Từ mô hình ta thấy nếu số năm công tác tăng lên
4.3.2.6. Hoàn thiện bộ máy quản lý
Để tăng hiệu quả của lao động quản lý, Xí nghiệp cần có sự tăng thêm nhân viên các phòng ban hợp lý, đảm bảo yêu cầu gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả.
Qua nghiên cứu các phòng ban cụ thể, chúng tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Đối với ban giám đốc: Cơ cấu như vậy là hợp lý, song cần phải nâng cao kiến thức về quản lý kinh tế và ngoại ngữ cho họ để có thể lãnh đạo Xí nghiệp được tốt hơn, mở rộng tầm phát triển của Xí nghiệp không chỉ phạm vi miền, đất nước. Và lãnh đạo Xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa đến quá trình làm việc và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
Đối với phòng tổ chức nhân sự: Qua nghiên cứu và phân tích cơ cấu phòng tổ chức hành chính ta thấy do trình độ chuyên môn của các nhân viên trong phòng chưa cao nên ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Ví dụ trưởng phòng tổ chức là người có nhiệm vụ đặt ra các quy định về lao động, song trưởng phòng chỉ tự đặt ra những điều lệ theo lý thuyết mà chưa tham khảo tình hình thực tế. Ví dụ : việc đặt ra chế độ phụ cấp cho nhân viên đi công tác như sau :
Đi từ 10 - 50 km : hưởng phụ cấp 10.000 đồng 50 - 100km : hưởng phụ cấp 25.000 đồng 100 – 150km : hưởng phụ cấp 45.000 đồng
Các quy định này là thiếu thực tế, không căn cứ vào chi phí thực tế bỏ ra của nhân viên, do đó phụ cấp này không những có tác động tích cực mà ngược lại rất phản tác dụng khiến nhân viên cảm thấy công sức mình bỏ ra không được đánh giá đúng( có trường hợp nhân viên đi công tác Thuỷ nguyên - Hải phòng : gần 150 km, do đó chỉ thuộc diện phụ cấp ở trường hợp 3 là 45.000 đồng trong khi anh ta phải tốn bao nhiêu khoản tiền đi phà, tàu, xe, ăn uống, ...)
Còn hai nhân viên văn thư và nhân viên phục vụ lại quá nhàn rỗi, vì vậy có thể để cho một nhân viên đảm nhận thay hai người làm công việc này.
Số lượng nhân viên làm công tác tổ chức hành chính lại quá ít, chủ yếu tập trung vào trưởng phòng, không được sự tín nhiệm của lao động trong Xí nghiệp, trình độ trung cấp kinh tế, không có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao, không đề ra được các chính sách nhân sự hợp lý và hiệu quả cho Xí nghiệp. Do vậy, Xí nghiệp cần xem xét và khả năng làm việc của các nhân viên này.
Một đặc điểm nữa cần nhắc lại ở phần trước là phòng tổ chức nhân chính bao gồm một nhân viên làm công tác tiền lương cho toàn bộ nhân viên văn phòng của Xí nghiệp, nhưng không có đi kèm công tác trả lương cho nhân viên: đây là biểu hiện của việc chồng chéo trách nhiệm và công việc. Hơn nữa, nhân viên làm công tác tiền lương này cũng là người có tuổi, làm việc theo phong cách cũ, trình độ chuyên môn không cao, chủ yếu là kinh nghiệm làm việc đúc kết mà thành, cách làm việc không dựa trên cơ sở khoa học và thực tế. Ví dụ: nếu một người nghỉ phép, không làm việc một ngày thì không được tính công ngày đó, nhưng những người còn lại vẫn phải làm công việc của họ và cả công việc của người nghỉ phép nhưng công ngày đó không được cộng vào công của họ, đây là sự bất hợp lý trong cách chấm công, thể hiện sự mất công bằng trong đối đãi với lao động và đây là nguyên nhân làm giảm động lực làm việc của công nhân.
