phiếu thu thập thông tin
Cán bộ phân tích công việc dựa trên những căn cứ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin để chọn phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau. Đối với những loại lao động khác nhau nên sử dụng phương pháp thu thập thông tin khác nhau, cán bộ phân tích công việc có thể tham khảo một số cách sau đây:
Với lao động gián tiếp
Lao động gián tiếp thường có công việc thuộc về trí não, hoạt động lao động không biểu hiện ra bên ngoài nhiều, để thu thập thông tin cán bộ phân tích công việcnên áp dụng phương pháp bản câu hỏi hoặc phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp bản câu hỏi
Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới những người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ, chính xác.
Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chính xác thông qua bản câu hỏi,cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bản câu hỏikhông quá dài, có thể từ 4 đến 6 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết. Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn. Bản câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở.
Khi các thông tin thu thập được từ không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân tích công việc phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động.
Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 4).
Luận văn tốt nghiệp 75
Cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn người thực hiện công việc hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng người hoặc nhóm người thực hiện công việc để tiết kiệm thời gian. Để phỏng vấn hiệu quả, cán bộ phân tích công việc phải có kỹ năng phỏng vấn. Cán bộ phân tích công việc cần:
+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp câu hỏi hợp lý. Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.
+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang. + Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn.
+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người được phỏng vấnhiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi.
Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 5).
Với lao động trực tiếp
Lao động trực tiếp thường cócông việc chân tay, hoạt động lao động biểu hiện nhiều ra ngoài nêndễ dàng quan sát được, cán bộ phân tích công việcnên sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin.
Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó trực tiếp quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép những thông tin cần thiết theo mẫu phiếu. Khi quan sát, cán bộ phân tích công việc cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh của công việc.
Một mẫu phiếu quan sát thường gồm các thông tin: các hoạt động của người lao động; kết quả hoàn thành công việc về số lượng, thời gian; các mối quan hệ trong công việc; phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ... sử dụng; điều kiện làm việc.
Luận văn tốt nghiệp 76
Phương pháp quan sát tốn thời gian vì vào một thời điểm cán bộ phân tích chỉ quan sát được một người lao động, nếu Công ty muốn tiết kiệm thời gian, chi phí có thể sử dụng phương pháp tự ghi chép. Cán bộ phân tích thiết kế sẵn các mục cần ghi chép cho người lao động, có thể tương tự phiếu quan sát, người lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu đó. Với hai phương pháp này nếu cán bộ phân tích có những thông tin chưa rõ, có những chỗ thắc mắc thì có thể trao đổi, thảo luận với người lao động để được giải đáp.