7. Kết cấu của luận văn
3.2.3 Xây dựng hệ thống đánh giá viên chức các bảo tàng thuộc Sở theo
theo kết quả công việc.
Qua thực tiễn đánh giá viên chức các bảo tàng thộc Sở, để thay đổi hệ thống đánh giá viên chức là một việc không phải dễ, cần có sự quyết tâm và nỗ lực thực hiện của các cấp, các ngành, sự ủng hộ thực hiện của người đứng đầu các bảo tàng, viên chức quản lý cấp trung gian và viên chức trực tiếp thực hiện công việc thì đánh giá theo kết quả mới triển khai thực hiện được.
Đối với các bảo tàng thuộc Sở, do loại hình là đơn vị sự nghiệp có thu, đảm bảo một phần hay toàn bộ kinh phí, các bảo tàng đang trong quá trình
chuẩn bị để thực hiện việc tự chủ theo tinh thần Nghị Định 16/2015/NĐ-CP
quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Để thực hiện được yêu
cầu nhiệm vụ trong thời gian tới đáp ứng được yêu cầu của cộng đồng, các
bảo tàng cần phải nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, muốn vậy bảo tàng cần có đội ngũ viên chức làm việc thực sự hiệu quả. Và để đạt được mục tiêu của bảo tàng cũng như nâng cao hiệu quả công việc của viên chức cần nghiên
cứu và áp dụng đánh giá viên chức theo kết quả công việc phù hợp với thực
tiễn của từng bảo tàng. Từ nghiên cứu thực tiễn công tác đánh giá viên chức
các bảo tàng, tác giả đề xuất xây dựng đánh giá viên chức bảo tàng theo kết
quả công việc như sau:
3.2.3.1 Xác định mục tiêu, kết quả cần đạt được
Trước khi kết thúc năm hoặc đầu năm, người đứng đầu các bảo tàng tổ
chức cuộc họp thống nhất mục tiêu/ kết quả cần đạt được của đơn vị với viên chức. Khi biết rõ mục tiêu/ kết quả cần đạt được người đứng đầu, viên chức
quản lý cấp trung gian và viên chức trực tiếp thực hiện công việc cùng thảo
103
việc. Mục tiêu thực hiện công việc của các bảo tàng như đã trình bày tại mục 1.2.4.1 của chương 1, viên chức và viên chức quản lý cấp trung gian một khi đã hiểu rõ về mục tiêu/ kết quả cần đạt được sẽ giúp viên chức thực hiện tốt
công việc, giúp người đứng đầu bảo tàng, viên chức quản lý cấp trung gian
trong quá trình giám sát, kiểm tra, hỗ trợ, phản hồi, tạo điều kiện cho viên chức thực hiện công việc.
3.2.3.2 Phân tích công việc và xây dựng bảng giao việc
Trên cơ sở, mục tiêu/ kết quả cần đạt được của bảo tàng, người đứng
đầu và viên chức quản lý cấp trung gian sẽ thực hiện phân tích công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của từng nhiệm vụ, xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng, đặc điểm theo yêu cầu của công việc. Phân tích công việc cụ thể sẽ giúp có được thông tin liên quan đến công việc, xác định các kỹ năng, tiêu chuẩn hoàn thành, mức độ và phạm vi quyền hạn giải quyết công việc, các điều kiện để tiến hành công việc. Từ đó, người đứng đầu, viên chức quản lý cấp trung gian và viên chức cùng xây dựng bảng giao việc theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, làm cơ sở để theo dõi, kiểm tra, giám sát, đưa ra thông tin phản hồi, hỗ trợ viên chức trong quá trình thực hiệncông việc.
Bảng giao việc là kết quả của quá trình phân tích công việc trên cơ sở vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh đã được xác định và bảng mô tả công việc,
là cơ sở quan trọng cung cấp thông tin để thực hiện nhiệm vụ đạt kết quả, và
cũng là cơ sở để thực hiện việc đánh giá theo kết quả công việc. Tùy theo đặc
điểm của từng bảo tàng mà xây dựng bảng giao việc, tuy nhiên nội dung của
bảng giao việc cần bao gồm: các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành, chất lượng/ kết quả thực hiện công việc, mức độ hoàn thành công việc, khó khăn vướng mắc, kiến nghị, đề xuất giải pháp trong quá trình thực hiện công việc,
kế hoạch thực hiện trong thời gian tiếp theo (tháng, quý, năm), số người làm với từng công việc, mối quan hệ tường trình, báo cáo. Bảng giao việc nên liệt
104
kê ngắn gọn những công việc mà viên chức phải thực hiện, cần nêu rõ ràng công việc cần phải làm, làm như thế nào, các điều kiện để đạt được kết quả, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực cần có và số lượng người
làm việc cần để thực hiện công việc tương ứng với hiện trạng, năng lực, điều kiện của đơn vị.