Như vậy phòng tổ chức cần được sắp xếp lại một cách khoa học và hợp lý hơn. Để nâng cao hiệu quả lao động của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính, Xí nghiệp cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong phòng, đặc biệt đối với những cấp trưởng phòng thì phải đạt tiêu chuẩn là trình độ đại học chuyên ngành trở nên, các
cán bộ nhân viên văn thư và nhân viên tổ chức hành chính phải đạt trình độ cao đẳng trở nên. Chúng tôi xin đề nghị một cơ cấu phòng tổ chức như sau:
- Trưởng phòng :1 - Phó phòng : 1 - Nhân viên tổ chức hành chính : 2 - Văn thư: 1 - Phục vụ : 1 - Bảo vệ: 1 - Lái xe :1
Đối với phòng tài chính kế toán : Phòng hiện có 6 người, trong đó có 2 người trình độ đại học chính quy, 2 người có trình độ cao đẳng, 2 người có trình độ trung học chuyên nghiệp. Đối với cán bộ làm công tác kế toán phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Thực tế trong phòng hiện nay thực sự thiếu cán bộ làm công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính có năng lực, do đó nên bổ sung một cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành tài chính. Đồng thời nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác kế toán, tài chính, đảm bảo nắm vững tình hình biến động kế toán, tài chính của Xí nghiệp Giám đốc ra các quyết sách đúng đắn. Phòng tài vụ nên có kết cấu như sau:
- Kế toán trưởng - trưởng phòng kiêm kế toán tổng hợp : 1 - Phó phòng - kế toán lương: 1
- Kế toán thanh toán : 1 - Kế toán thu hồi vốn: 1
- Nhân viên quản lý tài chính : 1 - Thủ quỹ : 1
Đối với phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh hiện 6 người. Phòng Kinh doanh là một điển hình của việc sử dụng lao động không hiệu quả tại Xí nghiệp. Thực chất kế hoạch của Xí nghiệp đặt ra chưa được coi trọng đúng mức. Việc lập kế hoạch của Xí nghiệp chỉ nặng về mặt hình thức chứ chưa thể hiện được khả năng sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong hiện tại và tương lai, không thể hiện hết vai trò quan trọng của kế hoạch đối với sự tồn tại và
phát triển của Xí nghiệp. Do đó Xí nghiệp đã sử dụng người không đủ trình độ để lập kế hoạch ( có nhân viên chỉ có trình độ trung cấp ), lý do rất dễ hiểu vì Xí nghiệp không thể tránh được sai sót trong bước đầu hoạt động. Điều này cho thấy Xí nghiệp cần phải nghiêm chỉnh chấn chỉnh lại công tác nhân sự tại phòng Kinh doanh, sử dụng đúng người đúng việc. Xí nghiệp có thể vẫn tiếp tục sử dụng lao động cũ nhưng phải tiến hành nâng cao nghiệp vụ, bắt buộc cán bộ đi học. Vậy sau khi hoàn thiện phòng có 6 lao động quản lý:
- Trưởng phòng : 1 - Phó phòng : 1 - Nhân viên : 2
- Nhân viên (nghiên cứu thị trường ) : 2
Đối với phòng Kĩ thuật thi công: Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ làm kĩ thuật có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chính quy đáp ứng được đòi hỏi của ngành xây dựng và đổi mới công nghệ, thích ứng với việc sử dụng dây chuyền công nghệ mới đưa vào sử dụng. Thực sự con số 10 người làm tại phòng kĩ thuật không phải là nhỏ, nhưng để đáp ứng được qúa trình thi công công trình xây dựng có quy mô lớn, công nghệ cao, lại phải đảm bảo an toàn cho số công nhân trực tiếp thi công vì nguy cơ xảy ra mất an toàn lao động đối với các ngành xây dung là rất cao, do đó Xí nghiệp vẫn có thể duy trì số lượng cán bộ như hiện nay. Nhưng về chất lượng vẫn còn có cán bộ trình độ trung cấp , như vậy là chưa phù hợp .