Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong doanh nghiệp thể hiện rõ những nhiệm vụ cụ thể do ai hoặc bộ phận nào làm, làm việc gì và liên kết với các bộ phận, cá nhân khác trong doanh nghiệp như thế nào nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng để thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình, quy chế nội bộ, phân cấp, uỷ quyền nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, song song tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, ngăn ngừa và cảnh bảo rủi ro như:
- Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ;
- Hệ thống phân cấp thẩm quyền quyết định đầu tư, đấu thầu,…; - Quy chế quản lý, sử dụng tài sản cố định;
- Quy chế quản lý sử dụng các quỹ;
- Quy chế quản lý nợ phải thu (quy định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc quản lý, theo dõi, thu hồi nợ);
- Quy chế quản lý nợ phải trả (quy định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc theo dõi, đối chiếu, xác nhận, thanh tốn nợ);
- Các quy trình quản lý phục vụ giám sát tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm quy trình kế hoạch ngân sách
và dự báo, quy trình kế tốn, lập báo cáo tài chính, quy trình quản lý rủi ro tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, quy chế giám sát tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động;
- Quy định phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của các phòng ban, cơ chế phối hợp giữa các phịng ban, đặc biệt là các phịng ban có chức năng giám sát và bộ phận KSNB, tổ chức giám sát tài chính trong nội bộ doanh nghiệp;
- Xây dựng biểu mẫu để thực hiện giám sát tài chính;
- Xây dựng chỉ tiêu giám sát tài chính, hiệu quả đầu tư vốn phù hợp đặc điểm, tình hình hoạt động của doanh nghiệp;
- Xây dựng quy chế hoạt động và quản lý, sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp;
- Xây dựng chỉ tiêu giám sát kết quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả đầu tư vốn đối với các dự án đầu tư…
Cơ cấu tổ chức giúp các nhân viên làm việc cùng nhau một cách có hiệu quả bằng cách:
- Phân công con người và phân bổ các nguồn lực khác cho các hoạt động.
- Nêu rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân viên, chỉ ra sự phối hợp giữa họ với nhau thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và văn bản phân định quyền hạn.
- Cho phép nhân viên biết được những điều gì nhà quản lý đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn chức danh. - Thiết kế các quy trình để thu thập và đánh giá
thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra và thực hiện các quyết định.