong công tác quản lý công chức, hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cá nhân công chức. Do đó, cơ quan quản lý công chức phải có trách nhiệm quản lý hồ sơ công chức của những công chức thuộc thẩm quyền quản lý.

Hồ sơ công chức yêu cầu tính thống nhất về thông tin cá nhân công chức; có thành phần, đặc điểm riêng để phân biệt với các loại hồ sơ khác. Quản lý hồ sơ công chức đòi hỏi phải thực hiện theo những nguyên tắc, quy trình quy định, gồm: Lập; bổ sung, sửa chữa; chuyển giao, tiếp nhận; nghiên cứu, khai thác; lưu giữ, bảo quản, bảo mật; báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức.

Thực hiện đúng nguyên tắc, quy trình quản lý hồ sơ sẽ phát huy được tính hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, tổ chức, ví dụ như vấn đề khai thác thông tin để phục vụ cho các cấp quản lý cao hơn trong công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, cử đi dự thi nâng ngạch theo hướng cạnh tranh, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái...

Tại các cơ quan quản lý nhà nước hiện nay, việc quản lý hồ sơ công chức chủ yếu vẫn thực hiện dưới dạng quản lý hồ sơ truyền thống (hồ sơ giấy). Điều này làm cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ công chức gặp nhiều khó khăn. Trong xu thế hiện nay, vấn đề số hóa hồ sơ công chức đang là một đòi hỏi khách quan, giúp cơ quan quản lý nhà nước tích hợp được

33

nhiều ứng dụng trong công tác quản lý đội ngũ công chức. Chính vì vậy, số hóa hồ sơ công chức đang là vấn đề được nhiều cơ quan quản lý nhà nước quan tâm, nghiên cứu, ứng dụng.

Những vấn đề lý luận tại Chương này là cơ sở để chúng tôi nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay.

34

CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

HỒ SƠ CÔNG CHỨCTHUỘCBỘ NỘI VỤ 2.1. Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ

- Thời kỳ Chính phủ lâm thời (28/8/1945-2/3/1946): Ngày 28/8/1945, Bộ Nội vụ được thành lập, là tổ chức của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, do đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng. Nhiệm vụ cấp bách của Bộ Nội vụ trong thời điểm này là tập trung vào việc xây dựng bộ máy Nhà nước cách mạng còn non trẻ và chuẩn bị các điều kiện, cơ sở pháp lý để thành lập Chính phủ chính thức của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngày 19/01/1946, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Nghị định số 14/NV quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức trực thuộc Bộ, bao gồm: Văn phòng giúp việc trực tiếp cho Bộ trưởng và 04 Nha: Nha Công chức và Kế toán phụ trách việc ban hành quy chế công chức và kế toán nội bộ; Nha Pháp chế hành chính phụ trách công tác pháp chế và hành chính; Nha Thanh tra phụ trách thanh tra hành chính và chính trị; Nha Công an phụ trách công tác trị an.

- Thời kỳ Chính phủ kháng chiến (1946-1954): Sau thắng lợi của cuộc tổng tuyển cử ngày 02/3/1946, tại kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá I của Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã bầu ra Chính phủ để lãnh đạo nhân dân thực hiện nhiệm vụ xây dựng lại đất nước và đấu tranh gìn giữ độc lập. Trong cơ cấu của Chính phủ có Bộ Nội vụ, cụ Huỳnh Thúc Kháng được bầu làm Bộ trưởng. Đến tháng 6/1947, cụ Tôn Đức Thắng làm Bộ trưởng và đến tháng 11/1947 cụ Phan Kế Toại đảm nhận chức vụ này.

35

Tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ ngày càng được củng cố và phát triển theo tiến trình hoàn thiện bộ máy Nhà nước và đấu tranh thắng lợi của công cuộc kháng chiến. Theo sắc lệnh 58/SL của Chủ tịch Chính phủ ký ngày 03/5/1946, cơ cấu của Bộ Nội vụ gồm có: Văn phòng Bộ và 4 Nha: Nha Công chức và Kế toán: có nhiệm vụ soạn thảo các Quy chế, quản lý công chức và kế toán trong Bộ; Nha Pháp chế hành chính (còn gọi là Nha Pháp chính): phụ trách công tác pháp chế và hành chính; Nha Thanh tra: phụ trách công tác thanh tra hành chính và chính trị; Nha Công an (Việt Nam Công an vụ): phụ trách vấn đề trị an trong toàn quốc (Đến năm 1953, Nha Công an được tách ra thành Thứ bộ Công an, sau đổi thành Bộ Công an). Năm 1950, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Nghị định số 162/NV quy định tổ chức Văn phòng Bộ; theo đó trong Văn phòng có 6 phòng để điều hành các hoạt động chung và theo dõi các hoạt động của các Nha.

