7. Kết cấu của luận văn
1.1.4 Vai trò và ý nghĩa đánh giá viên chức
1.1.4.1 Vai trò đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc
Đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc có vai trò quan trọng là cung cấp các thông tin cơ bản làm cơ sở để đưa ra các quyết định liên
quan đến viên chức về sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, trả lương, khen thưởng…
Đối với viên chức: Giúp viên chức hiểu rõ về mục tiêu, kết quả cần đạt được trong công việc trước khi thực hiện và để họ biết rằng kết quả thực hiện công việc của họ được đánh giá và được ghi nhận. Đánh giá theo kết quả tạo
ra tiêu chuẩn để đo lường số lượng và chất lượng công việc từ đó khuyến khích viên chức đạt được mục tiêu cũng như chia sẻ cách thức đạt được mục tiêu theo nhiều cách. Khi hầu hết viên chức đều muốn được xem là người tốt nhất, viên chức cố gắng đạt được kết quả cao nhất. Đánh giá giúp viên chức biết được chính xác kết quả thực hiện công việc từng năm để cải thiện kết quả trong các năm tiếp theo. Việc đánh giá cũng giúp viên chức nhận thức và gắn bó nhiều hơn với công việc đang thực hiện.
Đối với tổ chức: Giúp tổ chức luôn đi đúng hướng, kiểm soát được mục tiêu, nhiệm vụ đang được triển khai và giúp đơn vị/ tổ chức luôn đạt được mục tiêu của mình. Giúp đơn vị xây dựng kế hoạch sử dụng định biên, phương án bố trí, sắp xếp, điều động một cách khoa học, tránh dồn nhiều việc vào một người, một vị trí và đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn. Kết quả đánh giá viên chức là cơ sở để đơn vị xây dựng cho mình chính sách phát triển nguồn nhân lực cũng như chính sách phát triển chung của đơn vị.
1.1.4.2 Ý nghĩa của đánh giá viên chức theo kết quả công việc
Với các cách tiếp cận khác nhau trong đánh giá viên chức như đề cập ở phần trên cho thấy đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc là cách tiếp cận chủ yếu của hầu hết các quốc gia có nền kinh tế phát triển nhằm
20
so với các cách tiếp cận trước đây có thể thấy đánh giá viên chức theo đầu vào ghi nhận quá trình đào tạo và kiến thức sẵn có của viên chức nhưng mới là “điều kiện cần” chứ chưa phải là “điều kiện đủ” để đánh giá một cách toàn diện năng lực của các nhân viên. Đối với đánh giá viên chức theo quy trình, việc thực hiện công việc tập trung vào sự tuân thủ dẫn tới hiện tượng viên
chức vẫn thực hiện đúng quy định nhưng kết quả không cao hoặc có thể thực
hiện với hiệu quả tốt hơn, thời gian nhanh hơn nhưng do nguyên tắc, quy trình, thủ tục hành chính bắt buộc phải thực hiện như vậy nên không thể xử lý khác. Đó là biểu hiện của cách thức tiếp cận chú trọng tới điều Nhà nước yêu cầu mà chưa chú trọng tới mong muốn của tổ chức và công dân. Do đó, tiếp cận theo kết quả tức là công dân phải là chủ thể cơ bản được hưởng lợi từ các tác động tạo ra do việc thực hiện công việc. Đây mới chính là mục đích cao nhất của hoạt động thực hiện công việc.
Thứ nhất, đối với việc đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc giúp cải thiện kết quả hoạt động của cơ quan qua việc tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh về chuyên môn, phát triển nhu cầu tự đào tạo trong đội ngũ viên chức khiến tinh thần nỗ lực phấn đấu không ngừng được phát huy. Thông qua đó hình thành văn hóa tổ chức có lợi cho hiệu quả làm việc, tạo điều kiện cho viên chức học hỏi lẫn nhau về quá trình thực hiện công việc, là
cơ sở để viên chức tự hoàn thiện bản thân, đáp ứng yêu cầu trong thực hiện
công việc. Đồng thời, giúp cho việc phân công thực hiện nhiệm vụ rõ ràng hơn giữa các bộ phận, xác định được rõ ràng các năng lực cần có để viên chức hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo và phát triển năng lực, tăng cường tính công khai, chất lượng công tác báo cáo và năng lực kiểm soát công việc. Qua đó, nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong thực hiện công việc, hình thành văn hóa trách nhiệm và sự tôn trọng các chuẩn mực thực hiện. Từ đó, các kết quả đạt được trong thực hiện công việc
21
sẽ tạo ra các tác động tích cực đối với xã hội, gia tăng niềm tin và uy tín của Nhà nước trước nhân dân.
