Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp bao gồm thông tin thị trường, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thơng tin kế tốn, thơng tin tài chính và thơng tin phi tài chính… trong đó, thơng tin tài chính kế tốn có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng như ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Do đó, bên cạnh việc ứng dụng cơng nghệ cao vào cơng tác kế tốn thì doanh nghiệp cần chú trọng thiết lập hệ thống chứng từ kế tốn khoa học, thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động KSNB. Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế toán.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt chi tiết: Tính có thực (khơng được ghi chép nghiệp vụ, khơng có thực vào sổ sách kế toán); Sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); Tính đầy đủ (đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép đầy đủ); Sự đánh giá (đảm bảo khơng có sai phạm trong việc tính tốn và đánh giá); Sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); Tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên ngun tắc cơ sở dồn tích); Q trình chuyển số và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số dư cuối kỳ, chuyển số chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác).
5.5. Giám sát kiểm sốt
Giám sát kiểm sốt là q trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB. Hoạt động giám sát đòi hỏi doanh nghiệp xác định hệ thống
KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay khơng. Giám sát có vai trị quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB duy trì được sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau.
Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần phải có những hoạt động giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Hai hoạt động giám sát này phải song hành cùng nhau để đảm bảo ngăn ngừa và phát hiện sớm các sai sót, gian lận.
Giám sát thường xuyên: Diễn ra ngay trong quá trình
hoạt động do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình thơng qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hàng ngày và phát hiện các biến động bất thường. Các nhân viên trong doanh nghiệp là những người giám sát lẫn nhau.
Giám sát định kỳ: Thực hiện thông qua các cuộc kiểm
toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Nếu doanh nghiệp khơng có khả năng tiến hành kiểm tốn được thì có thể th người đi giám sát độc lập với sự trợ giúp của người thực hiện là hồn tồn có thể thực hiện việc giám sát định kỳ nhưng hiệu quả sẽ không cao bằng việc tổ chức một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, chuyên trách thực hiện việc kiểm tra, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục.
Bên cạnh bộ phận kiểm tra, giám sát chuyên trách, trong mỗi bộ phận, quy trình nghiệp vụ, việc thiết kế các chốt chặn kiểm soát, các bước kiểm soát chéo sẽ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động giám sát kiểm soát.
Đi đôi với công tác giám sát, việc ban hành hệ thống quy định nội bộ về các biện pháp và chế tài xử lý sai phạm là yêu cầu cơ bản để cơng tác giám sát có hiệu lực. Các mức độ xử lý tương ứng với mức độ sai phạm cũng cần được quy định rõ ràng, cụ thể để làm cơ sở cho việc thực hiện. Việc thực hiện các quy định này cần phải nghiêm minh, cơng bằng nhưng cũng cần hợp tình, hợp lý. Các nhà quản lý cần sử dụng giám sát như một cơng cụ để giúp doanh nghiệp phát triển vì lợi ích chung chứ khơng phải là cơng cụ để bắt lỗi, xử phạt hay cơng cụ phục vụ mục đích lợi ích nhóm. Kết quả cơng tác giám sát cần được cơng bố cơng khai trong từng bộ phận/phịng ban/đơn vị hoặc trong toàn doanh nghiệp để mọi người cùng tham gia đánh giá, đưa ra các giải pháp điều chỉnh cũng như để các phòng ban/bộ phận/đơn vị khác rút kinh nghiệm, tự điều chỉnh.