Bảng 3.1. Mẫu bảng giao việc cho viên chức tuyên truyền giáo dục BẢNG GIAO VIỆC
Vị trí việc làm: Tuyên truyền Giáo dục
Bộ phận: Phòng Tuyên truyền Giáo dục
Báo cáo cho: Trưởng, Phó trưởng phòng Tuyên truyền Giáo dục Người giao việc: Giám đốc (có thể là Phó giám đốc phụ trách)
Phối hợp làm việc với: Các viên chức thuộc phòng Tuyên truyền Giáo dục
Số người đảm nhiệm công việc:
Mục tiêu của công việc: Số lượng khách tham quan trưng bày, triển lãm trong tuần, tháng, quý, năm mà viên chức phục vụ
Nội dung công việc đƣợc giao Kiến thức/ Kỹ năng cần
thiếtđể thực hiện công việc 1. Các nhiệm vụ chủ yếu
- Nghiên cứu tài liệu, hiện vật, soạn thảo các bài thuyết
minh trưng bày triển lãm.
- Thuyết minh, hướng dẫn khách trong và ngoài nước đến
tham quan, học tập, nghiên cứu tại bảo tàng cũng như các điểm trưng bày lưu động.
- Trực trưng bày, tiếp nhận, đón và phục vụ khách tham
quan và khách xem triển lãm.
- Xây dựng và thực hiện chương trình giáo dục, chương
trình trải nghiệm.
- Soạn thảo, viết bài tuyên truyền trên báo, tạp chí và website… để phục vụ cho công chúng.
- Về trình độ: Tốt nghiệp
cử nhân các ngành Bảo tồn Bảo tàng, Lịch sử, văn hóa học. Trình độ tiếng Anh: Bằng B trở lên (có khả năng
giao tiếp bằng tiếng Anh,
Pháp…), tin học văn phòng.
- Các kỹ năng/ yêu cầu khác:
Có khả năng nghiên cứu độc lập. Có ngoại hình, kỹ năng thuyết minh, giọng nói truyền cảm, chuẩn, rõ ràng, dễ nghe, không bị ngọng, đớt. Kỹ năng làm việc nhóm. Có trình độ ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, ứng xử; kỹ năng xử lý các tình huống
2. Các nhiệm vụ khác
- Xây dựng, tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thực hiện các
hội thi.
- Lập kế hoạch, soạn thảo văn bản tuyên truyền, giới
105 tàng, thu hút khách tham quan.
- Dịch các bài giới thiệu bảo tàng, ý kiến đóng góp của
khách tham quan sang tiếng Việt và ngược lại.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công.
3. Khó khăn, vƣớng mắc, đề xuất, kiến nghị trong quá trình thực hiện công việc.
Các giải pháp thu hút khách tham quan/ giải pháp thực hiện công việc hiệu quả...
4. Kế hoạch thực hiện trong thời gian tới
5. Đánh giá của viên chức/ bộ phận đƣợc giao việc
- Tiến độ thực hiện công việc hoàn thành đúng thời hạn?
- Kiểm tra hoàn thành đúng khối lượng yêu
cầu công việc?
- Sản phẩm đầu ra có đạt tiêu chuẩn/ yêu cầu công việc?
- Sử dụng các thước đo khác để kiểm tra kết
quả công việc
6. Đánh giá của Trƣởng, Phó trƣởng phòng/ Phó giám đốc phụ trách
Khi người đứng đầu, viên chức quản lý cấp trung gian và viên chức của
bảo tàng thống nhất được mục tiêu/ kết quả cần đạt được, nhiệm vụ/ công việc
được giao (bảng giao việc). Người đứng đầu và viên chức quản lý cấp trung
gian thực hiện xây dựng các tiêu chí đánh giá theo kết quả công việc. Tiêu chí đánh giá theo từng vị trí việc làm và chức danh công việc cụ thể đã được đề
cập ởmục 1.2.4.2 củachương 1.
