Khi đã có các thông tin cần thiết, cán bộ phân tích công việc cùng với sự kếthợp của những người lao động, người quản lý các phòng, ban viết văn bản phân tích công việc hoàn chỉnh theo mẫu “BảnMô tả công việc” đã thiết kế ở bước 1. Phần tiêu chuẩn thực hiện công việc,cán bộ phân tích công việc không trực tiếp viết mà là các Trưởng phòng, ban viết trong sự phối hợpcủa
Luận văn tốt nghiệp 77
những người lao động ở phòng, ban mình. Cán bộ phân tích công việc có trách nhiệm hướng dẫn cách thức viết, giám sát quá trình viết của họ.
Em xin trình bày“BảnMô tả công việc”mà em đã thử thiết kế cho một số công việc tại Công ty:Thư ký Tổng Giám đốc, nhân viên Tuyển dụng lao động, nhân viên Lễ tân(Xem phụ lục 6, 7 và 8).
Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” tới các Trưởng phòng, ban và người lao động để lấy ý kiến đóng góp của họ. Ai có ý kiến thì đề xuất trực tiếp với cán bộ phân tích công việc hoặc phòng Tổ chức Nhân sự. Cán bộ phân tích công việc tập hợp tất cả các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa lại “bản mô tả công việc” cho hợp lý.
Tiếp theo, Phòng Tổ chức Nhân sự tổ chức một buổi hội thảo với sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao Công ty, Trưởng các phòng, ban để đưa ra đánh giá, nhận xét và góp ý cho“bản mô tả công việc”; theo đó cán bộ phân tích công việc sửa lại lần cuối để hoàn thiện “bản mô tả công việc”.
Thời gian lấy ý kiến và chỉnh sửa “bản mô tả công việc” từ 3 – 5 ngày hoặc một tuần, tuỳ khối lượng thực tế phát sinh.
Sau khi hoàn thiện “bản mô tả công việc”, Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự sẽ phê duyệt và trình Tổng Giám đốc ký duyệt. Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” đã được Tổng Giám đốc ký duyệttới các phòng, ban liên quanvà lưu lại Phòng Tổ chức Nhân sự.
3.3.6.Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ
Mỗi phòng, ban và người lao động phải áp dụng “bản mô tả công việc” vào quá trình thực hiện công việc của mình; phòng Tổ chức Nhân sự thì sử dụng cho những mục đích đã xác định từ bước 2.
“Bản mô tả công việc” phải đảm bảo luôn chính xác và phù hợp vì nó ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự khác tại Công ty. Định kỳ cán bộ phân
Luận văn tốt nghiệp 78
tích công việc cần phải kiểm tra, rà soát lại các công việc, để đảm bảo những thông tin trong “bản mô tả công việc” phản ánh đúng công việc hiện tại.
Hiện nay công việc được thiết kế theo xu hướng mở rộng hơn, linh hoạt, sự thay đổi trong công việc diễn ra thường xuyên hơn, nên Công ty có thể định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát các công việc một lần để kịp thời có những thay đổi, cập nhật phù hợp với thực tế công việc.
3.4. Kiến nghị về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS
Phân tích công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, vì vậy điều quan trọng là phải áp dụng hiệu quả văn bản phân tích công việc vào hoạt động này, có như vậy thì mới biến phân tích công việc trở thành công cụ của quản lý nhân sự. Phân tích công việc không có ý nghĩa khi các văn bản của nó được xây dựng nên nhưng không được sử dụng.