Thứ hai, đối với cơ quan quản lý viên chức. Căn cứ vào hệ thống tiêu chí cụ thể: Tăng cường kiểm soát đối với kết quả thực hiện công việc; Tăng khả năng dự báo về các nguy cơ trong thực hiện; Khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với viên chức, giúp cho họ có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng tích cực; Đảm bảo
tính công bằng khách quan trong khen thưởng, trả lương, bổ nhiệm, luân chuyển hoặc chấm dứt hợp đồng do hạn chế sự chi phối của quan điểm cá nhân trên cơ sở các tiêu chí đo lường cụ thể; Xác định được nhu cầu đào tạo, tiềm năng phát triển của viên chức để xây dựng kế hoạch quy hoạch đội ngũ viên chức kế cận; Gắn kết và huy động được các thế mạnh của tổ chức với nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu; Theo dõi, đánh giá được tiến độ thực hiện so với các mục tiêu đề ra; Phát hiện được các khiếm khuyết và có các biện pháp cải tiến điều chỉnh kịp thời trong thực thi chính sách; cho phép thực hiện được các hoạt động để nâng cao chất lượng thực hiện công việc của viên chức; Là công cụ phản hồi về quá trình thực hiện công việc của viên chức giúp tổ chức điều chỉnh quá trình thực hiện công việc nhằm đạt mục tiêu đề ra; là cơ sở để phân loại viên chức và áp dụng chế độ tiền lương và chính sách khuyến khích; Kết nối chặt chẽ giữa kết quả thực hiện của cá nhân và mục
tiêu chung của tổ chức; Xây dựng hệ thống thông tin thông suốt và cải thiện
quá trình giao tiếp trong tổ chức.
Thứ ba, đối với cá nhân viên chức, đánh giá theo kết quả thực hiện công việc giúp viên chức cải thiện hiệu quả hoạt động của chính mình thông qua sự tự ý thức về yêu cầu của công việc và giúp họ gắn bó với công việc, đánh giá được kết quả công việc của bản thân viên chức sẽ xác định được những yếu kém của bản thân về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm. Kết quả đánh giá giúp
22
viên chức xác định được năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình đang ở mức độ nào và khả năng đáp ứng đối với công việc. Từ đó, xác định được mức độ thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng của cá nhân viên chức so với tiêu chuẩn đặt ra, tạo ra ý thức tự phấn đấu, tự đào tạo bồi dưỡng nhằm đáp ứng được các tiêu chuẩn, cải thiện được kết quả hoạt động, phát triển nhu cầu tự đào tạo trong đội ngũ viên chức khiến tinh thần nỗ lực phấn đấu không ngừng được phát huy. Thông qua đó hình thành văn hóa tổ chức có lợi cho kích thích hiệu quả làm việc, tạo điều kiện cho viên chức học hỏi lẫn nhau về
quá trình thực hiện công việc, là cơ sở để viên chức tự hoàn thiện bản thân, đáp ứng yêu cầu trong thực hiện công việc.
1.1.5 Quy trình đánh giá
Không có chuẩn mực duy nhất cho xây dựng quy trình đánh giá do có
nhiều loại đánh giá và mục đích đánh giá. Mặt khác, quan niệm quy trình đánh giá bao gồm nhiều nội dung liên quan đến đánh giá nên có nhiều cách xây dựng quy trình. Đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc có thể được thực hiện theo các bước sau:
* Xác định mục tiêu và kết quả phải đạt được. Mục tiêu và kết quả mà tổ chức mong đợi ở viên chức là định hướng quan trọng cho các hoạt động tiếp theo trong quy trình đánh giá viên chức theo kết quả thực hiện công việc. Theo đó, mục tiêu phải cho thấy được các cá nhân cần phải làm gì và kết quả cần phải đạt được là gì. Các kết quả phải được xây dựng trên cơ sở có sự trao đổi, thống nhất giữa các nhà quản lý với cá nhân viên chức. Việc xác định mục tiêu và kết quả cần đạt được thực chất là một “Cam kết” giữa tổ chức hay nhà quản lý với cá nhân viên chức, qua đó làm rõ trách nhiệm của từng viên chức trong thực hiện công việc. Các trách nhiệm đó bao gồm trách nhiệm cụ thể đối với việc tạo ra kết quả công việc; trách nhiệm báo cáo và giải trình về
23
kết quả thực hiện công việc đối với tổ chức, cấp trên; trách nhiệm phải gánh chịu về mức độ hoàn thành của kết quả thực hiện công việc.
