Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hiện nay, Công ty PV-INCONESS được tổ chức hoạt động theo mô hình “công ty mẹ - công ty con” theo Luật Doanh nghiệp, bao gồm có 11 phòng, ban chức năng trực thuộc, 2 Văn phòng đại diện và 4 Công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau với sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:
Luận văn tốt nghiệp 26
Công ty đang trong quá trình xây dựng và tiến tới hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong hoạt động.
Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức này, Công ty còn các chức danh Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh, Phó Tổng Giám đốc Đầu tư xây dựng chưa có nhân sự đảm nhiệm, các phòng Kinh doanh, Kế hoạch Đầu tư, Quản lý Xây dựng, Vật tư kỹ thuật chịu sự quản lý trực tiếp từ Tổng Giám đốc. Trên thực tế, Ban Chỉ huy công trường chưa được thành lập và Công ty chỉ có một phòng Kinh
Luận văn tốt nghiệp 27
doanh. Ngoài ra, Công ty TNHH Golf Đất Mẹ mới được thành lập trên danh nghĩa, Công ty PV-INCONESS đang tích cực bổ sung nhân sự vào những vị trí còn trống.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban:
Văn phòng tổng hợp
- Chức năng:
Tham mưu và giúp việc TổngGiám đốc về công tác tổng hợp tình hình hoạt động mọi mặt, đối ngoại, đối nội, quản trị hành chính và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý các loại tài sản, quản lý công tác tạp vụ vệ sinh, điện, nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, máy photocopy, bếp ăn tập thể;
+ Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, phân phối tài liệu, con dấu, quản lý đội xe, bố trí các phương tiện đưa đón người lao động đi công tác;
+ Quản lý công tác lễ tân, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động lễ, tết, hội họp, khánh tiết, tiếp xúc đối tác, quan hệ, phối hợp công tác với các cấp chính quyền địa phương, đoàn thể xã hội, doanh nghiệp theo sự phân cấp của Tổng Giám đốc;
+ Xây dựng lề lối, phong cách làm việc, truyền thống, văn hoá Công ty, cùng với các đoàn thể chăm lo đời sống vật chất, tinh thần người lao động;
+Quản lý website, xây dựng hệ thống mạng nội bộ; quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy vi tính.
Phòng Tổ chức Nhân sự
- Chức năng:
Tham mưu, quản lý về công tác nhân sự, tổ chức bộ máy, sắp xếp, sử dụng, phát triển nguồn nhân lực, khen thưởng – kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
Luận văn tốt nghiệp 28
- Nhiệm vụ:
Công tác tổ chức:
+ Đề xuất cơ cấu bộ máy tổ chức, cơ cấu lao động. Tham gia xây dựng các nội quy, quy chế, điều lệ của Công ty và các văn bản, tài liệu khác phục vụ công tác quản lý nội bộ của Công ty;
+ Tham gia xây dựng quy chế hoạt động, điều hành của đoàn thể, tổ chức trong Công ty như: Đoàn thanh niên, Công đoàn, tổ chức Đảng (nếu có).
Công tác nhân sự:
+ Thực hiện công tác đánh giá người lao động, xây dựng biểu mẫu đánh giá người lao động;
+ Xây dựng và theo dõi, thực hiện chính sách đãi ngộ lao động;
+ Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự của Công ty: số lượng, chất lượng, tiền lương, BHXH, BHYT, lý lịch, trình độ chuyên môn, điểm mạnh, điểm yếu, khả năng đặc biệt, tâm tư, nguyện vọng,... của người lao động; theo dõi biến động lao động: tăng, giảm số lượng, chuyển biến trong chất lượng;
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc bố trí, sắp xếp nhân sự vào từng vị trí; về định biên cho từng bộ phận đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả;
+ Đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, cách chức, kỷ luật, sa thải; đề xuất công tác tuyển dụng, ký kết, chấm dứt hợp đồng lao động; soạn thảo, quản lý và theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng lao động;
+ Thực hiện công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự: ốm đau, tai nạn, nghỉ phép, nghỉ việc, chuyển công tác, mâu thuẫn, các tệ nạn xã hội: nghiện hút, trộm cắp, say rượu… (nếu có) xảy ra đối với người lao động.
Công tác tuyển dụng:
Xây dựng quy trình, chính sách tuyển dụng, thực hiện công tác tuyển dụng, đảm bảo đúng người, đúng việc, hiệu quả.
Luận văn tốt nghiệp 29
Xây dựng kế hoạch, đề xuất, tổ chức thực hiện đào tạo; thiết lập quy chế nâng bậc, quản lý, tổ chức thi nâng bậc.
Công tác tiền lương:
Xây dựng quy chế, chính sách tiền lương đảm bảo: phù hợp với thị trường lao động, khả năng chi trả của Công ty; công bằng giữa các bộ phận, cá nhân trong công ty; phản ánh đúng năng lực, hiệu quả làm việc và điều kiện làm việc của người lao động.
Công tác BHXH, BHYT, thực hiện chế độ chính sách:
Thực hiện chế độ BHXH, BHYT và các chế độ chính sách khác đối với người lao động theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của Công ty.
- Cơ cấu phòng Tổ chức Nhân sự:
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự
Chức danh Công việc đảm nhận Trình độ đào tạo Tuổi Giới tính
Trưởng phòng Phụ trách chung Cử nhân Kinh tế, cử nhân Luật 47 Nam Phó phòng Tiền lương
và chế độ chính sách Cử nhân Kinh tế 31 Nữ Phó phòng Phụ trách nhân sự
tại Ninh Bình
Đại học An Ninh
(ngành điều tra xét hỏi) 42 Nam Nhân viêntuyển dụng Tuyển dụng và Cử nhân nguồn nhân lực 25 Nữ
Luận văn tốt nghiệp 30
vàbảo hiểm xã hội bảo hiểm xã hội Nhân viêntuyển dụng
và bảo hiểm xã hội
Tuyển dụng và
bảo hiểm xã hội Cử nhân quản lý xã hội 25 Nam Nhân viên nhân sự
tại Ninh Bình
Thực hiện công tác
nhân sựtại Ninh Bình Cử nhân ngoại ngữ (tại chức) 34 Nữ
(Nguồn: Dữ liệu của phòng Tổ chức Nhân sự)
Trong đó, công tác nhân sự tại Ninh Bình gồm các nhiệm vụ: thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động tại Ninh Bình; thực hiện bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động; trả tiền lương cho người lao động; giải quyết các vấn đề về mặt nhân sự phát sinh tại Ninh Bình, đánh giá chất lượng lao động làm việc tại Ninh Bình.
Nhìn chung, cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự là hợp lý, số lượng lao động đã được bố trí phù hợp, độ tuổi trung bình của người lao động trong phòng trẻ, trình độ đào tạo cao. Tuy nhiên trong phòng vẫn còn trường hợp người lao động cóchuyên mônđào tạo không phù hợp với công việc đảm nhận.
Phòng Tài chính Kế toán
- Chức năng: Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc quản lý về công tác hạch toán kế toán, thống kê, cân đối thu - chi, điều tiết các nguồn lực tài chính, khai thác và sử dụng nguồn vốn hiệu quả.
- Nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc khai thác và sử dụng, điều tiết các nguồn vốn. Lập các báo cáo tài chính theo quy định;
+ Giám sát và theo dõi tình hình luân chuyển các nguồn lực tài chính của Công ty. Quản lý, theo dõi nguồn vốn kinh doanh, hoạt động thu - chi, quản lý các nguồn quỹ, tài sản cố định, tài sản lưu động của Công ty;
Luận văn tốt nghiệp 31
toán theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Xây dựng các quy trình quản lý tài chính, thanh quyết toán các khoản chi phí, mua sắm, tạm ứng. Xây dựng và theo dõi thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, định mức chi phí cho các hoạt động trong Công ty v.v…
Phòng Bảo vệ
- Chức năng:
Giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn đối với con người và các tài sản thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty.