3.2.3.3 Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc/ kết quả đạt được
Việc kiểm tra, giám sát thực hiện công việc là để đảm bảo mục tiêu của bộ phận, đơn vị được thực hiện đúng và đạt được kết quả. Khi thực hiện kiểm tra, giám sát công việc cần trả lời các câu hỏi: Kiểm tra, giám sát cái gì? Giám sát ở đâu? Khi nào? Kiểm tra, giám sát như thế nào? Ai thực hiện kiểm tra,
giám sát?. Việc kiểm tra, giám sát là để hỗ trợ, cùng với viên chức bàn bạc, trao đổi tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong trong quá trình thực hiện
công việc, đưa ra ý kiến phản hồi về những đề xuất kiến nghị, về cách thức
106
Trên cơ sở bảng giao việc, các viên chức trong cùng bộ phận có thể giám
sát việc thực công việc lẫn nhau, người đứng đầu và viên chức quản lý cấp
trung gian có thể thực hiện việc kiểm tra và giám sát việc thực hiện công việc
của nhân viên. Tuy nhiên cần lưu ý không nên tạo áp lực đối với viên chức
trong quá trình thực hiện công việc. Việc kiểm tra, giám sát thực hiện công
việc được thực hiện theo mục 1.2.4.3 của chương 1.
3.2.3.4 Xem xét, đánh giá kết quả thực hiện
Trên thực tế có rất nhiều cách thức để thực hiện đánh giá viên chức. Ở đây, tác giả để xuất việc xem xét đánh giá kết quả thực hiện công việc căn cứ vào bảng giao việc, tiêu chí đánh giá thực hiện công việc theo vị trí việc làm
so với mục tiêu/ kết quả công việc đã được xác định. Khi thực hiện xem xét
đánh giá (cuối tháng, quý, năm), viên chức quản lý và nhân viên nên có trao đổi và có thông tin phản hồi về kết quả đánh giá. Viên chức tham gia vào hoạt
động đánh giá cũng cần trao đổi và lắng nghe; lắng nghe viên chức tự đánh
giá về kết quả công việc của bản thân; lắng nghe đồng nghiệp, khách tham
quan đánh giá về kết quả thực hiện công việc; lắng nghe những ý kiến đóng góp để thực hiện công việc đạt hiệu quả hơn.
Trong thực hiện xem xét đánh giá kết quả công việc của viên chức có nhiều tiêu chí để đánh giá như: chấp hành chủ trương chính sách, pháp luật của nhà nước, việc thực hiện nội quy cơ quan, k luật lao động, tinh thần đoàn kết, chỉ số đánh giá của công chúng về dịch vụ mà bảo tàng cung cấp… tiêu
chí về kết quả công việc của viên chức. Người tham gia vào hoạt động đánh
giá nên dựa vào các tiêu chí, bảng giao việc để đánh giá kết quả công việc. Không nên đưa ra ý kiến đánh giá theo cảm tính, không quá chú trọng đến
tính cách mà nên quan tâm đến hành vi thực hiện công việc của viên chức.
Đối với các công việc khó lượng hóa, khó đưa ra chỉ tiêu về số lượng, cũng nên căn cứ vào mục tiêu của công việc để đánh giá. Trình tự, đối tượng tham
107
gia đánh giá kết quả thực hiện công việc đối viên chức thực hiện theo mục
1.2.4.4 của chương 1. Nội dung đánh giá, phân loại được đề xuất thực hiện
dựa theo bảng giao việc, tiêu chuẩn/ tiêu chí đánh giá kết quả công việc của
viên chức theo mục 1.2.4.2 của chương 1. Đánh giá viên chức bảo tàng được
tác giả đề xuất theo bảng điểm như sau:
Bảng 3.2. Mẫu bảng điểmđánh giá kết quả thực hiện công việc của viên chức các bảo tàng tại Tp.HCM
Chức danh công việc: Bộ Phận:
Nội dung đánh giá Điểm
tối đa
Viên chức tự đánh giá
Trưởng, Phó phòng trực tiếp đánh giá
1. Đánh giá kết quả thực hiện công việc:
đánh giá theo từng công việc được giao, không đánh giá chung tất cả các công việc.
60
1.1 Tiến độ thực hiện công việc
- Đúng thời hạn
- Không đúng thời hạn: (điểm trừ)
+ Do nguyên nhân khách quan (không trừ)
+ Mỗi lần quá hạn về thời gian không gây thiệt hại (trừ 10% điểm)
+ Quá hạn gây thiệt hại cho bảo tàng (trừ
100% điểm)
10
1.2 Hoàn thành đúng khối lượng/ số lượng yêu cầu công việc (t lệ 100%)
Hoàn thành không đúng khối lượng/ số lượng yêu cầu công việc (T lệ ít hơn so với tổng số lượng nhiệm vụ được giao, tương ứng mỗi 10% trừ 10% điểm)
25
1.3 Kết quả công việc đạt chất lượng/ tiêu
chuẩnyêu cầu công việc.
Không đạt hoặc chưa đạt chất lượng/ tiêu chuẩn yêu cầu công việc (tùy theo mức độ hoàn thành mà có điểm trừ thích hợp), t lệ
tương ứng với 10% trừ10% điểm.
25
2. Những kiến nghị, đề xuất, giải pháp thực hiện công việc đạt hiệu quả
- Những kiến nghị, đề xuất, giải pháp thực
108
hiện công việc được áp dụng thực hiện (đạt 100% điểm)
- Những kiến nghị, đề xuất, giải pháp thực
hiện công việc chưa được áp dụng thực hiện
(căn cứ vào tình hình thực tế, xem xét cho điểm phù hợp)
3. Việc thực hiện quy định về đạo đức nghề nghiệp
- Thực hiện tốt quy định đạo đức nghề nghiệp
(đạt 100% điểm)
- Chưa thực hiện tốt quy định đạo đức nghề
nghiệp (mỗi 01 lần vi phạm trừ từ 5% điểm đến 10% điểm)
10
4. Tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ
cộng đồng, tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và việc thực hiện quy tắc ứng xử của viên chức
- Thực hiện tốt (100% điểm)
- Thực hiện chưa tốt (tùy từng mức độ mà có
điểm trừ thích hợp.
10
5. Việc thực hiện các nghĩa vụ khác của viên chức
- Thực hiện tốt (100% điểm)
- Thực hiện chưa tốt (tùy từng mức độ mà có
điểm trừ thích hợp.
10
Tổng số điểm đạt đƣợc 100
Đối với viên chức quản lý, ngoài thực hiện đánh giá theo các nội dung
trên còn thực hiện đánh giá về năng lực lãnh đạo, quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện công việc; kết quả thực hiện công việc của bộ phận được giao phụ
trách. Tuy nhiên, phần này không thực hiện để tính các mức đánh giá theo
điểm, mà làm cơ sở để tập thể nhân viên cùng làm việc ở phòng (nếu viên
chức là cấp Trưởng, Phó trưởng phòng, ban) hoặc tập thể viên chức chủ chốt
cùng làm việc ở bảo tàng (nếu viên chức là lãnh đạo cấp Trưởng, Phó của bảo
tàng) có ý kiến đánh giá, góp ý trước khi tổng hợp xếp loại viên chức cho viên chức là lãnh đạo, quản lý.
109
Việc xếp loại viên chức bảo tàng do người đứng đầu thực hiện. Người đứng đầu sẽ căn cứ vào bảng giao việc, tiêu chí đánh giá theo vị trí chức danh, bảng điểm đánh giá công việc và đưa ra quyết định về kết quả đánh giá,
phân loại/ xếp loại viên chức theo số điểm đạt được. Tác giả đề nghị khung điểm đánh giá và kết quả xếp loại/ phân loại viên chức bảo tàng cụ thể sau:
Bảng 3.3. Mẫu bảng xếp loại/ phân loại viên chức bảo tàng
Số thứ tự Khung điểm đánh giá Kếtquả xếp loại viên chức
01 91 –100 điểm Xuất sắc 02 76 –90 điểm Tốt 03 61 – 75 điểm Khá 04 46 – 60 điểm Trung bình 05 < 45 điểm Yếu 3.2.3.5 Sử dụng kết quả đánh giá
Kết quả đánh giá phân loại viên chức được sử dụng theo mục 1.2.4.5 của
chương 1. Kết quả đánh giá viên chức theo kết quả công việc là cơ sở mang tính khoa học, khách quan và công bằng khi thực hiện các chính sách có liên quan đối với viên chức bảo tàng. Với khung điểm cụ thể, người đứng đầu sẽ xác định được mức độ đãi ngộ cụ thể đối với từng viên chức, từng vị trí công việc trong bảo tàng.
Cũng cần nói thêm rằng trong thực hiện đào tạo và sử dụng viên chức,
bảo tàng cần có kế hoạch đào tạo gắn với nhu cầu sử dụng. Không để xảy ra
mất cân đối và lãng phí giữa đào tạo và sử dụng, tránh tình trạng học một ngành nhưng được phân công công việc của ngành khác không phù hợp,
không đúng chuyên môn được đào tạo. Từ đó, viên chức không phát huy hết năng lực, sở trường, dẫn đến kết quả thực hiện công việc không đạt mục tiêu,
hoặc yêu cầu của đơn vị gây lãng phí nguồn lực lao động. Bên cạnh đó bảo