* Xây dựng các tiêu chuẩn và chỉ số đánh giá. Sau khi đã xác định kết quả cần phải đạt được, việc xây dựng các chỉ số đánh giá giúp xác định mức
độ hoàn thành công việc, mức độ đạt mục tiêu đề ra, mức độ hài lòng của của
đối tượng về dịch vụ do viên chức cung cấp, sự cần thiết nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai và mức độ của nó là gì… được thể hiện trong bản mô tả công việc chỉ rõ những tiêu chuẩn đối với từng công việc cụ thể. Tiêu
chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu thể hiện yêu cầu về kết quả cuối cùng, trong đó phải thể hiện được yêu cầu về số lượng và chất lượng công việc. Trước đây việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường được thực hiện chủ yếu bởi các nhà quản lý. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này được huy động sự tham gia từ phía đội ngũ viên chức nhằm gia tăng sự trung thành, tính trách nhiệm và khả năng thực hiện cam kết lớn hơn. Thông qua các tiêu chuẩn công việc được xác lập từ hai phía, viên chức nắm rõ được những mong đợi của tổ chức đối với họ về số lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc.
* Giám sát quá trình thực hiện công việc. Các nhà quản lý có thẩm
quyền giám sát thực hiện công việc phải sử dụng các kỹ thuật giám sát đúng
đắn để ủng hộ những nỗ lực của nhân viên nhằm giúp họ đạt được và vượt các mục tiêu đề ra. Khi các mục tiêu thay đổi trong quá trình thực hiện công việc, người giám sát cần truyền đạt những thay đổi này và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Các nhà quản lý cần có những thông tin cần thiết thông qua quá trình giám sát, theo dõi quá trình thực hiện công việc của viên chức cấp dưới để đưa ra thông tin phản hồi. Các cách thức được sử dụng để theo dõi, giám sát quá trình thực hiện công việc gồm quan sát tại chỗ, báo cáo (trực tiếp hoặc bằng văn bản), sổ ghi chép… tùy thuộc vào điều kiện, thời điểm và trường
24
hợp cụ thể. Trong quá trình theo dõi, nhà giám sát phải đưa ra các thông tin phản hồi về sự thực hiện nhiệm vụ của viên chức. Nếu quá trình này bị chi
phối bởi yếu tố chủ quan như ngại va chạm dẫn tới bỏ qua những lỗi nhỏ khiến viên chức không nhận thức được sự chưa đáp ứng công việc và khó hoàn thiện được mình cũng như kết quả công việc. Việc theo dõi thực hiện không chỉ là xem xét các kết quả có đạt được như dự kiến hay không mà còn là sự đánh giá, phân tích, lý giải đặt trong bối cảnh cụ thể của việc thực hiện công việc, các yếu tố chi phối đến thực hiện công việc và nguyên nhân khiến kết quả không như mong đợi.
* Thực hiện đo lường kết quả thực hiện công việc. Việc tổ chức thực hiện đánh giá viên chức theo kết quả được tiến hành thông qua áp dụng các phương pháp đánh giá phù hợp với mục tiêu đánh giá. Việc thực hiện đánh giá được tiến hành bằng các hoạt động cụ thể như: chuẩn bị đánh giá; thu thập
thông tin; tiến hành đánh giá; phản hồi thông tin; hỗ trợ phát triển viên chức (đối với viên chức không đạt được kết quả như mong đợi).
* Sử dụng kết quả đánh giá. Khi kết thúc đánh giá cần đưa ra những nhận định dựa vào những ghi nhận. Kết quả đánh giá nên được thảo luận với người lao động và những phản hồi cần có để giúp đỡ những người thực hiện kém hoàn thiện việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Sau khi đánh giá cũng cần xác định các mục tiêu và tiêu chí cho giai đoạn tiếp theo. Khi kết quả thực hiện không đạt được như mong đợi nhà quản lý phải ghi chép lại những hoạt động chưa đáp ứng được yêu cầu. Trong một số trường hợp phải ghi rõ cả hình thức k luật để đảm bảo rằng các mục tiêu mong đợi, mục tiêu công việc sẽ đạt được trong giai đoạn tiếp theo. Người đánh giá phải có một kế hoạch cụ thể để giúp khắc phục những khiếm khuyết đó. Kế hoạch này phải bao gồm cá nội dung: Vấn đề thực hiện công việc; Các bước cần tiến hành để cải thiện kết quả công việc; hậu quả xảy ra nếu không cải thiện được kết quả công việc;
25
Thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Trong đó, viên chức cần xác định những năng lực cần thiết để cải thiện hiệu quả thực hiện công việc và để theo đuổi mục đích nghề nghiệp. Trên cơ sở đó, cá nhân viên chức cùng nhà quản lý
cùng trao đổi để xác định các năng lực đó có phù hợp với yêu cầu công việc
và việc phát triển viên chức không để đạt được những kết quả cơ bản như mong đợi. Từ đó, hình thành cam kết và thực hiện giám sát thực hiện công việc trong năm.