- Nhiệm vụ
+ Thực hiện công tác tuần tra, canh gác tại các khu vực, địa bàn có tài sản thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty;
+Kiểm soát khách, người lao động, vật tư, tài sản ra, vào Công ty; + Xây dựng lực lượng bảo vệ chính quy, chuyên nghiệp, nề nếp; + Thực hiện ghi chép sổ giao ca đầy đủ khi hết ca làm việc;
+ Đăng ký và báo cáo với Công an địa phương về quy mô và tổ chức của Phòng Bảo vệ
+ Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, bão lụt v.v… Phòng Kinh doanh
- Chức năng:
Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, tổ chức khai thác tối đa các tiềm năng, lợi thế kinh doanh; tổ chức nghiên cứu thị trường, xây dựng chính sách bán hàng, phát triển mạng lưới đại lý tiêu thụ và mạng lưới bán hàng, chăm sóc khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng.
- Nhiệm vụ:
+ Tham mưu Tổng Giám đốc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh của toàn Công ty; xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh;
Luận văn tốt nghiệp 32
kinh doanh của Công ty theo từng tháng, quý, năm;
+ Xây dựng, quản lý, phát triển đội ngũ, mạng lưới và phương pháp bán hàng, quy trình nghiệp vụ bán hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng; triển khai các giải pháp marketing để tìm kiếm, thu hút và chăm sóc khách hàng;
+ Phối hợp với các bộ phận trong Công ty tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá, quảng cáo hình ảnh và phát triển thương hiệu của Công ty, thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng để phục vụ mục đích bán hàng; v.v…
Phòng Kế hoạch Đầu tư
- Chức năng:
Tham mưu, xây dựng, thiết lập và theo dõi các kế hoạch phục vụ hoạt động đầu tư, sản xuất – kinh doanh của toàn Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng, theo dõi, tổng hợp báo cáo về việc thực hiện kế hoạch tổng thể các hoạt động sản xuất, thi công, đầu tư, xây dựng, kinh doanh;
+ Lập và quản lý các dự án đầu tư trong toàn Công ty; lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, lập kế hoạch tiến độ đầu tư dự án, tiến độ thi công xây dựng từng hạng mục công trình;
+ Tham gia xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật;
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy hoạch thiết kế, kiến trúc, xin phép xây dựng và đầu tư, lập hồ sơ mời thầu, chấm thầu v.v…
Phòng Quản lý Xây dựng
-Chức năng:
Quản lý, tổ chức thực hiện công tác xây dựng, đảm bảo công trình, dự án đạt tiến độ và chất lượng theo đúng thiết kế.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện giám sát quá trình thi công xây dựng và lắp đặt trang thiết bị trong các công trình, hạng mục công trình đúng theo thiết kế, tiến độ;
Luận văn tốt nghiệp 33
+ Kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các nhà thầu, chuyên gia, công nhân, việc sử dụng máy móc, vật tư thiết bị trên công trường, chất lượng vật tư thiết bị mua về và sử dụng; kiểm tra, giám sát chất lượng công trình;
+ Lập nhật ký thi công công trình và hồ sơ hoàn công công trình, quản lý toàn bộ hồ sơ, bản vẽ các công trình;
+ Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, xác nhận khối lượng công việc thực tế đơn vị thi công đã thực hiện, đề xuất hạn mức thanh toán cho bên B;…
Phòng Vật tư Kỹ thuật
- Chức năng:
Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc về công tác vật tư, máy móc, thiết bị, kỹ thuật trong toàn Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm vật tư, thiết bị, máy móc cung cấp cho hoạt động xây dựng, sản xuất, kinh doanh của Công ty;
+ Chịu trách nhiệm về giá cả, chất lượng, công năng của các vật tư, thiết bị mua về;
+ Quản lý toàn bộ hệ thống máy móc, vật tư, thiết bị; lập hồ sơ, lý lịch máy móc, thiết bị. Theo dõi việc sử dụng, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, tiêu hao nhiên liệu của từng máy móc thiết bị; theo dõi việc sử dụng vật tư, thiết bị đúng quy trình, định mức, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả;
+ Tổng hợp báo cáo định kỳ việc mua sắm, sử dụng vật tư, thiết bị; …. Ban Giải phóng Mặt bằng
- Chức năng:
Thực hiện công tác giải phóng mặt bằng đảm bảo triển khai các dự án đầu tư của Công ty đúng tiến độ.