Như vậy, kể từ năm 1946, mặc dù vừa phải trực tiếp tham gia chiến đấu trong cuộc kháng chiến của toàn dân tộc chống lại cuộc xâm lược lần thứ 2 của thực dân Pháp, vừa phải di chuyển từ thủ đô Hà Nội lên thủ đô kháng chiến và hoạt động lâu dài trong chiến khu, song tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ không ngừng được củng cố và phát triển. Các hoạt động tham mưu và chỉ đạo trong lĩnh vực tổ chức bộ máy Nhà nước được thực hiện nghiêm túc, đúng hướng, góp phần xây dựng bộ máy Nhà nước từ Trung ương đến địa phương ngày càng vững mạnh, đủ sức lãnh đạo toàn dân tiến hành cuộc kháng chiến trường kỳ thắng lợi.

- Thời kỳ từ năm 1955-1970: Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07/5/1954, miền Bắc hoàn toàn giải phóng, Bộ Nội vụ đã khẩn trương bắt tay vào công việc khôi phục sau chiến tranh và chỉ trong một thời gian ngắn, các vấn đề như việc ổn định cấp bậc cán bộ, công nhân viên chức, sắp xếp chế độ tiền lương, điều chỉnh biên chế, kiện toàn bộ máy chính quyền địa

36

phương (thành lập các khu tự trị Tây Bắc, Việt Bắc, tổ chức các tỉnh, thành phố...) đã được thực hiện, góp phần nhanh chóng ổn định tổ chức bộ máy chính quyền nhân dân sau chiến thắng nhằm khôi phục và phát triển kinh tế - xã hội.

Trong các năm 1960-1969, trên cơ sở xác định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Bộ theo cơ cấu của Chính phủ được quy định trong Hiến pháp năm 1959 và theo Nghị quyết của Quốc hội cho phù hợp với tình hình xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc, nhiều nội dung quản lý cán bộ, công nhân viên chức Nhà nước được giao cho Bộ Lao động như : chính sách tiền lương, bảo hộ lao động... vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội vụ được quy định lại theo Nghị định số 130/CP ngày 29/9/1961 của Chính phủ, theo đó: Bộ Nội vụ là cơ quan của Hội đồng Chính phủ, có trách nhiệm quản lý công chức và dân chính theo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, bảo đảm hoàn thành tốt công tác xây dựng và kiện toàn bộ máy Nhà nước và công tác dân chính.

Trong những năm này, tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ cũng như có sự thay đổi và phát triển. Về tổ chức của Bộ, gồm có: Văn phòng, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ chính quyền địa phương, Vụ Biên chế tiền lương, Vụ Dân chính và Thông tin, Vụ Việt kiều, Cục Phòng cháy chữa cháy, sau thêm Vụ hưu trí và một số đơn vị sự nghiệp.

Ngày 13/6/1963, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 15/NV về việc chấn chỉnh tổ chức bộ máy làm công tác Nội vụ ở địa phương, qua đó Bộ Nội vụ đã yêu cầu Ủy ban hành chính đưa các công tác do Bộ Nội vụ chỉ đạo ở Khu, Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vào một đầu mối thống nhất lấy tên là Ban Tổ chức dân chính. Ban Tổ chức dân chính được tổ chức thành 2 khối: Khối công tác tổ chức và khối về chính sách.

37

Về nhiệm vụ Ban Tổ chức dân chính bao gồm: Xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy các địa phương; phân nhiệm và phân cấp quản lý; xây dựng và sửa đổi chế độ công tác; nghiên cứu việc điều chỉnh địa giới hành chính; tổ chức phục vụ bầu cử, kiện toàn tổ chức chính quyền xã, huấn luyện Ủy ban hành chính xã; quản lý phân bổ biên chế; quản lý cán bộ theo phân cấp; thi hành các chính sách cho cán bộ xã, thi hành chính sách thương binh liệt sĩ; thi hành các chính sách về thể lệ, hộ tịch, lập hộ, thi hành các chính sách về cứu tế xã hội...

Việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ trong giai đoạn này đã góp phần quan trọng vào việc tiếp tục xây dựng Nhà nước dân chủ nhân dân ngày càng vững mạnh, tạo cơ sở cho việc phát triển kinh tế - xã hội trong những năm hòa bình cũng như chiến đấu chống lại cuộc tiến công phá hoại bằng không quân của đế quốc Mỹ leo thang ra Miền Bắc, xây dựng và bảo vệ Miền Bắc xã hội chủ nghĩa làm hậu phương lớn cho cuộc đấu tranh giải phóng Miền Nam.

- Thời kỳ từ năm 1970-1973: Từ những năm 1970, tổ chức của Bộ Nội vụ có một số thay đổi. Theo quyết định số 40/CP ngày 26/02/1970 của Hội đồng Chính phủ, các chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác Tổ chức nhà nước được chuyển từ Bộ Nội vụ về Phủ Thủ tướng do đồng chí Phó Thủ tướng Thường trực trực tiếp chỉ đạo (Bộ Nội vụ chỉ thực hiện một số nhiệm vụ xã hội, tới năm 1975 sáp nhập với Bộ Công an thành lập Bộ Nội vụ mới thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ Công an. Đến năm 1998, Quốc hội khóa X kỳ họp thứ 3 quyết định đổi tên Bộ Nội vụ thành Bộ Công an).

Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 29/CP, lập Ban Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý công tác tổ chức cán bộ theo đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, xây dựng, kiện toàn bộ máy Nhà nước trong tình hình,

38

nhiệm vụ mới. Ban Tổ chức của Chính phủ là cơ quan đầu mối của Chính phủ và giúp chính phủ trên lĩnh vực tổ chức nhà nước.

- Thời kỳ từ năm 1975-1990: Trong thời gian này, các nhiệm vụ được Ban Tổ chức của Chính phủ thực hiện, gồm: Tham mưu và giúp Chính phủ quản lý việc tổ chức bộ máy các Bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp; công tác bầu cử; địa giới hành chính; chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức và đội ngũ cán bộ chính quyền cơ sở; quản lý biên chế và tinh giản biên chế; tổ chức các Hội quần chúng.

- Thời kỳ từ năm 1990 - 2002: Đầu năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 135/HĐBT quy định lại tên, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức của Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Ngày 30/9/1992, Nghị quyết kỳ họp thứ nhất Quốc hội khóa IX đã quyết định Ban Tổ chức–Cán bộ Chính phủ là cơ quan ngang Bộ. Sau đó, căn cứ Hiến pháp năm 1992, Luật Tổ chức Chính phủ, Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, ngày 09/11/1994 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Theo đó, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực tổ chức bộ máy Nhà nước; quản lý công chức, viên chức Nhà nước, lập Hội quần chúng và tổ chức phi Chính phủ, phân vạch địa giới hành chính và công tác lưu trữ tài liệu quốc gia; đồng thời Nghị định cũng quy định cơ cấu của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ gồm có 10 tổ chức trực thuộc là: Văn phòng, Vụ Tổ chức, Vụ Chính quyền địa phương, Vụ Công chức - Viên chức, Vụ Đào tạo, Vụ Biên chế - Tiền lương, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Thanh tra pháp chế, Cục lưu trữ Nhà nước, Viện Khoa học Tổ chức Nhà nước, Cơ quan Thường

39

trực Miền Nam tại thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan Thường trực Miền Trung tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.

- Thời kỳ từ năm 2002 - nay: Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ được đổi tên thành Bộ Nội vụ (Nghị quyết số 02/2002/QH11 Đến ngày 05/8/2002 của Quốc hội quy định danh sách các Bộ và cơ quan ngang Bộ của Chính phủ).

Trong thời kỳ này, Bộ Nội vụ có những thay đổi về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, bao gồm việc sáp nhập Học viện Hành chính Quốc gia vào Bộ Nội vụ; chuyển Học viện Hành chính Quốc gia về Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thành Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh; chuyển Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo