PV-INCONESS
Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS được thực hiện theo cách thức sau đây:
- Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS đã chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảosự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạngiữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì.
- Đây là lần đầu tiênCông ty PV-INCONESS tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức được thành lập và đi vào hoạt động.Mặc dù ra đời trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS đã có lịch sử gần 4 năm hoạt độngnhưng trước đây công tác phân tích công việc tại Công ty INCONESS không được thực hiện đầy đủ, hoàn thiện. Hơn nữa, Công ty PV- INCONESS đã có những sự đổi thay, điều chỉnh so với Công ty INCONESS để cho phù hợp với hoàn cảnh mới, với yêu cầu của thực tế nên tất yếu dẫn đến các công việc của Công ty cũng có những đổi mới. Do đó phòng Tổ chức Nhân sự xác định công tác phân tích công việc cần được thực hiện cho tất cả các công việc trong Công ty để mỗi người lao động nắm rõ được mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, có những quyền hạn nào; ngoài ra có thể làm cơ sở phục vụ cho các công tác khác của quản lý nhân sự trong Công ty.
Thực hiện chỉ đạo của Tổng Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức Nhân sự đã có công văn đề nghị các Trưởng phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban
Luận văn tốt nghiệp 47
mình.Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào.
- Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng, ban mình nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc củahọ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao... từ đócác Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ.
Có thể nói mỗi phòng, ban bao gồm Trưởng phòng ban, Phó phòng ban và các tổ (như đã trình bày tại phần 2.1.4),bản phân công công việc/nhiệm vụ của mỗi phòng, banđược viết cho Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ của phòng, ban đó.
- Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ, văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp. Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này.
- Các Trưởng phòng, ban giao bản phân công việc/nhiệm vụ cho phòng Tổ chức Nhân sự; sau đó phòng Tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt. Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc/nhiệm được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại tổ chức nhân sự.
Như vậy:
- Công tác phân tích công việc đã được các phòng, ban thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc thông qua phòng Tổ chức Nhân sự, với mục
Luận văn tốt nghiệp 48
đích của phân tích công việc là giúp người lao động nắm được mình có những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn gì. Ngoài ra, phòng Tổ chức Nhân sự chưa xác định rõ sẽ ứng dụng kết quả phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự cụ thể nào khác.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được phòng Tổ chức Nhân sự giao cho các Trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc các chuyên gia phân tích công việc thuê bên ngoài Công ty.
Các Trưởng phòng, ban thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình. Họ là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao;hàng ngày, Trưởng phòng, ban có thể làm việc cùng người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp vớingười lao độnghơn. Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban mình. Đó là ưu điểm của việc các Trưởng phòng, ban là người thực hiện phân tích công việc vì khi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ và sát thực hơn. Hơn nữa như thế còn tiết kiệm thời gian, do trong cùng một khoảng thời gian các phòng, ban khác nhau có thể cùng tiến hành viết văn bản phân tích công việc cho phòng, ban mình.
Tuy nhiên,các Trưởngphòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin haykỹ năng viết văn bản phân tích công việc... Công ty cũng không có sự đào tạo, phòng Tổ chức Nhân sự không có hướng
Luận văn tốt nghiệp 49
dẫn cho các Trưởng phòng, ban vềphân tích công việc.
- Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin hầu như không có. Các Trưởng phòng, ban viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin từ người lao động, nếu có cũng chỉ là những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính không chính thức với người lao động.
- Bản phân công công việc/nhiệm vụ được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban và các tổ mà không phân tích cho từng người lao động là hợp lý, việc này giúp Công ty tiết kiệm thời gian và chi phí. Vì một tổ gồm những người lao động có cùng chức danh công việc, nên có thể coi phân tích công việc tại Công ty đã được tiến hành cho từng chức danh công việc.
- Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốcduyệt bản phân công công việc/nhiệm vụ cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn. Hầu hết các phòng, ban không đưa cho người lao động để họ đọc và đóng góp ý kiến; nếu có thì người lao động chỉ đọc qua và tán thành, họ không dành thời gian đọc và suy nghĩ thực sự sâu sắc về văn bản này.
Nói chung, đây là lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc nhưng đã không tiến hành xây dựng một quy trình chuẩn cho phân tích công việc. Cách thức phân tích công việc mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếu nhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mang tính hình thức và chưa chính quy.