- Nhiệm vụ:
Luận văn tốt nghiệp 34
quyền địa phương, các hộ dân có tài sản, đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư của Công ty để thực hiện công tác giải phóng mặt bằng;
+ Thống kê, kiểm đếm tình hình thực tế các hộ dân sinh sống, canh tác và có tài sản trên khu vực đất đai thuộc phạm vi dự án đầu tư, thực hiện chính sách đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư theo quy định hiện hành;
+ Tiếp nhận mặt bằng từ Hội đồng giải phóng mặt bằng địa phương và tổ chức bàn giao lại cho các đơn vị thi công;
+ Thay mặt Công ty giải quyết các vấn đề phát sinh với chính quyền, nhân dân địa phương liên quan đến đất đai và các tài sản trên đất; v.v…
Ban Chỉ huy Công trường
- Chức năng:
Điều phối trực tiếp các hoạt động quản lý, thi công đảm bảo công trình thi công đúng chất lượng, tiến độ, theo đúng hồ sơ thiết kế.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết từng hạng mục công việc theo tuần, tháng, quý;
+ Quản lý,điều hành lao động trên công trường, quản lý công nhân trực tiếp thi công trên công trường, công nhân lái máy trên công trường…
+ Quản lý, báo cáo trực tiếp tới các phòng, ban liên quan về định mức vật tư, ca máy, nhân công cho từng hạng mục công việc; báo cáo định kỳ theo quy định của Ban lãnh đạo Công ty về chất lượng, tiến độ thi công công trình;
+ Ghi nhật ký thi công, theo dõi ca máy hoạt động. Văn phòng đại diện Công ty tại Ninh Bình
- Chức năng:
Là đầu mối giao dịch và đại diện cho các hoạt động của Công ty tại địa bàn tỉnh Ninh Bình.
Luận văn tốt nghiệp 35
+ Đại diện cho Công ty giao dịch đối nội, đối ngoại với chính quyền và nhân dân địa phương địa bàn tỉnh Ninh Bình;
+ Giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh tại Văn phòng ở Ninh Bình; + Quản lý, theo dõi, tổng hợp báo cáo với Ban lãnh đạo Công ty về mọi mặt công tác của Công ty tại địa bàn tỉnh Ninh Bình;
+ Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự uỷ quyền của lãnh đạo Công ty, theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Văn phòng đại diện Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Chức năng:
Là đầu mối giao dịch và đại diện cho các hoạt động của Công ty tại khu vực phía phía Nam.
- Nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược kinh doanh, xây dựng và thực hiện các phương án kinh doanh trong địa bàn các tỉnh phía Nam;
+ Đại diện cho Công ty làm việc, giao dịch với các khách hàng, đối tác, các cổ đông của Công ty trong địa bàn các tỉnh phía Nam;
+ Điều tra, nghiên cứu thị trường khu vực phía Nam;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân cấp quản lý và theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Chức năng hoạt động của các Công ty con:
Công ty PV-INCONESS có 4 Công ty con, trong đó có hai Công ty con là: Công ty Cổ phần Du lịch Quốc tế Đồng Thái và Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái là hạch toán độc lập, tự cân đối tài chính và đảm bảo cho các hoạt động của mình, không liên quan đến tổng vốn hoạt động của Công ty PV-INCONESS, trừ nguồn vốn cấp khi thành lập. Hai Công ty con còn lại là: Công ty TNHH Phát triển vật nuôi và cây trồng Đông Thái và Công ty TNHH Golf Đất Mẹ thì hạch toán phụ thuộc, chịu sự quản lý,